TimePerformance: 3 octobre 2016

Ajout d’une nouvelle option dans le paramétrage des coûts d’une ressource

Pour lever toute ambiguïté et permettre une saisie plus intuitive, une nouvelle option permet de saisir le coût d’une ressource par jour. Ce taux s’appliquera au prorata temporis du temps passé comme pour le taux horaire.

Pour rappel, la précédente option « par jour » correspondait à un coût qui est arrondi automatiquement à la demi-journée supérieure ou à la journée. Cette précédente option a été renommé « forfait jour ». De plus, le seuil à partir duquel est comptée une journée a été modifié. Précédemment il était fixé à 4h30, dorénavant il est égal à 2 tiers du nombre d’heures travaillées dans une journée (paramétrage du projet). Cette modification peut avoir un effet minime sur le calcul des coûts des projets.

Exports

  • Remplacement des téléchargements en CSV et des liens Copier vers Excel en téléchargements au format Excel (.xlsx)
  • Suppression d’une colonne redondante dans l’export Excel du plan d’un projet

Dernières améliorations: 19 Février 2016

Personnalisation des activités hors projet et des indisponibilités

Il s’agit d’un nouveau paramétrage disponible dans la partie Administration. Il permet de créer, de modifier et d’éditer les activités hors projet et les indisponibilités qui apparaissent dans les feuilles de temps et le planning des affectations.

Possibilité d’autoriser un collaborateur à modifier ses affectations

Les managers ont maintenant la possibilité de donner le droit à un membre de leur équipe de gérer lui-même le planning de ses affectations. Pour cela, il faut aller dans la page Affectations du module Gestion des ressources et de cliquer sur le bouton avec une étoile.

Divers

Les indisponibilités ont été retirées des graphiques de répartition des affectations et du temps passé par activité du module Gestion des Ressources.

TimePerformance mise à jour 7.1.8

Cette mise à jour apporte les évolutions suivantes:

  • Ajout de la prévision à terme dans le tableau de comparaison du plan actuel et des plans de référence d’un projet
  • Améliorations de la liste des projets: mémorisation des filtres, amélioration des performances en cas de nombreux projets et mise à jour plus fréquente des indicateurs d’avancement et de délai

Version 6.8

Refonte de l’écran de reporting mensuel de service

Le design de l’écran a été modifié afin d’être adapté au cas où il y a de nombreux projets.

Des boutons ont été ajoutés pour envoyer en un clic un email à une personne pour demander la mise à jour de la feuille de temps, avec la possibilité de personnaliser le message.

NB: Le reporting de service n’est disponible qu’en édition Performance. Pour les utilisateurs en édition Free, vous pouvez visualiser l’évolution dans la démo en ligne de TimePerformance.

Améliorations diverses

Dans la recherche de tâches, possibilité de masquer les colonnes charge consommée et reste à faire, notamment utile lorsqu’on utilise cet écran pour faire du suivi d’actions.

Export de la feuille de route sous la forme d’image, en plus de l’export PDF, pour pouvoir l’insérer plus facilement dans un document ou y ajouter des éléments de branding (logo…).

Affichage de la date limite dans la liste de tâches.

Affichage du temps passé sur les post-it dans le tableau des tâches.

Ajout d’une colonne Total dans les rapports d’activité

Le graphique des heures par projets a été déplacé dans mon rapport mensuel d’activité.

Possibilité d’afficher/masquer les projets dans l’accueil en fonction du rôle de la personne (chef de projet, membre de l’équipe, observateur)

PMA devient TimePerformance

Nous avons le plaisir de vous annoncer la mise en ligne de notre nouveau site web timeperformance.com avec un nouveau logo.

De plus, le logiciel qui s’appelait précédemment PMA, pour Projet Management Assistant, a changé de nom. Il s’appellera désormais TimePerformance comme la société.

Suite à ces changements, une nouvelle version du logiciel a été mise en ligne. Bien que cette version n’introduise pas de nouvelles fonctionnalités, elle prépare le futur grâce à une montée de version de composants techniques.

A propos du futur, voici quelques informations sur notre feuille de route pour vous donner un peu de visibilité sur les évolutions à venir.

Fonctionnalités

  • Mise à disposition de nouvelles API (rapport d’avancement des projets, feuilles de temps des personnes…).
  • Possibilité de rajouter des commentaires dans le rapport d’avancement.
  • Suppression du droit Membre+ pour un projet. Il n’y aura plus que Membre ou Chef de projet.

Ergonomie et Design

  • Refonte du design de l’accueil.
  • Refonte de la navigation dans l’application.
  • Amélioration de la compatibilité avec les tablettes (iPad…).
  • Amélioration de l’ergonomie pour suivre facilement des dizaines de projets.

Cette liste n’est ni exhaustive, ni figée. N’hésitez pas à nous faire part de vos souhaits d’évolution.

Vous pouvez aussi nous contacter si vous souhaitez être impliqué dans la réflexion sur l’ergonomie et le design de notre outil qui est aussi le votre.  😉

Mise à jour 6.3.1

Ajout d’une colonne pour la Valeur Acquise dans le rapport d’avancement des portefeuilles

Affichage des charges (prévue, estimée et reste à faire) en jours-hommes ou en heures dans le rapport d’avancement détaillé d’une étape en fonction du paramétrage du projet.

Correctifs mineurs.

Version 6.3

Suppression du «nom court» sur les livrables, les étapes et les phase

Suite aux différentes évolutions, cette information n’était plus utilisée. Elle a été supprimée par soucis de simplification.

Option pour visualiser les plans de charge en cumulé ou séparément

Voici un plan de charge par profil en cumulé:

Plan de charge par profil

 

Voici le même plan de charge avec un graphique par profil. Les surfaces correspondent à la charge de travail prévue pour le profil, et les courbes représentent les affectations réelles.

Plan de charge par profil

 

Les plans de charge par projet sont aussi disponibles au niveau des portefeuilles de projets.

Ajout de la fonction tri sur la table des utilisateurs dans l’administration

Version 6.2

Confidentialité des coûts

Une nouvelle option pour masquer ou afficher les indicateurs de coût aux membres du projet est disponible dans les paramètres du projet (Onglet Préparation, rubrique Projet).

hidecostoption

Par défaut, les indicateurs de coût (budget, coût réel, valeur acquise) ne sont pas visibles par les membres du projet. Cependant tous les projets créés avant la mise en ligne de cette version ont cette option configurée à OUI, puisque les coûts étaient visibles dans les précédentes versions.

Modification du design du diagramme de Gantt avec affichage du % d’avancement

gantt_6.2

Ajout d’un attribut de priorité pour les projets

Cette information est affichée au niveau des portefeuilles de projets, notamment pour pouvoir trier les projets par priorité décroissante.

Améliorations diverses

  • Réorganisation de l’écran du Backlog: l’ordre des colonnes a été inversé.
  • Retouche du design de la Feuille de route.
  • Extension de la palette de couleurs pour les histogrammes et les camemberts.

Version 6.0

Nouveau: les profils de compétences

Grâce à cette nouvelle fonctionnalité, il est possible de gérer la capacité à faire (capacity planning) tout en bénéficiant de la simplicité de TimePerformance. 

Les profils de compétences sont des profils de ressource ou des rôles joués par les personnes nécessitant des compétences spécifiques. Exemples: Chef de projet, Développeur, Testeur, Analyste, Designer, Architecte… 

Avec les profils, il est possible de prendre en compte la spécialisation des ressources dans le planning des projets en indiquant livrable par livrable le profil nécessaire.

Le plan de charge d’un projet montre dorénavant la charge de travail prévue par profil à un instant donné.

Plan de charge par profil

L’utilisation des profils permet aussi d’affiner le chiffrage d’un projet puisque chaque profil a un coût du travail qui lui est propre. (Précédemment, TimePerformance était paramétré avec un seul coût du travail, donc une sorte de coût moyen.)

En couplant profils et portefeuilles de projets, TimePerformance permet de faire du capacity planning, c.-à-d. gérer le besoin en compétences spécifiques pour anticiper les recrutements au niveau de l’organisation ou de l’entreprise.  

Dernier détail: L’utilisation des profils est optionnelle. Il suffit de laisser le profil par défaut au niveau des livrables. 

Consultez les aides présentes dans les écrans de TimePerformance ou contactez le Support pour plus d’information.


Planning du service visible par tous les membres du service (Edition Performance)

Un nouveau menu dans l’accueil permet d’accéder en lecture seule au planning du service auquel on appartient afin de faciliter la collaboration entre les équipes. Seules les personnes avec le droit « responsable de service » peuvent modifier ces plannings d’affectations aux projets. 

Retour d’expérience: Migration d’une gestion de projet sous Excel vers le logiciel TimePerformance

Time Performance accompagne un de ses clients dans la mise en oeuvre de TimePerformance pour gérer un portefeuille de 27 projets induits par leur nouveau schéma directeur sur 3 ans. Nous voudrions ici faire partager cette expérience et les bénéfices obtenus.

Situation initiale avec Word/Excel

Les projets sont gérés avec un outillage hétérogène reposant en général sur Excel. Pour y voir plus clair au niveau du portefeuille, notre client a constitué des fiches projet sous Word et mis en place une feuille Excel de synthèse pour suivre les 27 projets. Cette feuille est remplie manuellement après avoir fait le tour des chefs de projet.

L’ensemble du processus est lourd et n’est pas satisfaisant en termes de restitution. Plutôt qu’un outil de pilotage, la feuille Excel permet tout juste de suivre des points de détails en réunion, des « actions », et de lever des alertes sur des jalons non respectés. Le diagramme de Gantt sous Excel a été tenté, puis abandonné.

TimePerformance a été choisi pour sa souplesse et sa simplicité, notamment par rapport à d’autres solutions, et la puissance de son reporting.

La reprise de données des projets

Le travail de migration d’Excel vers TimePerformance a principalement consisté à copier-coller les éléments de suivi de la feuille Excel et des fiches projet.

Les structures des projets ont été légèrement modifiées. Il a fallu compléter les dates et les estimations manquantes. Finalement, on a renseigné les statuts (terminé, ouvert, en attente…) et les pourcentages d’avancement.

Suivant le projet, ce travail a duré entre 15 minutes et 2 heures et demie, digressions incluses.

Les bénéfices avec TimePerformance

Prise de recul

Contrairement à un tableur, ou même un diagramme de Gantt, TimePerformance permet une meilleure articulation du projet en distinguant des concepts clés: livrables, tâches, phases… Cela permet de dégager les grandes lignes du projet sous forme de feuille de route ou roadmap, sans la complexité induite par la multitude des détails de réalisation, c.-à-d. les tâches ou les actions.

Le bénéfice est alors d’entrevoir enfin le projet dans sa globalité et de prendre du recul. Le projet est plus clair pour tout le monde et, certaines fois, cela permet de s’apercevoir qu’il manque des choses… 😉

Mesure fiable de l’avancement et des retards

La feuille Excel ne fournissait pas d’indicateur global d’avancement, mais des alertes sur les jalons. Il était difficile de connaître concrètement l’état d’avancement du projet.

TimePerformance permet d’obtenir très facilement une quantification de l’avancement et des écarts de délais, pour les jalons et l’ensemble du projet.

Savoir qu’on est en retard ne suffit pas, il faut savoir de combien. On peut espérer rattraper 15 jours de retard. Quand il s’agit de 5 mois de retard sur un projet de deux ans, c’est une autre affaire.

Anticipation de la charge

Le plan de charge dans TimePerformance montre graphiquement la répartition de la charge de travail dans le temps pour un projet. Au niveau d’un portefeuille, il permet de visualiser la courbe de charge pour un ensemble de projets.

Avec son portefeuille de 27 projets, le client a pu visualiser quantitativement dans TimePerformance ce qu’il savait intuitivement: il y avait une surcharge de travail planifié au mois de novembre. Beaucoup de projets planifiés indépendamment les uns des autres prévoyaient un pic d’activité pour novembre, mois déjà chargé par l’exercice budgétaire annuel.

Il était trop tard pour novembre, mais ce type de situation pourra être évité dans le futur grâce au plan de charge mis à jour en temps réel dans TimePerformance.

Raisonner en «coût global»

L’intérêt d’un outil comme TimePerformance est que l’estimation et le chiffrage total d’un projet sont si simples et si rapides qu’on le fait tout naturellement, même si cela n’est pas exigé. Pour notre client, cela a fait apparaître le budget global des projets, une information nouvelle qui semble avoir suscité quelque intérêt.

Dans le budget des entreprises, il est courant de distinguer les coûts internes (salaires) des coûts externes (prestations, achats…). Les premiers étant complètement maîtrisés avec les données provenant des RH, les chefs de projet de notre client avaient pour seule obligation budgétaire le suivi des coûts externes. Le budget suivi d’un projet était donc celui correspondant uniquement aux coûts externes. Or d’une part, le plus souvent il ne s’agit que de la partie émergé de l’iceberg. D’autre part, cela biaise les débats du type faire en interne ou en externe.

Dans les tableaux de bord de TimePerformance, on retrouve à la fois le suivi du budget global et celui des coûts externes (prestation, matériel…). On peut ainsi concilier suivi des coûts globaux du projet et suivi budgétaire de l’entreprise.

Facilité de partage de l’information

Ceci est un bénéfice immédiat d’une application Web comme TimePerformance par rapport à une feuille Excel pour laquelle se posent des problèmes de partage, de copies multiples et d’accès concurrents.

En résumé

La migration de la gestion de projet sous Excel vers TimePerformance a été très facile et rapide. Elle a permis de fournir immédiatement une nouvelle visibilité sur les projets grâce au dégagement des grandes lignes des plans projet et la fourniture d’indicateurs quantitatifs sur l’avancement, les délais, les coûts et les charges.

Grâce à un petit effort et avec les mêmes informations, le client a fait un bond en avant dans la maîtrise de ses projets. Et au final, l’utilisation quotidienne reste aussi simple.

Voilà tout l’intérêt d’utiliser une solution spécialisée comme TimePerformance par rapport à se débrouiller avec un outil générique comme Excel, aussi excellent soit-il.