Méthode de travail et Tâches

Ce tutoriel présente l’utilisation des Méthodes dans le logiciel TimePerformance.

Les bénéfices de l’utilisation d’une méthode sont:

  1. Standardiser les noms des tâches avec une saisie plus rapide
  2. Création automatisée de lots de tâches
  3. Nouveaux axes analytiques sur les temps passés
  4. Renforcer la qualité en évitant les oublis

Une méthode dans TP est une méthode de « travail ». Elle définit des modèles de tâche, des catégories de tâches et des processus. (Note: Pour définir une « méthode de gestion de projet » avec cycle de vie et livrables, utilisez un modèle de projet. Exemple: modèle de projet Prince2)

Une méthode est particulièrement utile pour les activités récurrentes et les projets en cycle itératif.

Définitions

Un modèle de tâche définit un nom, une description et une checklist standards pour une tâche. Ces informations sont recopiées à la création d’une nouvelle tâche lorsqu’on sélectionne un modèle de tâche. Dans ce cas, la tâche devient typée, c.-à-d. rattachée au modèle de tâche.

Exemples de modèle de tâche: Coder, Tester, Rédiger compte rendu, Installer une machine…

Une catégorie de tâches représente une fonction, un métier ou une discipline. Chaque modèle de tâche appartient à une catégorie. Cette notion de catégorie est principalement utilisée comme axe analytique sur les temps passés, par exemple pour connaître le temps passé à faire de la gestion de projet sur le projet.

Exemples de catégorie de tâches: Gestion de projet, Développement… 

Un processus permet de créer plusieurs tâches en une seule action. C’est utile lorsque certaines tâches sont associées les unes aux autres. Cela permet de créer plusieurs tâches d’un coup et de s’assurer qu’aucune tâche ne sera oubliée.

Par exemple, pour les projets de développement logiciel, on peut définir un processus avec les 3 modèles de tâches suivants: Développer, Tester et Ecrire Documentation. Ce processus sera instancié pour chaque livrable qui représentera une nouvelle fonctionnalité.

Création d’une méthode

Il faut d’abord créer la méthode dans la page qui liste les méthodes, puis ouvrir la méthode.

Dans la méthode, il faut commencer par créer une catégorie de tâches, puis aller dans la catégorie pour y créer des modèles de tâche.

Les processus se créent à la racine de la méthode. Puis il faut aller dans le processus pour y ajouter les modèles de tâche créés précédemment.

Une méthode est définie une fois et utilisable dans plusieurs projets. La mise à jour de la méthode impacte potentiellement les projets concernés.

Utilisation d’une méthode

Pour utiliser une méthode dans un projet, il faut sélectionner la méthode dans la page Options du projet.

Lorsqu’une méthode est définie pour le projet, les fonctionnalités supplémentaires suivantes sont disponibles:

  • Menu déroulant dans les formulaires de tâche pour sélectionner un modèle de tâche
  • Bouton ou menu pour instancier un processus, i.e. créer plusieurs tâches en lot, dans les pages Tableau Scrum, Feuille de Route…
  • Nouveaux axes analytiques « catégorie de tâches » et « modèle de tâche » dans la page Charge consommée.

Note: les méthodes sont disponibles uniquement en version Standard

Version 5.8.0

Redesign de la liste de tâches compatible smartphone

La liste de tâches a été redéveloppée en utilisant les techniques de responsive design, qui permettent de s’adapter en fonction de la taille de l’écran du matériel utilisé (ordinateur, tablette, smartphone). N’hésitez pas à faire vos commentaires sur le nouveau design ici dans ce blog.

Liste des tâches
Liste des tâches en mode normal

Seule modification notable dans le fonctionnement: une seule liste de tâches plutôt qu’une liste de tâches par projet. L’intérêt de cette liste unique est, pour son propriétaire, de pouvoir prioriser ses tâches tous projets confondus. La priorisation est réalisée en organisant les tâches dans la liste par priorité décroissante.

Liste des tâches 1/2
Liste des tâches taille réduite 1/2
Liste des tâches 2/2
Liste des tâches taille réduite 2/2

La liste des tâches est maintenant conçue pour une utilisation sur smartphone. Pour une ouverture plus simple, ouvrir la page https://pma.timeperformance.com/user/todo.html sur son smartphone, puis faire Ajouter à l’écran d’accueil. La liste de tâches est alors accessible comme s’il s’agissait d’une application native.

Note: hélas, il n’est pas encore possible de changer l’ordre des tâches sur son smartphone. Mais on y travaille.

Gestion d’une check-list par tâche

La check-list d’une tâche est une sorte de pense-bête, une liste de sous-tâches ou de points de contrôle. Lorsqu’on utilise une méthode dans TimePerformance, la check-list peut être définie au niveau d’un type de tâches et s’appliquer alors à toutes les tâches de ce type.

Dans la liste des tâches, on peut rayer un item de la check-list d’un simple clic.

Ajout du zoom sur toutes les courbes

Pour zoomer, sélectionnez la période concernée par cliquer-déplacer.

Exports des rapports d’activité

Les rapports d’activité sont téléchargeables au format csv, compatible Excel.

Nouvelle API (Beta) pour intégrer le planning de TimePerformance dans son agenda (Outlook, Goolgle Calendar…)

La nouvelle API est un Calendrier Internet au format ICal. Elle permet d’exporter en temps réel le planning de chaque utilisateur (disponible en version performance).

Pour l’utiliser, il suffit d’ajouter dans son logiciel de gestion d’agenda un nouveau calendrier défini par son URL. La synchronisation se fait automatiquement entre le logiciel de gestion d’agenda et TimePerformance.

Cette nouvelle API est en beta privée afin de vérifier l’intégration correcte avec les logiciels de gestion d’agenda. Pour en bénéficier, merci de contacter le support.

Mise à jour 3.3.2

  • Amélioration du design du tableau des tâches, nouvelles fonctionnalités.

    Les tâches sont plus petites pour en voir plus d’un coup. Par simple clic, on obtient tous les détails sur la tâche. On peut clore, annuler ou supprimer une tâche directement dans le tableau des tâche. Pour mettre en avant les tâches assignées à une personne, il suffit de cliquer sur le nom de la personne. Aides contextuelles…

    Nouveau tableau des tâches

    taskboard

     

  • Accès au burndown et au rapport d’avancement pour les membres du projets

    L’accès est situé au niveau du tableau des tâches.

  • Ajout de nombreux liens pour naviguer plus rapidement entre la feuille de route, le diagramme de gantt, le tableau des tâches, le rapport d’avancement…
  • Clarification sur les calculs et le suivi de l’avancement des objectifs

    Modification du formulaire des objectifs pour clarifier les différentes options de suivi de l’avancement.

    Dans le rapport d’avancement d’une étape, ajout d’une colonne contenant le mode de calcul de l’avancement (manuel, automatique, calculé).

    Suppression d’une règle peu intuitive de calcul de l’avancement  à partir du reste à faire. Si l’objectif est en mode avancement automatique à partir des tâches et qu’il n’y a aucune tâche, alors son avancement sera désormais de 100% (fini puisque pas de tâche) au lieu de 0%.

Version 3.1

  • Amélioration de la liste des tâches Il est maintenant possible d’organiser ses listes de tâches par simple glisser-déplacer grâce aux «poignées» sur le côté des tâches. Cela permet notamment de prioriser ses listes de tâches. L’auto-affectation d’une tâche fonctionne aussi par glisser-déplacer depuis la zone des tâches non assignées. (voir tous les détails dans le tutoriel)

todov311

  • Modification du Tableau des tâches Les objectifs ont été mis au-dessus des colonnes des tâches afin de gagner de la place. Le tableau des tâches est maintenant consultable par les observateurs du projet.

    Vue panoramique du Tableau des tâches (KANBAN)

    taskboard KANBAN