TimePerformance 2 avril 2018

Jalons personnalisables

Dans les versions précédentes, les jalons étaient définis automatiquement en tant que la fin d’une phase ou d’une étape. Dans la nouvelle version, il est possible de définir manuellement les jalons du projet, y compris en tant que finalisation d’un livrable, et il est possible de désactiver la définition automatique d’un jalon pour une étape ou une phase.

De plus, les jalons sont désormais représentés explicitement dans le diagramme de Gantt sous la forme d’un losange.

ligne des jalons

 

gantt

Les différents types d’avancement

problemEn théorie, il est possible de définir plein de sortes d’avancement:

  • l’avancement physique
  • l’avancement en charge
  • l’avancement en coût
  • l’avancement en délai

En pratique, on saisit des avancements physiques (%) ou en charge (reste à faire) au niveau élémentaire du projet (tâches…).
L’outil de gestion de projet en déduit les avancements en coût et en délai du projet selon la technique de la valeur acquise.

Planification de Projet et Granularité

La planification d’un projet est essentielle à sa réussite. Elle consiste principalement en son découpage en éléments plus petits qu’on pourra gérer. Se pose alors souvent le problème de la granularité du découpage…

Découpage d’un projet

Dans le logiciel TimePerformance, le découpage est à 3 niveaux: les phases, les livrables et les tâches.

Les phases (ou étapes) servent à la maîtrise de l’avancement et des délais grâce à la mise en place de jalons.

Les livrables servent à définir le périmètre, estimer les charges de travail et les coûts (budget), et à calculer l’avancement du projet.

Les tâches servent à organiser, coordonner et répartir le travail au sein de l’équipe; et à suivre le travail réalisé.

Ce découpage à 3 niveaux du projet se visualise dans la feuille de route du projet.

La problématique de granularité

Lorsqu’on découpe son projet, il se pose toujours la question de savoir si on a assez ou pas assez décomposé le projet. C’est ce qu’on appelle la problématique de granularité.

Les conséquences d’une mauvaise granularité sont les suivantes:

  • Si on ne décompose pas assez, on perd en maîtrise (des délais, de l’avancement, des estimations…)
  • Si on décompose trop, cela devient très lourd à gérer, et cela peut éliminer inutilement des options.

C’est souvent ce dernier écueil que nous rencontrons chez les clients que nous accompagnons. Les chefs de projet, souvent habitués à utiliser des outils pour faire des diagrammes de Gantt, ont tendance à beaucoup trop décomposer. Ils veulent bien faire, trop bien faire, jusqu’à obtenir un degré de précision illusoire en considération des différentes inconnues du projet.

Nous avons rencontré en formation le cas d’un projet de 7 jours-hommes qui avait été découpé par un stagiaire en une quarantaine d’éléments. Des projets de cette taille, on peut en avoir une dizaine par mois. Le chef de projet aurait alors des centaines d’éléments à suivre par mois. C’est juste ingérable, et inutile.

Pour vous aider dans la décomposition de vos projets dans le logiciel TimePerformance, voici quelques repères en termes de granularité issus de notre expérience.

Tâche de 1h à 3 jours de travail
Livrable de 5 à 20 jours de travail réalisé par 3 à 20 tâches
Étape de 1 à 8 semaines de délai contenant 3 à 10 livrables
Phase de 2 à 12 mois de délai contenant 3 à 10 étapes

Notez que les tâches et les livrables ont une granularité exprimée en termes de charge de travail, tandis que celles des étapes et des phases sont exprimées en termes de délai.

Que faire si la granularité n’est pas la bonne ?

Si l’élément est trop gros, il faut le décomposer. Par exemple, un livrable peut être découpé en plusieurs sous-livrables.

Si l’élément est trop petit, il faut le regrouper avec d’autres éléments. Par exemple, si vous avez plusieurs petits livrables de gestion de projet (planning, suivi, réunion de pilotage) planifié pour la même étape, rien n’empêche de les réunir au sein d’un seul livrable intitulé « gestion de projet » avec dans la description « planning, suivi et réunion de pilotage ».

La bonne granularité est avant tout une affaire de bon sens avec un seul objectif: rendre humainement gérable un projet aussi complexe soit-il.

Diagramme Temps-Temps ou Courbe à 45 degrés

Le diagramme temps-temps, ou courbe à 45°,  est indispensable lorsqu’il y a eu plusieurs versions du planning pour suivre les évolutions des dates des jalons.

En anglais, ce diagramme s’appelle le milestone slip chart.

diagramme temps-temp ou courbe à 45 degrés

Les éléments du diagramme

Chaque courbe représente les évolutions de la date d’un jalon au cours du temps.

La droite en rouge clair d’équation X=Y représente l’intersection entre la planification et le présent. C’est la droite à 45°. Elle marque la séparation entre le prévu (à gauche de la droite à 45°) et le réalisé (à droite).

Les droites en pointillés rappellent la planification de référence (baseline) des jalons.

Interprétation du diagramme

Dans notre exemple:

Le Jalon 1 correspond au cas idéal sans replanification ni retard, donne une simple droite.

Le Jalon 2 correspond au cas où il y a eu un retard de 15 jours (29 septembre au lieu du 14 septembre). La courbe glisse sur la droite à 45° jusqu’à la clôture du jalon.

Le Jalon 3 montre le cas où il y a eu une replanification (suite au retard sur le jalon 2)

Le Jalon 4 montre le cas de 2 replanifications successives à 2 mois d’intervalle.

Ce diagramme est automatiquement généré par le logiciel TimePerformance.

Version 1.5

Le Gantt Suivi

Dans cette version 1.5 de TimePerformance, vous trouverez un nouvel élément dans le tableau de bord. Le « Suivi du Planning » est un diagramme de Gantt qui superpose le planning et les dates réelles. Ceci permet de suivre les délais visuellement.

gantttrackDivers: Améliorations de l’interface graphique de la gestion de projet, notamment sur le diagramme de Gantt existant du macro-planning.

ganttGrâce au mode SaaS (software as a service), tous les utilisateurs bénéficient immédiatement des améliorations de cette nouvelle version.