Catégorie : Logiciel TimePerformance

Informations sur les mises à jour du logiciel, conseil d’utilisation, trucs et astuces, tutoriel du logiciel de gestion de projet en ligne TimePerformance.

Version 6.9

Couleurs configurables dans le diagramme de Gantt

Cette version introduit la possibilité de configurer la couleur des livrables dans le diagramme de Gantt afin de les faire ressortir.

Diagramme de Gantt

Pour changer la couleur, cliquer sur le nom du livrable dans le diagramme de Gantt puis sélectionner une couleur parmi les 7 disponibles.

Il est aussi possible de définir une couleur pour une catégorie de livrables. Tous les sous-livrables de la catégorie héritent alors de la couleur choisie. Dans l’exemple ci-dessus, on a choisit la couleur verte pour la catégorie de livrables Gestion de Projet.  (Une catégorie de livrables est simplement un livrable de niveau supérieur dans l’arborescence. cf. menu Livrables dans l’onglet Préparation)

Attention à utiliser avec parcimonie les couleurs afin d’éviter l’effet Sapin de Noël qui nuirait à la lisibilité du diagramme.

Nouvel attribut Client pour un projet

Cet attribut permet de spécifier le nom du commanditaire du projet, i.e. l’entité pour qui on réalise le projet. Cette information est affichée dans l’accueil et au niveau des portefeuilles de projets.

Pour un prestataire de service, il s’agit bien évidemment du nom du client. Pour une DSI, il peut s’agir d’une direction Métier. Etc.

Projets normaux / Projets spéciaux

Dans le formulaire d’un projet, il est possible de marquer le projet comme Spécial. Cette information est utilisée dans le Suivi Mensuel de Gestion de Service pour distinguer le temps passé sur certains projets dits spéciaux (exemple: support, activités récurrentes, projets non facturables…) du temps passés sur les autres projets.

Nouvelle version de la liste de tâches pour Windows

Le logiciel qui permet d’avoir accès instantanément à sa liste de tâches dans la barre de notification de Windows a été mis à jour.  Les nouveautés sont:

  • Ajout de 2 menus pour ouvrir sa feuille de temps ou l’accueil de TimePerformance dans un navigateur
  • Option Ancrage à droite qui masque les bords de la fenêtre
  • Version en Anglais

Pour installer la nouvelle version, veuillez désinstaller l’ancienne et cliquer sur le lien dans l’accueil du logiciel TimePerformance pour télécharger la nouvelle.

3 nouvelles API pour récupérer les tâches

Les 3 nouvelles API sont:

Divers

  • Possibilité d’obtenir la charge par profil pour une étape ou une phase dans l’écran du Plan de Charge d’un projet
  • La taille maximum des noms de projet ou de portefeuille a été augmentée à 40 caractères au lieu de 30.
  • TimePerformance est disponible sur le Chrome Web Store. Télécharger l’application pour le navigateur Chrome

Version 6.8

Refonte de l’écran de reporting mensuel de service

Le design de l’écran a été modifié afin d’être adapté au cas où il y a de nombreux projets.

Des boutons ont été ajoutés pour envoyer en un clic un email à une personne pour demander la mise à jour de la feuille de temps, avec la possibilité de personnaliser le message.

NB: Le reporting de service n’est disponible qu’en édition Performance. Pour les utilisateurs en édition Free, vous pouvez visualiser l’évolution dans la démo en ligne de TimePerformance.

Améliorations diverses

Dans la recherche de tâches, possibilité de masquer les colonnes charge consommée et reste à faire, notamment utile lorsqu’on utilise cet écran pour faire du suivi d’actions.

Export de la feuille de route sous la forme d’image, en plus de l’export PDF, pour pouvoir l’insérer plus facilement dans un document ou y ajouter des éléments de branding (logo…).

Affichage de la date limite dans la liste de tâches.

Affichage du temps passé sur les post-it dans le tableau des tâches.

Ajout d’une colonne Total dans les rapports d’activité

Le graphique des heures par projets a été déplacé dans mon rapport mensuel d’activité.

Possibilité d’afficher/masquer les projets dans l’accueil en fonction du rôle de la personne (chef de projet, membre de l’équipe, observateur)

Planification de Projet et Granularité

La planification d’un projet est essentielle à sa réussite. Elle consiste principalement en son découpage en éléments plus petits qu’on pourra gérer. Se pose alors souvent le problème de la granularité du découpage…

Découpage d’un projet

Dans le logiciel TimePerformance, le découpage est à 3 niveaux: les phases, les livrables et les tâches.

Les phases (ou étapes) servent à la maîtrise de l’avancement et des délais grâce à la mise en place de jalons.

Les livrables servent à définir le périmètre, estimer les charges de travail et les coûts (budget), et à calculer l’avancement du projet.

Les tâches servent à organiser, coordonner et répartir le travail au sein de l’équipe; et à suivre le travail réalisé.

Ce découpage à 3 niveaux du projet se visualise dans la feuille de route du projet.

La problématique de granularité

Lorsqu’on découpe son projet, il se pose toujours la question de savoir si on a assez ou pas assez décomposé le projet. C’est ce qu’on appelle la problématique de granularité.

Les conséquences d’une mauvaise granularité sont les suivantes:

  • Si on ne décompose pas assez, on perd en maîtrise (des délais, de l’avancement, des estimations…)
  • Si on décompose trop, cela devient très lourd à gérer, et cela peut éliminer inutilement des options.

C’est souvent ce dernier écueil que nous rencontrons chez les clients que nous accompagnons. Les chefs de projet, souvent habitués à utiliser des outils pour faire des diagrammes de Gantt, ont tendance à beaucoup trop décomposer. Ils veulent bien faire, trop bien faire, jusqu’à obtenir un degré de précision illusoire en considération des différentes inconnues du projet.

Nous avons rencontré en formation le cas d’un projet de 7 jours-hommes qui avait été découpé par un stagiaire en une quarantaine d’éléments. Des projets de cette taille, on peut en avoir une dizaine par mois. Le chef de projet aurait alors des centaines d’éléments à suivre par mois. C’est juste ingérable, et inutile.

Pour vous aider dans la décomposition de vos projets dans le logiciel TimePerformance, voici quelques repères en termes de granularité issus de notre expérience.

Tâche de 1h à 3 jours de travail
Livrable de 5 à 20 jours de travail réalisé par 3 à 20 tâches
Étape de 1 à 8 semaines de délai contenant 3 à 10 livrables
Phase de 2 à 12 mois de délai contenant 3 à 10 étapes

Notez que les tâches et les livrables ont une granularité exprimée en termes de charge de travail, tandis que celles des étapes et des phases sont exprimées en termes de délai.

Que faire si la granularité n’est pas la bonne ?

Si l’élément est trop gros, il faut le décomposer. Par exemple, un livrable peut être découpé en plusieurs sous-livrables.

Si l’élément est trop petit, il faut le regrouper avec d’autres éléments. Par exemple, si vous avez plusieurs petits livrables de gestion de projet (planning, suivi, réunion de pilotage) planifié pour la même étape, rien n’empêche de les réunir au sein d’un seul livrable intitulé « gestion de projet » avec dans la description « planning, suivi et réunion de pilotage ».

La bonne granularité est avant tout une affaire de bon sens avec un seul objectif: rendre humainement gérable un projet aussi complexe soit-il.

Mise à jour 6.7.1

Partage de portefeuille de projets

Ajoutez des observateurs à votre portefeuille pour partager la vision multiprojet avec d’autres personnes.

NB: il n’est pas nécessaire de donner les droits sur les projets aux personnes choisies. Elles ont directement accès aux mêmes informations que le propriétaire du portefeuille.

Dupliquer les livrables, les étapes et les phases

Un bouton Dupliquer a été ajouter dans les écrans Feuille de route, Livrables et Cycle de vie.

Option de suppression des livrables, des étapes et des phases

Lors de la demande de suppression, 2 options sont désormais proposées: soit supprimer aussi les éléments rattachés (par exemple: les tâches pour un livrable, les livrables pour une étape…), soit les déplacer vers un autre livrable, une autre étape…

Version 6.7

Création de l’API TimePerformance

L’API s’adresse aux utilisateurs de la version Performance. Elle permet d’interfacer TimePerformance avec d’autres logiciels (ERP, Compta, RH, CRM…).

Les premières API livrées sont:

  • le rapport d’avancement d’un projet,
  • le rapport d’activité d’une personne (suivi des temps),
  • le planning d’une personne (pour une intégration dans Outlook par exemple)
  • …

N’hésitez pas à contacter le Support pour suggérer de nouvelles interfaces.

Documentation en anglais de l’API https://pma.timeperformance.com/apidoc/

Exemple de code en Java pour appeler l’API publié sur GitHub: https://github.com/TimePerformance/apiclient

Ajout d’un attribut Référence Externe

Les Projets, les Phases, les Etapes et les Livrables ont un nouvel attribut, la référence externe. Cette référence peut par exemple être un code d’imputation budgétaire défini dans le système comptable. Un des objectifs est de faciliter l’interfaçage avec d’autres logiciels, en conjonction avec l’API.

Saisie d’une note d’avancement

Dans le rapport d’avancement d’une étape, une colonne a été ajoutée pour saisir librement du texte en face de chaque livrable. Cela permet d’ajouter un commentaire sur l’avancement, de signaler un point bloquant, noter une question…

Suppression du droit Membre+

Dans les versions précédentes, il y avait 3 droits sur un projet: chef de projet, membre+ et membre. Au fur et à mesure des versions, la distinction entre membre+ et membre est devenue de plus en plus ténue. Par simplification, il n’y a plus que 2 droits: chef de projet et membre. Le droit membre a les privilèges qu’avait membre+ précédemment.

PMA devient TimePerformance

Nous avons le plaisir de vous annoncer la mise en ligne de notre nouveau site web timeperformance.com avec un nouveau logo.

De plus, le logiciel qui s’appelait précédemment PMA, pour Projet Management Assistant, a changé de nom. Il s’appellera désormais TimePerformance comme la société.

Suite à ces changements, une nouvelle version du logiciel a été mise en ligne. Bien que cette version n’introduise pas de nouvelles fonctionnalités, elle prépare le futur grâce à une montée de version de composants techniques.

A propos du futur, voici quelques informations sur notre feuille de route pour vous donner un peu de visibilité sur les évolutions à venir.

Fonctionnalités

  • Mise à disposition de nouvelles API (rapport d’avancement des projets, feuilles de temps des personnes…).
  • Possibilité de rajouter des commentaires dans le rapport d’avancement.
  • Suppression du droit Membre+ pour un projet. Il n’y aura plus que Membre ou Chef de projet.

Ergonomie et Design

  • Refonte du design de l’accueil.
  • Refonte de la navigation dans l’application.
  • Amélioration de la compatibilité avec les tablettes (iPad…).
  • Amélioration de l’ergonomie pour suivre facilement des dizaines de projets.

Cette liste n’est ni exhaustive, ni figée. N’hésitez pas à nous faire part de vos souhaits d’évolution.

Vous pouvez aussi nous contacter si vous souhaitez être impliqué dans la réflexion sur l’ergonomie et le design de notre outil qui est aussi le votre.  😉

Version 6.4

Modification de l’offre par abonnement

L’offre par abonnement a été assouplie en permettant à des utilisateurs différents de se connecter chaque mois, plutôt que des abonnements nominatifs sur 12 mois.

Nouvelle page de gestion de compte

Cette page est accessible dans la partie administration. Elle remplace 2 anciennes pages.

Améliorations demandées par les utilisateurs

  • Ajout d’un graphique montrant la répartition du temps passé pour l’ensemble des membres d’un service (cf. Rapport mensuel d’activité dans la Gestion de Service de la Version Performance)
  • Ajout d’une fonction de tri sur la liste des dépenses d’un projet, et sur les liste des projets, des profils et des méthodes dans l’administration TimePerformance,
  •  Possibilité de masquer les livrables terminés dans le tableau des tâches
  • Mémorisation des filtres sur les projets dans la page d’accueil

Mise à jour 6.3.1

Ajout d’une colonne pour la Valeur Acquise dans le rapport d’avancement des portefeuilles

Affichage des charges (prévue, estimée et reste à faire) en jours-hommes ou en heures dans le rapport d’avancement détaillé d’une étape en fonction du paramétrage du projet.

Correctifs mineurs.

Version 6.3

Suppression du «nom court» sur les livrables, les étapes et les phase

Suite aux différentes évolutions, cette information n’était plus utilisée. Elle a été supprimée par soucis de simplification.

Option pour visualiser les plans de charge en cumulé ou séparément

Voici un plan de charge par profil en cumulé:

Plan de charge par profil

 

Voici le même plan de charge avec un graphique par profil. Les surfaces correspondent à la charge de travail prévue pour le profil, et les courbes représentent les affectations réelles.

Plan de charge par profil

 

Les plans de charge par projet sont aussi disponibles au niveau des portefeuilles de projets.

Ajout de la fonction tri sur la table des utilisateurs dans l’administration