Modèle de projet pour les Marchés Publics

Un projet typique mené par les directions informatiques du Secteur Public est le déploiement d’un nouveau logiciel ou d’une nouvelle brique d’un logiciel existant.

Nous avons créé un modèle pour ce type de projet dans la démo en ligne du logiciel de gestion de projet TimePerformance (cf captures d’écran ci-dessous)

Ce modèle est fondé sur notre expérience lors d’accompagnement dans la modélisation de l’activité de DSI d’hôpitaux, de Départements, de Collectivités locales etc. .

Voici l’exemple de feuille de route avec les phases et les livrables.

Roadmap du modèle de projet

Voici ce que cela donne dans le Gantt.

Gantt du modèle de projet

Comme tout modèle de projet, il s’agit d’une structure initiale qu’il convient de personnaliser en fonction du projet.

N’hésitez pas à nous dire ce que vous en pensez en commentaire.

TimePerformance 17 mars 2022

Nouveau: Gestion des Risques

Cette nouvelle fonctionnalité était une promesse suite à un petit sondage dans le groupe utilisateurs sur LinkedIn.

La liste des risques est disponible dans la rubrique pilotage du menu du projet.

Déplier le risque pour visualiser les informations détaillées. L’édition du titre et des descriptions peut se faire directement sans passer par le formulaire. Un plan d’actions est associé à chaque risque.

Le top 3 des risques les plus importants s’affichent avec la météo du projet (dans le cockpit par exemple…)

Autres évolutions

  • Nouvelle API Project Risk (documentation)
  • Numérotation des semaines selon le standard ISO quelle que soit la langue ou le lieu.
  • Augmentation de la taille maximum des noms des tâches 

 

TimePerformance 14 février 2022

Amélioration de la prévision du coût à terme (forecast)

La prévision de coût à terme est visible dans le rapport d’avancement ou dans le cockpit du projet. C’est une prédiction du point d’atterrissage du projet.

forecast dans le cockpit du projet

Cette mise à jour du logiciel propose désormais 2 modes de calcul de cette prévision: « Prévision manuelle » et « Prévision automatique ».

Dans le premier mode, Prévision manuelle, le chef de projet a un contrôle total sur la prévision qui est faite, puisque le logiciel se fonde sur les estimations du chef de projet (pour les éléments pas encore terminés). Mais cela implique que le chef de projet mette à jour les estimations si nécessaire. 

Dans le deuxième mode, Prévision automatique, le logiciel calcule la prévision par extrapolation du coût réel dès que l’avancement est supérieur à 10%. La prévision se met donc à jour automatiquement.

Pour les projets, les phases et les livrables avec sous-livrables, la prévision est égale à la somme des prévisions des éléments en dessous. 

Dans les versions précédentes du logiciel, la prévision était uniquement automatique. L’algorithme utilisé était académiquement juste – technique de la valeur acquise – mais avait plusieurs défauts en pratique. (Pour en savoir plus, rendez-vous sur le groupe utilisateurs sur LinkedIn).

La sélection du mode de calcul de la prévision se fait depuis le menu Configuration / Options.

option forecast

 

TimePerformance 27 janvier 2022

Evolution du diagramme de la dérive des jalons

Ce graphique de la gestion de projet a été mis à jour pour prendre en compte l’évolution déjà ancienne de l’outil sur la définition des jalons.

Diagramme de la dérive des jalons

L’interprétation de ce diagramme est expliquée dans cet article sur le diagramme temps-temps qui est l’autre nom du diagramme.

Note: Pour les jalons liés aux livrables, les courbes d’historisation ne sont pas disponibles pour les dates antérieures au 29 janvier 2022.

Version de navigateur

Les prérequis concernant les versions des navigateurs ont changé. 

TimePerformance 21 mars 2021

Fiche Projet Configurable

Cette nouvelle version introduit la possibilité de modifier la structure de la fiche projet afin de définir une fiche projet sur mesure. La fiche projet ainsi définie s’applique à tous les projets.

La configuration de la fiche projet est disponible depuis l’Administration et nécessite donc le droit Administrateur.

Fiche Projet Configurable

Pour chaque champ de la fiche projet, on peut définir son niveau de confidentialité. Les niveaux de confidentialité sont par ordre de confidentialité croissante sont: Normal, Sensible et Confidentiel. Normal signifie que le champ est visible par tous ceux qui ont accès à la fiche projet. Sensible signifie que le champ est visible uniquement si la personne a accès aux indicateurs de coûts. Confidentiel réserve le champ aux chefs de projet et aux PMO.

Note importante à propos de l’API: la structure des données de retour de l’API Project Summary a été modifiée pour prendre en compte cette évolution. Les champs stakeholders, businessCase, outOfScope, communicationPlan et relatedProjects sont devenus obsolètes et pourront être supprimés à partir du 1er juillet 2021. Ils sont remplacés par les données contenues dans le champ customDatasheet qui contient l’ensemble des données de la fiche projet.

Modification du Tableau Scrum

Il s’agit d’une modification esthétique, avec l’ajout d’un menu contextuel (bouton droit) sur les « post-it » pour déclencher une action sans avoir à ouvrir le détail. 

Tableau scrum

 

TimePerformance 20 janvier 2021

Toute l’équipe de TimePerformance vous présente ses meilleurs vœux pour 2021 avec en cadeau cette nouvelle mise à jour importante de votre logiciel de pilotage d’activité.

« Sous le capot », il y a eu une grosse mise à jour des technologies qui gèrent le drag & drop et bien d’autres interactions, avec un support natif des écrans tactiles. Du point de vue de l’utilisation, cela offre de meilleures performances, des animations supplémentaires, la généralisation de la touche Echap pour annuler les déplacements et la promesse de plus de actions par glisser-déplacer à l’avenir.

Nouveau: l’écran « Structure Projet »

Ce nouvel écran est conçu pour être le tout-en-un pour la construction du projet.

L’écran remplace les écrans « Backlog » et « Livrables », et reprend les fonctionnalités de l’écran « Feuille de route ».

Le drag & drop est bien sûr omniprésent dans l’interface pour réorganiser les phases et les livrables, prioriser les livrables et planifier les livrables dans une phase.

L’écran est divisé en 3 parties dont 2 sont masquables:

  1. L’Arborescence des Livrables qui s’appente au PBS ou au statement of work pour les spécialistes
  2. Le Backlog « à la SCRUM »
  3. Le Phasage qui définit la feuille de route

Par rapport à l’écran Feuille de Route, la Structure Projet permet de:

  • Visualiser l’arborescence complète des livrables et de la réorganiser
  • Créer des livrables en dehors de la planification
  • Gérer un backlog

La Structure Projet est l’outil de construction du projet et la Feuille de Route est le résultat final.

Amélioration: Directions et Services

Cet écran qui fait partie de l’Administration montre désormais les utilisateurs dans l’organigramme rendant ainsi plus facile le déplacement d’utilisateur vers un autre service ou de consulter les informations d’un utilisateur depuis cette page.

OBS

Amélioration: Diagramme de Gantt

Voici quelques améliorations pour faciliter la manipulation:

  • Ajout d’un raccourci clavier pour éditer les liens sans changer de mode (maintenir Alt appuyé)
  • Touche Echap pour annuler un déplacement en cours
  • Possibilité d’agrandir la durée d’une tâche au delà de la limite de la période affichée

Autres Améliorations

  • Affectations: mise en évidence de la zone de sélection par drag&drop
  • Gestion de projet: simplification de la gestion des favoris dans le menu qui se fait uniquement en glissant ou en retirant un item dans le menu des favoris

menu favoris

 

TimePerformance 27 avril 2020

Nouveau Cockpit de Pilotage du Projet

Le cockpit du projet a été redesigné pour être plus graphique et afficher un plus grand nombre d’indicateurs essentiels.

Nouveau Rapport d’Avancement

Le rapport d’avancement a aussi été redesigné avec des regroupements de colonnes et surtout le regroupement de l’ensemble en un seul rapport.

Un menu contextuel a été ajouté sur les lignes du tableau avec notamment la possibilité de visualiser les tâches associées à un livrable.

Mise à jour technologique et abandon du support d’Internet Explorer

TimePerformance a bénéficié d’une mise à jour en profondeur afin d’utiliser les technologies Web les plus récentes.

C’est pourquoi les anciens navigateurs comme Internet Explorer ne sont plus supportés.

L’ancienne Liste de tâches pour Windows n’est plus compatible. Il est donc recommandé de la désinstaller et d’installer la nouvelle version téléchargeable ici.

Modifications diverses

  • Les entêtes de colonne de toutes les tables restent toujours visibles, même en cas de défilement (scrolling)
  • Suppression dans anciens membres du projet dans le module Affectations en mode « Affectation Projet »
  • Renommage de « Santé et actualités du projet » en « Bulletin Météo »
  • Renommage de menu « Liste de tâches » en « Tâches » dans la gestion de projet
  • Suppression du Bulletin Météo de la fiche projet

Paramétrage des coûts pour le suivi financier du projet

Grâce à TimePerformance, il n’a jamais été aussi simple de faire le suivi financier d’un projet: calcul du budget et suivi des coûts réels.

Les coûts, prévus ou réels, sont calculés automatiquement  grâce aux taux journaliers ou horaires (TJM), aux estimations de charge de travail et aux temps passés.

Il existe un paramétrage global dans l’administration qui définit les TJM standards des profils ou des ressources.

Les TJM standards peuvent être surchargés au niveau de chaque projet pour des besoins spécifiques dans les pages Profils et Equipes

Calcul du budget

Le budget du projet est calculé en convertissant les estimations de charge de travail grâce aux coûts journaliers moyens des profils (TJM).

Pour un profil, il s’agit d’un taux moyen. Ce taux constitue une hypothèse budgétaire puisque la future équipe projet n’est pas constituée au moment du calcul du budget.

Ces taux moyens par profil sont définis dans la page Profils du menu Planification.

Coût réel

Le coût réel du projet est calculé en convertissant les heures déclarées dans les feuilles temps par les membres de l’équipe en se basant sur les taux individuels.

Ces taux individuels sont paramétrés dans la page Equipe Projet du menu Gestion d’équipe.

paramétrage des TJM

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Définition de la gestion de projet pour une mise en oeuvre pragmatique

En matière de gestion de projet, il y a un énorme fossé entre la théorie et la pratique. Les méthodes et les référentiels sont trop compliqués pour être mis en oeuvre. En pratique, moins de 10% des techniques préconisées par ces méthodes sont utilisées.

Cet article est un retour à des choses simples: une définition concise et un framework simple pour une mise en oeuvre pragmatique de la gestion de projet.

Définition

Dans un projet, le plus important est de construire le produit. Néanmoins construire le produit n’est pas suffisant car les choses ne se font pas d’elles-mêmes.

Il est nécessaire de mettre en place de la coordination entre les acteurs du projet, un suivi de l’avancement, une gestion financière… c’est-à-dire une gestion de projet.

La gestion de projet est la discipline qui regroupe l’ensemble des activités « d’organisation » du projet qui s’ajoutent aux activités de « construction » du projet.

Les activités de gestion de projet sont nombreuses car organiser consiste à se préoccuper de tout.

Les activités de gestion de projet sont simples. La gestion d’un projet n’est pas la gestion d’une entreprise.

C’est le fait de penser à tout qui est compliqué. C’est pourquoi la gestion de projet demande méthode, discipline et un outil informatique.

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Structure du plan d’un projet

Dans TimePerformance, tous les projets ont un plan avec une structure standardisée reposant sur 3 concepts de base: les phases, les livrables et les tâches.

Il est important de bien comprendre cette structure. Cela facilite l’utilisation du logiciel. Mais surtout, cela aide à la planification et à la gestion de projet. En effet, cette structure est du simple bon sens et on la retrouve dans toutes les méthodes de gestion de projet (Scrum, Prince2, Cycle en V…).

Plan Projet à 3 niveaux

Les niveaux du plan d’un projet sont:

  • Niveau 1: Phasage
  • Niveau 2: Livrables
  • Niveau 3: Tâches

Cette structure à 3 niveaux est visible dans la feuille de route du projet comme dans l’exemple ci-dessous.

Le plan de ce projet prévoit qu’il se déroulera en 4 phases: Initialisation, Maquettage etc.. (niveau 1). Pendant la phase de « Maquettage », il y a 4 livrables à produire: Choix du CMS, Maquette du site… (niveau 2). Pour réaliser le livrable « Maquette du site », il y a 8 tâches à faire : réalisation de la Page référence client… (niveau 3).

La structure du plan d’un projet dans TP est donc la suivante:
Projet → Phasage → Livrables → Tâches

Voici le même plan sous forme d’un Gantt. Note: les tâches ne sont pas visibles.

Concepts

Les Phases et les Étapes

Un phasage de projet est indispensable dès que la durée d’un projet dépasse quelques semaines. Le phasage garantit la maîtrise de l’avancement et des délais grâce à la mise en place de jalons.

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