Définition de la gestion de projet pour une mise en oeuvre pragmatique

En matière de gestion de projet, il y a un énorme fossé entre la théorie et la pratique. Les méthodes et les référentiels sont trop compliqués pour être mis en oeuvre. En pratique, moins de 10% des activités préconisées par ces méthodes sont utilisées.

Cet article est un retour à des choses simples: une définition concise et un framework simple pour une mise en oeuvre pragmatique de la gestion de projet.

Définition

Dans un projet, le plus important est de construire le produit. Néanmoins construire le produit n’est pas suffisant car les choses ne se font pas d’elles-mêmes.

Il est nécessaire de mettre en place de la coordination entre les acteurs du projet, un suivi de l’avancement, une gestion financière… c’est-à-dire une gestion de projet.

La gestion de projet est la discipline qui regroupe l’ensemble des activités « d’organisation » du projet qui s’ajoutent aux activités de « construction » du projet.

Remarque: il ne suffit pas de nommer un chef de projet pour avoir une gestion de projet. La gestion de projet doit produire des livrables (ex: rapport d’avancement, tableau de bord de gestion…). Elle doit inclure certaines activités basiques de gestion (ex: suivi des coûts, des délais…). Une « gestion de projet de tête » n’est pas une gestion de projet.

Les activités de gestion de projet sont nombreuses car organiser consiste à se préoccuper de tout.

Les activités de gestion de projet sont simples. La gestion d’un projet n’est pas la gestion d’une entreprise.

C’est le fait de penser à tout qui est compliqué. C’est pourquoi la gestion de projet demande méthode, discipline et un outil adapté.

Continuer la lecture de « Définition de la gestion de projet pour une mise en oeuvre pragmatique »

Méthode de travail et Tâches

Ce tutoriel présente l’utilisation des Méthodes dans le logiciel TimePerformance.

Les bénéfices de l’utilisation d’une méthode sont:

  1. Standardiser les noms des tâches avec une saisie plus rapide
  2. Création automatisée de lots de tâches
  3. Nouveaux axes analytiques sur les temps passés
  4. Renforcer la qualité en évitant les oublis

Une méthode dans TP est une méthode de « travail ». Elle définit des modèles de tâche, des catégories de tâches et des processus. (Note: Pour définir une « méthode de gestion de projet » avec cycle de vie et livrables, utilisez un modèle de projet. Exemple: modèle de projet Prince2)

Une méthode est particulièrement utile pour les activités récurrentes et les projets en cycle itératif.

Définitions

Un modèle de tâche définit un nom, une description et une checklist standards pour une tâche. Ces informations sont recopiées à la création d’une nouvelle tâche lorsqu’on sélectionne un modèle de tâche. Dans ce cas, la tâche devient typée, c.-à-d. rattachée au modèle de tâche.

Exemples de modèle de tâche: Coder, Tester, Rédiger compte rendu, Installer une machine…

Une catégorie de tâches représente une fonction, un métier ou une discipline. Chaque modèle de tâche appartient à une catégorie. Cette notion de catégorie est principalement utilisée comme axe analytique sur les temps passés, par exemple pour connaître le temps passé à faire de la gestion de projet sur le projet.

Exemples de catégorie de tâches: Gestion de projet, Développement… 

Un processus permet de créer plusieurs tâches en une seule action. C’est utile lorsque certaines tâches sont associées les unes aux autres. Cela permet de créer plusieurs tâches d’un coup et de s’assurer qu’aucune tâche ne sera oubliée.

Par exemple, pour les projets de développement logiciel, on peut définir un processus avec les 3 modèles de tâches suivants: Développer, Tester et Ecrire Documentation. Ce processus sera instancié pour chaque livrable qui représentera une nouvelle fonctionnalité.

Création d’une méthode

Il faut d’abord créer la méthode dans la page qui liste les méthodes, puis ouvrir la méthode.

Dans la méthode, il faut commencer par créer une catégorie de tâches, puis aller dans la catégorie pour y créer des modèles de tâche.

Les processus se créent à la racine de la méthode. Puis il faut aller dans le processus pour y ajouter les modèles de tâche créés précédemment.

Une méthode est définie une fois et utilisable dans plusieurs projets. La mise à jour de la méthode impacte potentiellement les projets concernés.

Utilisation d’une méthode

Pour utiliser une méthode dans un projet, il faut sélectionner la méthode dans la page Options du projet.

Lorsqu’une méthode est définie pour le projet, les fonctionnalités supplémentaires suivantes sont disponibles:

  • Menu déroulant dans les formulaires de tâche pour sélectionner un modèle de tâche
  • Bouton ou menu pour instancier un processus, i.e. créer plusieurs tâches en lot, dans les pages Tableau Scrum, Feuille de Route…
  • Nouveaux axes analytiques « catégorie de tâches » et « modèle de tâche » dans la page Charge consommée.

Note: les méthodes sont disponibles uniquement en version Standard

Structure du plan d’un projet

Dans TimePerformance, tous les projets ont un plan avec une structure standardisée reposant sur 3 concepts de base: les phases, les livrables et les tâches.

Il est important de bien comprendre cette structure. Cela facilite l’utilisation du logiciel. Mais surtout, cela aide à la planification et à la gestion de projet. En effet, cette structure est du simple bon sens et on la retrouve dans toutes les méthodes de gestion de projet (Scrum, Prince2, Cycle en V…).

Plan Projet à 3 niveaux

Les niveaux du plan d’un projet sont:

  • Niveau 1: Phasage
  • Niveau 2: Livrables
  • Niveau 3: Tâches

Cette structure à 3 niveaux est visible dans la feuille de route du projet comme dans l’exemple ci-dessous.

Le plan de ce projet prévoit qu’il se déroulera en 4 phases: Initialisation, Maquettage etc.. (niveau 1). Pendant la phase de « Maquettage », il y a 4 livrables à produire: Choix du CMS, Maquette du site… (niveau 2). Pour réaliser le livrable « Maquette du site », il y a 8 tâches à faire : réalisation de la Page référence client… (niveau 3).

La structure du plan d’un projet dans TP est donc la suivante:
Projet → Phasage → Livrables → Tâches

Voici le même plan sous forme d’un Gantt. Note: les tâches ne sont pas visibles.

Concepts

Les Phases et les Étapes

Un phasage de projet est indispensable dès que la durée d’un projet dépasse quelques semaines. Le phasage garantit la maîtrise de l’avancement et des délais grâce à la mise en place de jalons.

Continuer la lecture de « Structure du plan d’un projet »

TimePerformance mise à jour 7.2

Simplification des processus

Version Performance uniquement

Après consultation des utilisateurs, les fonctionnalités liées aux processus définis dans les Méthodes ont été simplifiées pour mieux correspondre à l’usage réel.

La possibilité d’enchaîner des tâches et celle d’avoir des sous-processus ont été supprimées, ainsi que certaines règles de validation. Cela simplifie le concept de processus: un ensemble de tâches à créer simultanément. Par exemple, pour un processus de développement: Faire la conception, Développer et Ecrire les Tests.

A noter que le processus permet aussi de définir l’ordre dans lequel sont créées, et donc apparaissent, les tâches. Il est possible de réordonner les tâches dans le processus par glisser-déplacer (nouveau).

La terminologie a légèrement changé: les Rôles ont été renommés en Catégories de tâches pour éviter d’être confondus avec les profils de ressource; et les Types de tâche en Modèles de tâche.

Remarque: Lors de la montée de version, les anciens processus ont été convertis. Néanmoins, les appels aux sous-processus n’ont pu être conservés, ainsi que les tâches qui n’étaient pas encore créées. Du fait de la très faible utilisation des fonctionnalités supprimées, cela ne concerne qu’une quantité infime de cas.

Quelques mots de la prochaine version

Notre équipe travaille actuellement à simplifier le rattachement d’un livrable à plusieurs profils de ressource sans qu’il soit nécessaire d’utiliser des sous-livrables ni des unités configurables.

Modèle de plan pour Prince2

Chez Time Performance, nous sommes fans de la méthode de gestion de projet Prince2 pour les raisons suivantes.

Prince2 fournit une vraie méthode de gestion de projet avec un cycle de vie de projet standard, une organisation et des rôles précis. Cette méthode guide les chefs de projet, tandis que les référentiels de bonnes pratiques généralistes comme le PMBoK propose une liste d’outils et de techniques. Prince2 permet de mettre immédiatement la gestion de projet sur des rails, ce qui est un point commun avec notre logiciel de gestion de projets TimePerformance.

Prince2 a été conçu pour l’approche itérative et incrémentale, qui est la bonne approche pour le développement logiciel, notre métier.

Prince2 repose sur le principe du management par exception. Ce principe donne beaucoup plus d’autonomie aux équipes tout en gardant le contrôle du projet. Ce principe est dans l’ADN de notre solution TimePerformance.

Prince2 propose une planification orientée produit (product-based). Pour comparaison, l’approche classique repose sur une planification orientée tâche (cf. Gantt, PERT). La planification orientée produit est beaucoup plus simple et focalisée sur l’essentiel: les livrables. TimePerformance utilise ce type de planification avec un gain de temps important pour les chefs de projet.

Prince2 est le complément idéal des méthodes agiles Scrum et XP. Les méthodes agiles, centrées sur l’équipe de développement, ne couvrent pas certains domaines essentiels de la gestion de projet.

Modèle de Projet Prince2

Voici un modèle de projet Prince2 construit avec le logiciel TimePerformance.

Version complète en PDF du modèle Projet Prince2

Voici le Gantt avec le phasage d’un projet selon Prince2. Les étapes d’avant-projet et de clôture avec leurs livrables de gestion de projet sont standardisées par la méthode. Les étapes de construction sont à définir avec le contenu spécifique du projet.

PRINCE2® is a Registered Trade Mark of AXELOS Limited

La méthode de la chaîne critique

chaine critiqueSelon ses adeptes, la méthode de la Chaîne Critique permet de réduire les délais par 2, de diminuer les coûts et d’améliorer grandement le taux de réussite des projets.

Ces promesses ne sont pas vraiment nouvelles mais il est toujours intéressant d’étudier les différentes approches. Comment cette méthode s’insère-t-elle dans le macrocosme des méthodes de gestion de projet ?

Une alternative à la technique du Chemin Critique

La Chaîne Critique est une technique de planification et de suivi des délais, qui remplace avantageusement la technique du Chemin Critique.

Le principe est le même: prendre en compte les contraintes pour déterminer la durée minimale du projet et les tâches critiques pouvant impacter cette durée.

Les 2 principaux ajouts de la Chaîne Critique sont:

  1. la prise en compte des limitations en ressources ou en compétences (en plus des dépendances entre les tâches). On parle alors de chaîne critique pour la distinguer du chemin critique.
  2. la mise en place de tampons (buffers), c.-à-d. des réserves de temps, dans la chaîne critique et les chaînes secondaires.

Si l’intérêt du premier point va de soi, celui des tampons méritent quelques explications.

Les tampons remplacent les marges de délai qui sont prises traditionnellement au niveau de chaque tâche lors des estimations. Cette approche a les avantages suivants:

  • Eviter de consommer inutilement les marges de délai au niveau des tâches. En effet, la loi de Parkinson observe que le travail s’étale de façon à occuper tout le temps alloué pour la tâche. Ainsi les réserves de délai au niveau des tâches sont systématiquement consommées.
  • Visualiser et de maîtriser les marges de délai. La séparation de l’estimation de la durée des tâches  et des marges de sécurité permet de mieux visualiser ces dernières. Cela permet de palier la multiplication de marges prises par les différents acteurs du projet.
  • Un nouvel indicateur pour surveiller les délais. L’indice d’utilisation du tampon permet de visualiser le niveau des réserves de délai. Une alerte est levée lorsque le niveau global d’utilisation dépasse l’avancement réel (= sur-utilisation de la réserve).

Les tampons sont définis au niveau des chemins, critique et secondaires, définis par le réseau de dépendances entre les tâches.

Le tampon principal, appelé tampon projet, est celui placé sur la chaîne critique. C’est celui à surveiller en priorité.

Ce tampon projet est une réserve non négligeable puisque l’auteur de la méthode, Eliyahu M. Goldratt, recommande une réserve de 50% de la durée de la chaîne critique. Cela revient donc à ajouter 50% de délai par rapport à la durée minimale.

Enfin, la méthode recommande d’utiliser un système de compte à rebours pour avertir les personnes du démarrage prochain de leurs tâches pour qu’elles démarrent à temps.

Notre avis

Nous préférons rester prudents vis à vis des résultats fournis par les études faites sur les bénéfices d’une méthode par rapport à une autre. Comme pour les méthodes Agiles, ces études sont souvent commanditées par ceux qui y ont un intérêt; et l’interprétation des résultats nécessiterait de se pencher sérieusement sur la validité de l’étude.

Concernant la promesse de réduction des délais, les promoteurs de la méthode partent du postulat que les délais sont systématiquement multipliés par 2 du fait du cumule des marges. Ce postulat nous semble hasardeux et ne correspond pas à notre expérience dans l’informatique. Au contraire, les délais initiaux sont souvent optimistes du fait des nombreuses inconnues du projet ou des pressions exercées pour gagner l’affaire.

Quant à la réduction des coûts, elle ne peut venir que d’un meilleur déroulement du projet puisque la méthode ne s’intéresse qu’aux délais.

Ceci étant dit, nous considérons que la méthode de la chaîne critique propose des améliorations importantes par rapport à la technique du chemin critique et nous semble nettement supérieure. D’une part, la prise en compte des contraintes sur les ressources est essentielle; d’autre part l’idée des tampons (buffers) est excellente.

Notre avis est que la méthode de la chaîne critique devrait supplanter celle du chemin critique.

Avec la chaîne critique, les délais annoncés devraient être mieux respectés du fait d’une meilleure gestion des marges. Notons au passage que le délai prévu pour le projet calculé selon cette méthode est d’au moins une fois et demie supérieur à la durée calculée selon le chemin critique du fait du tampon projet et de la prise en compte de nouvelles contraintes. C’est donc aussi plus facile à respecter 😉 .

Du fait de la similarité des promesses, nous avions cru initialement à une nouvelle approche dans le prolongement de l’Agilité ou du Lean. En fait, c’est le contraire. Cette méthode s’inscrit totalement dans la démarche traditionnelle en allant encore plus loin dans la planification.

Le champ d’application de la chaîne critique est donc bien différent de ceux des méthodes agiles et du Lean.

Références:

https://fr.wikipedia.org/wiki/Méthode_de_la_chaîne_critique

http://www.chaine-critique.com/fr/La-methode-en-action-4.html