TimePerformance 31 mai 2018

Nouveau: Dépendances dans le diagramme de Gantt

Cette nouvelle mise à jour de TimePerformance introduit la gestion des dépendances de type « Fin à Début » entre les livrables, les étapes et les phases.

Les dépendances de type « Fin à Début » indiquent qu’une tâche B ne peut commencer avant la fin d’un tâche A. C’est le type de dépendance le plus courant.

Pour modifier les dépendances, il faut changer le mode d’édition grâce au bouton prévu à cet effet (cf. image ci-dessous).

La création d’une dépendance se fait avec la souris par glisser-déplacer entre 2 barres. Pour les écrans tactiles, il faut toucher successivement les 2 barres avec le doigt. Pour supprimer une dépendance, il faut cliquer dessus puis cliquer sur « Supprimer ».

Gantt chart

Il est possible aussi d’indiquer un délai minimum à respecter entre la fin de la tâche A et le début de la tâche B. Dans l’exemple ci-dessous, il y a un délai minimum de 30 jours entre le lancement de l’appel d’offre et le choix du fournisseur, puis un délai de 90 jours pour démarrer la prestation. Pour saisir le délai, il faut cliquer sur la dépendance et saisir le nombre de jours dans le formulaire.

Gantt: dependances avec delai minimum

 

Nous espérons que vous apprécierez cette nouvelle fonctionnalité.

TimePerformance 10 mai 2018

Nouveautés dans le diagramme de Gantt

  • Affichage et planification des sous-livrables
  • Option de calcul automatique des dates d’une étape en fonction de celles des livrables planifiés
  • Activation du calcul automatique des dates par double clic sur une date dans le Gantt
  • Suppression de la limitation sur le redimensionnement de la barre du projet

Autres évolutions

  • Ajout de liens pour ouvrir un projet directement depuis la feuille de temps
  • Ajout de la page Dépenses pour les projets récurrents

gantt

TimePerformance 31 août 2017

Gestion de ressources: ajout d’indicateurs

Indicateurs gestion de capacité

Gestion de projet: Ajout du diagramme des jalons dans le cockpit

cockpit projet et diagramme des jalons

Diagramme de Gantt: Zoom automatique

L’option de zoom automatique permet d’afficher l’ensemble du Gantt sur toute la largeur de la page en adaptant automatiquement l’échelle de temps à la durée du projet.
gantt zoom automatique

 

TimePerformance 23 mai 2017

Détail de la charge prévue par profil dans la Feuille de route et dans le Gantt

La charge de travail prévue par profil apparaît dans le Gantt pour les livrables et les étapes dans un panneau en bas du diagramme afin de faciliter la détermination de la durée de chaque élément.

La charge par profil a aussi été ajoutée dans l’écran de la Feuille de Route et dans l’API Project Roadmap en remplacement de la liste des noms des profils. Pensez à mettre à jour tout code qui ferait appel à cet API et qui utiliserait l’information sur les profils. (L’ancienne liste des noms de profil sera encore disponible pendant 2 mois pour laisser le temps de faire les modifications. Contactez le support pour plus de détails.).

Nouvelle API: Paramétrage de l’équipe projet

Cette API permet de récupérer la liste des membres du projet, ainsi que leur profil et leur coût associé. Lire la documentation.

Améliorations TimePerformance: 2 septembre 2016

Améliorations des diagrammes de Gantt et des Jalons

Les diagrammes de Gantt et des Jalons (portefeuille) sont désormais générés en SVG. Cela a permis un redesign du diagramme des jalons (cf. ci-dessous) et améliore la qualité des images générées lors d’un export. Il est recommandé d’exporter en SVG, format d’image vectoriel, qui permet de redimensionner sans perte de qualité.

Diagramme des Jalons

Divers

  • Analyse de la charge: nouvelle option pour visualiser la répartition du temps passé par profil de compétences pour le projet
  • Diagramme des dérives des délais (diagramme temps/temps): affichage si possible des phases au lieu des étapes lorsque la période sélectionnée est le projet.
  • Suivi des tâches dans la Gestion des Ressources: affichage des 500 premières lignes lorsque le nombre maximum de tâches est dépassé.

Bien utiliser le diagramme de Gantt

Chaplin Modern Times
A l’origine, le diagramme de Gantt est un outil d’organisation scientifique du travail inventé au début du 20ème siècle pour améliorer la productivité des chaînes de montage dans les usines.

Quelques décennies plus tard, le Gantt a été utilisé avec succès pour gérer de grands projets d’infrastructure avant de devenir une icône de la gestion de projet. C’est aujourd’hui un outil incontournable du chef de projet. Et pourtant, il convient de l’utiliser avec discernement…

Si tous les projets ont un besoin de planification et de respect des délais, ils ne s’apparentent pas tous à du travail à la chaîne, ni à des grands projets de construction.

Dans le développement informatique, combien de diagrammes de Gantt finissent sans suite ? Environ 99%…

Le piège est de faire un Gantt par habitude sans se poser la question de l’utilité de ce qui n’est au final qu’une technique parmi d’autres. A quoi sert  le Gantt ? Quels problèmes résout-il ? Y a-t-il des conditions à son utilisation ?

Diagramme de Gantt et Planification

Diagramme de Gantt

Le Gantt permet de visualiser simplement les délais, l’ensemble des tâches et leur séquencement.

Mais c’est une erreur de commencer la planification du projet dans un Gantt. 

En effet, dans le Gantt, il y a tout: la définition du périmètre du projet, la décomposition en tâches et leur ordonnancement, l’estimation des charges et le calcul des durées, les affectations, la disponibilité des ressources… C’est trop d’un coup. La planification d’un projet requiert un processus d’analyse qu’il est dangereux de court-circuité…

La construction du Gantt est la dernière étape du processus de planification. Il permet de calculer les délais et d’optimiser les ressources.

Le Gantt peut être utilisé à un niveau macroscopique pour visualiser le projet et les délais. Mais pour cela, il existe d’autres outils plus simples de visualisation comme la ligne de temps.

Dans la suite de l’article, on considère uniquement le cas de l’utilisation du Gantt pour une planification détaillée jusqu’aux tâches des équipes.

Un outil indispensable pour…

Le Gantt est nécessaire pour gérer le séquencement des tâches lorsque les interdépendances sont fortes. Sur un chantier de construction, ces interdépendances sont très nombreuses et incontournables. (Il faut couler les fondations avant de pouvoir monter les murs…) Un outil pour les gérer est indispensable.

Le Gantt est aussi nécessaire lorsque les intervenants sur le projet sont nombreux. Il permet de construire les calendriers d’intervention, de répartir les tâches et de coordonner les équipes.

Sur un chantier de construction, il y a plusieurs équipes (terrassiers, électriciens, plombiers..) qui n’interviennent qu’à des moments précis, se croisent et donc communiquent peu entre elles; d’où l’importance d’une planification précise.

Mais un outil complexe

Pour un projet de taille moyenne avec une équipe de 6 personnes sur 1 an, on atteint très vite le millier de tâches à ordonnancer et à gérer. Même avec un bon logiciel, c’est un travail fastidieux.

Planifier avec un Gantt nécessite un effort important de la part du chef de projet. Il peut même être nécessaire de déléguer la planification à un expert.

Mais les enjeux du chapitre précédent peuvent justifier ce travail important de planification.

Quand ne pas utiliser le Gantt…

Le Gantt est utile pour planifier dans le détail. Or construire un planning détaillé et calculer des délais n’ont de sens que si:

  • l’ensemble du contenu du projet est connu à l’avance
  • les estimations sont relativement fiables

Dans certains projets, le périmètre flou, les inconnues et les aléas rendent toute velléité de planifier dans le détail futile.

Notamment, dans le domaine du développement informatique, les projets avec ces caractéristiques sont le cas général. Ceci est à l’origine du mouvement Agile et de son énorme succès. Gérer un projet Agile avec un Gantt est donc une hérésie.

Dans certains domaines, les problèmes adressés par le Gantt, séquencement des tâches et gestion complexe d’équipes, sont mineurs.

Toujours dans le développement logiciel, il n’y a pas de problème de séquencement des tâches car il y a peu de contraintes fortes dans l’ordre pour faire les choses. Il n’y a pas non plus de gros problème de gestion des équipes (solution simple de gestion des ressources).

Dans ces contextes, l’utilisation du Gantt génère un travail important avec des replanifications perpétuelles et ne résout aucun des problèmes majeurs.  Ceci explique l’abandon rapide du Gantt observé si souvent.

Exemples concrets

Voici 2 projets « informatiques » avec des enjeux très différents, donc un besoin d’outil différent.

Type de Projet Déménagement de salle serveurs Développement d’un logiciel
Problématique Réduire la durée de coupure de service (optimisation des délais) Répondre aux besoins des utilisateurs, intégration aux SI, ergonomie, apporter de la valeur… Problématiques variées où les délais sont une variable parmi d’autres.
Contenu du projet Parfaitement connu (équipement actuel) Cahier des charges ou spécifications qui vont évoluer, solution à peine ébauchée…
Estimation de la charge de travail Facile, déjà fait Marge d’erreur importante du fait de la nouveauté et des inconnues, nécessite d’acquérir plus de connaissances sur le problème et d’expérience dans les technologies ou le fonctionnel
Ordonnancement des tâches Important, nombreuses règles à respecter dans le montage ou le démontage des équipements. Pas important. Grande flexibilité.
Coordination des équipes Au moins 2 équipes distinctes très spécialisées (déménageurs et administrateurs réseaux) qui doivent se coordonner avec des délais courts Une seule équipeImpossible de prédire en détail le travail à faire du fait des nombreuses inconnues du projet.
Conclusion Utilisation du Gantt recommandée Se focaliser sur le périmètre du projet, l’architecture, les technologies, l’ergonomie, les risques… plutôt que sur le séquencement des tâches dans un Gantt.

Conclusion

Le contexte idéal pour l’utilisation du Gantt se définit par:

  • Le contenu du projet est défini avec un grand niveau de détail
  • Les charges de travail peuvent être estimées avec une bonne précision
  • Les dépendances entre les tâches sont des contraintes fortes
  • La coordination et la gestion des équipes sont complexes

Le diagramme de Gantt est un puissant outil d’optimisation du travail plutôt réservé à des experts de la planification.

Mais diagramme de Gantt et gestion de projet ne sont pas synonymes. S’il n’y a pas les conditions pour utiliser le Gantt, ni de valeur à le faire, il vaut mieux s’en passer.

Version 6.9

Couleurs configurables dans le diagramme de Gantt

Cette version introduit la possibilité de configurer la couleur des livrables dans le diagramme de Gantt afin de les faire ressortir.

Diagramme de Gantt

Pour changer la couleur, cliquer sur le nom du livrable dans le diagramme de Gantt puis sélectionner une couleur parmi les 7 disponibles.

Il est aussi possible de définir une couleur pour une catégorie de livrables. Tous les sous-livrables de la catégorie héritent alors de la couleur choisie. Dans l’exemple ci-dessus, on a choisit la couleur verte pour la catégorie de livrables Gestion de Projet.  (Une catégorie de livrables est simplement un livrable de niveau supérieur dans l’arborescence. cf. menu Livrables dans l’onglet Préparation)

Attention à utiliser avec parcimonie les couleurs afin d’éviter l’effet Sapin de Noël qui nuirait à la lisibilité du diagramme.

Nouvel attribut Client pour un projet

Cet attribut permet de spécifier le nom du commanditaire du projet, i.e. l’entité pour qui on réalise le projet. Cette information est affichée dans l’accueil et au niveau des portefeuilles de projets.

Pour un prestataire de service, il s’agit bien évidemment du nom du client. Pour une DSI, il peut s’agir d’une direction Métier. Etc.

Projets normaux / Projets spéciaux

Dans le formulaire d’un projet, il est possible de marquer le projet comme Spécial. Cette information est utilisée dans le Suivi Mensuel de Gestion de Service pour distinguer le temps passé sur certains projets dits spéciaux (exemple: support, activités récurrentes, projets non facturables…) du temps passés sur les autres projets.

Nouvelle version de la liste de tâches pour Windows

Le logiciel qui permet d’avoir accès instantanément à sa liste de tâches dans la barre de notification de Windows a été mis à jour.  Les nouveautés sont:

  • Ajout de 2 menus pour ouvrir sa feuille de temps ou l’accueil de TimePerformance dans un navigateur
  • Option Ancrage à droite qui masque les bords de la fenêtre
  • Version en Anglais

Pour installer la nouvelle version, veuillez désinstaller l’ancienne et cliquer sur le lien dans l’accueil du logiciel TimePerformance pour télécharger la nouvelle.

3 nouvelles API pour récupérer les tâches

Les 3 nouvelles API sont:

Divers

  • Possibilité d’obtenir la charge par profil pour une étape ou une phase dans l’écran du Plan de Charge d’un projet
  • La taille maximum des noms de projet ou de portefeuille a été augmentée à 40 caractères au lieu de 30.
  • TimePerformance est disponible sur le Chrome Web Store. Télécharger l’application pour le navigateur Chrome

Version 6.2

Confidentialité des coûts

Une nouvelle option pour masquer ou afficher les indicateurs de coût aux membres du projet est disponible dans les paramètres du projet (Onglet Préparation, rubrique Projet).

hidecostoption

Par défaut, les indicateurs de coût (budget, coût réel, valeur acquise) ne sont pas visibles par les membres du projet. Cependant tous les projets créés avant la mise en ligne de cette version ont cette option configurée à OUI, puisque les coûts étaient visibles dans les précédentes versions.

Modification du design du diagramme de Gantt avec affichage du % d’avancement

gantt_6.2

Ajout d’un attribut de priorité pour les projets

Cette information est affichée au niveau des portefeuilles de projets, notamment pour pouvoir trier les projets par priorité décroissante.

Améliorations diverses

  • Réorganisation de l’écran du Backlog: l’ordre des colonnes a été inversé.
  • Retouche du design de la Feuille de route.
  • Extension de la palette de couleurs pour les histogrammes et les camemberts.

Tutoriel – Créer un projet en 5 étapes

Voici en 5 étapes la création d’un projet dans TimePerformance.

1. Créez le projet

Dans l’accueil de TimePerformance, cliquez sur Créer un projet et remplissez le formulaire. Le projet apparaît dans l’accueil. Cliquez sur le projet pour aller dans l’interface de gestion de projet.

2. Créez le plan sous forme d’une feuille de route

La deuxième chose à faire consiste à définir la feuille de route du projet, i.e. sa roadmap. Pour cela, allez dans l’onglet Plan rubrique Feuille de route.

La création de la feuille de route consiste à découper le projet en étapes successives auxquelles sont associés des livrables. Consultez l’aide de la page pour plus de détails.

Exemple de feuille de route:

Feuille de route

Pour visualiser les délais et modifier les dates, il est conseillé d’utiliser le  diagramme de Gantt (onglet Plan).

gantt

3. Equipe et paramétrage des coûts

Pour ajouter des membres à l’équipe projet, allez dans l’onglet Préparation rubrique Equipe. Ajoutez des personnes en créant de nouveaux utilisateurs si nécessaire. Puis paramétrez le coût associé à chaque personne.

team

Parmi les options présentes dans la page Unités de l’onglet Préparation, les 2 paramètres essentiels sont le nombre d’heures de travail effectif dans une journée et le taux journalier ou horaire moyen (TJM). Renseignez le taux pour le Profil par défaut afin que les charges estimées en heures ou en jours-hommes soient converties en coût.

paramétrage unités

4. Visualisez le résultat

Allez dans le Cockpit. Le diagramme de la Valeur Acquise montre la trajectoire prévue et permettra de suivre l’avancement. Le burndown chart montre le reste à faire.

Tableau de bord du projet

Le plan de charge  dans l’onglet Plan permet de visualiser le nombre de personnes nécessaires pour le projet.

plan de charge du projet

5. Créez des tâches pour commencer le travail

Dès que l’équipe a pris connaissance de la feuille de route, les personnes peuvent créer des tâches en les rattachant aux livrables définis à l’étape 2 de ce tutoriel.

Les tâches sont créées au choix dans:

  • le tableau des tâches du projet, qui contient les tâches de toute l’équipe,
  • les listes de tâches individuelles
  • les feuilles de temps individuelles.

tableau des tâches

Bonus: la Check-list intégrée

Pour guider le chef de projet dans la création du projet, une check-list intégrée est disponible sur la page d’accueil du projet. La check-list reprend les points essentiels de la création d’un projet et de son suivi.

La check-list est mise automatiquement à jour en fonction des informations saisies. Chaque item de la liste est un lien vers la page pour réaliser l’action correspondante.

checklist