TimePerformance 28 octobre 2018

Verrouillage des temps saisis

Dans l’Administration, page « Paramètres globaux », un nouveau paramètre permet d’interdire la modification des temps saisis pour des dates antérieures à la date choisie.

Par exemple, on peut verrouiller tous les temps saisis pour les dates avant le 1er octobre.

Par ailleurs, le formulaire d’édition des périodes travaillées d’une tâche a été amélioré.

TimePerformance 18 septembre 2018

Nouvelle API

Liste des dépenses pour un projet (lire documentation)

Nouvel export Excel du Rapport d’Activité

Un nouvel export est disponible pour le rapport d’activité d’un service (module Gestion de Ressources) qui fournit le détail du nombre d’heures passées par activité et par personne sur la période.

Autres modifications

  • Visualisation dans la fiche projet des portefeuilles référençant le projet
  • Page « Affectations »: ajout du numéro de semaine en infobulle dans l’entête de colonne et d’un lien pour accéder au Gantt du projet en mode affectation projet.
  • Ajout des filtres projet sur la liste des projets d’un portefeuille
  • Modification importante de l’API Assignment Schedule (lire documentation). L’URL est différente et le format des données retournées est JSON au lieu de iCal. L’ancienne version restera encore opérationnelle pendant 3 mois.

TimePerformance 21 juillet 2017

Amélioration du graphique de la capacité par profil

Dans le graphique de la capacité par profil du module Gestion des Ressources, l’utilisation de la capacité (i.e. allocations) pour les projets et celle pour les projets spéciaux ont été séparées.

Amélioration des rapports de la charge de travail

Les rapports Analyse de la Charge dans la gestion de projet et le Rapport d’Activité dans la gestion des ressources sont désormais affichés en jours-hommes plutôt qu’en heures. La conversion utilise le paramètre global défini dans la partie Administration.

Version 6.8

Refonte de l’écran de reporting mensuel de service

Le design de l’écran a été modifié afin d’être adapté au cas où il y a de nombreux projets.

Des boutons ont été ajoutés pour envoyer en un clic un email à une personne pour demander la mise à jour de la feuille de temps, avec la possibilité de personnaliser le message.

NB: Le reporting de service n’est disponible qu’en édition Performance. Pour les utilisateurs en édition Free, vous pouvez visualiser l’évolution dans la démo en ligne de TimePerformance.

Améliorations diverses

Dans la recherche de tâches, possibilité de masquer les colonnes charge consommée et reste à faire, notamment utile lorsqu’on utilise cet écran pour faire du suivi d’actions.

Export de la feuille de route sous la forme d’image, en plus de l’export PDF, pour pouvoir l’insérer plus facilement dans un document ou y ajouter des éléments de branding (logo…).

Affichage de la date limite dans la liste de tâches.

Affichage du temps passé sur les post-it dans le tableau des tâches.

Ajout d’une colonne Total dans les rapports d’activité

Le graphique des heures par projets a été déplacé dans mon rapport mensuel d’activité.

Possibilité d’afficher/masquer les projets dans l’accueil en fonction du rôle de la personne (chef de projet, membre de l’équipe, observateur)

Version 6.4

Modification de l’offre par abonnement

L’offre par abonnement a été assouplie en permettant à des utilisateurs différents de se connecter chaque mois, plutôt que des abonnements nominatifs sur 12 mois.

Nouvelle page de gestion de compte

Cette page est accessible dans la partie administration. Elle remplace 2 anciennes pages.

Améliorations demandées par les utilisateurs

  • Ajout d’un graphique montrant la répartition du temps passé pour l’ensemble des membres d’un service (cf. Rapport mensuel d’activité dans la Gestion de Service de la Version Performance)
  • Ajout d’une fonction de tri sur la liste des dépenses d’un projet, et sur les liste des projets, des profils et des méthodes dans l’administration TimePerformance,
  •  Possibilité de masquer les livrables terminés dans le tableau des tâches
  • Mémorisation des filtres sur les projets dans la page d’accueil

Version 6.1

Merci à tous pour vos suggestions d’amélioration de notre solution de gestion de projets et de PMO. Cette version vous est spécialement dédiée car toutes les évolutions présentes dans cette version ont été suggérées par vos retours.

Nouveau: Suivi des temps pour les activités hors projet

Les feuilles de temps, les rapports mensuels d’activité et les journaux des utilisateurs intègrent désormais le hors projet, c.-à-d. les formations, les  congés, les tâches internes…

Enrichissement de la Feuille de temps

Suite à vos retours, nous avons enrichi la feuille de temps avec:

  • Affichage de l’étape pour chaque tâche.
  • Affichage et saisie au format hh:mm pour les heures. Pour la saisie, plusieurs formats sont supportés. Par exemple pour 3h30, on peut saisir 3,5 ou 3.5 ou 3:30 ou encore 330.
  • Zone de saisie pour les activités hors projet
  • Rappel du planning d’affectation pour faciliter la saisie des temps. (Edition Performance seulement)

Feuille de temps

Améliorations diverses

Tri sur les colonnes du rapport d’avancement des portefeuilles de projets, Rappel de la date de fin d’étape dans le tableau des tâches…

Version 5.8.0

Redesign de la liste de tâches compatible smartphone

La liste de tâches a été redéveloppée en utilisant les techniques de responsive design, qui permettent de s’adapter en fonction de la taille de l’écran du matériel utilisé (ordinateur, tablette, smartphone). N’hésitez pas à faire vos commentaires sur le nouveau design ici dans ce blog.

Liste des tâches
Liste des tâches en mode normal

Seule modification notable dans le fonctionnement: une seule liste de tâches plutôt qu’une liste de tâches par projet. L’intérêt de cette liste unique est, pour son propriétaire, de pouvoir prioriser ses tâches tous projets confondus. La priorisation est réalisée en organisant les tâches dans la liste par priorité décroissante.

Liste des tâches 1/2
Liste des tâches taille réduite 1/2
Liste des tâches 2/2
Liste des tâches taille réduite 2/2

La liste des tâches est maintenant conçue pour une utilisation sur smartphone. Pour une ouverture plus simple, ouvrir la page https://pma.timeperformance.com/user/todo.html sur son smartphone, puis faire Ajouter à l’écran d’accueil. La liste de tâches est alors accessible comme s’il s’agissait d’une application native.

Note: hélas, il n’est pas encore possible de changer l’ordre des tâches sur son smartphone. Mais on y travaille.

Gestion d’une check-list par tâche

La check-list d’une tâche est une sorte de pense-bête, une liste de sous-tâches ou de points de contrôle. Lorsqu’on utilise une méthode dans TimePerformance, la check-list peut être définie au niveau d’un type de tâches et s’appliquer alors à toutes les tâches de ce type.

Dans la liste des tâches, on peut rayer un item de la check-list d’un simple clic.

Ajout du zoom sur toutes les courbes

Pour zoomer, sélectionnez la période concernée par cliquer-déplacer.

Exports des rapports d’activité

Les rapports d’activité sont téléchargeables au format csv, compatible Excel.

Nouvelle API (Beta) pour intégrer le planning de TimePerformance dans son agenda (Outlook, Goolgle Calendar…)

La nouvelle API est un Calendrier Internet au format ICal. Elle permet d’exporter en temps réel le planning de chaque utilisateur (disponible en version performance).

Pour l’utiliser, il suffit d’ajouter dans son logiciel de gestion d’agenda un nouveau calendrier défini par son URL. La synchronisation se fait automatiquement entre le logiciel de gestion d’agenda et TimePerformance.

Cette nouvelle API est en beta privée afin de vérifier l’intégration correcte avec les logiciels de gestion d’agenda. Pour en bénéficier, merci de contacter le support.

Suivi des temps = flicage ?

La mise en place du suivi des temps déclenche souvent une réaction épidermique de la part des équipes, qui suspectent leur management de vouloir les surveiller, voire de vouloir les espionner. Le suivi des temps est-il une forme de « flicage »?

Le suivi des temps ne sert pas à «fliquer». En effet, il repose entièrement sur une action volontaire de la personne concernée.

A l’inverse, pour faire du «flicage», il faudrait un vrai système de surveillance avec des logiciels qui espionnent à l’insu des personnes.

Le suivi des temps est généralement réalisé sur la base d’une déclaration de bonne foi sans aucune forme de vérification. On fait confiance aux gens pour déclarer leurs temps, et ceux qui veulent «tricher» peuvent donc le faire en toute impunité.

A quoi sert le suivi des temps ?

En premier lieu, le suivi des temps sert à comptabiliser.

Comptabiliser sert à donner de la visibilité au management et est la base d’une bonne gestion. Ce n’est peut-être pas « fun », mais c’est nécessaire, surtout dans un environnement professionnel.

On peut réussir des projets sans gestion, mais c’est risqué. On peut aussi faire de la comptabilisation implicite, comme dans SCRUM, mais cela implique certaines contraintes pas toujours faciles à respecter (taille de l’équipe constante, durée des sprints identiques etc.).

En général, le suivi des temps reste le brique de base de la comptabilité du projet, indispensable à sa gestion et à son pilotage.

Le suivi des temps peut aussi être utilisé par les premiers concernés, ceux qui suivent leur temps.

A l’instar du sportif qui recherche la performance et surveille son chrono, suivre son temps permet de mieux se connaître dans sa façon de travailler et de s’améliorer. Un exemple évident de potentiel d’amélioration concerne l’estimation des futures tâches.

Cette utilité du suivi des temps est vraie au niveau de l’individu mais aussi au niveau de toute l’équipe.

Dans un article précédent, nous avons fait un petit retour d’expérience sur ce que le suivi des temps peut apporter à une équipe de développement logiciel en mode agile.

Les 2 mauvaises raisons de ne pas suivre son temps

Raison n°1: Invoquer le manque de temps.

Ceci est un prétexte car le suivi des temps ne prend que quelques minutes par semaine. La vraie raison est qu’on n’en a pas envie car ce n’est pas une activité plaisante, bien que nécessaire. Dans ce cas, le manager doit rappeler l’intérêt et la nécessité, à mettre en comparaison du faible effort à produire.

Raison n°2: Crier au flicage.

Ceci traduit un climat de méfiance et de peur. Dans ce cas, il faut rétablir rapidement un climat de confiance.

Conclusion

Le suivi des temps n’est donc pas du flicage mais simplement une bonne pratique de gestion, voire d’autogestion. C’est une affaire de discipline personnelle et de transparence vis à vis du management. Cela peut aussi devenir un moyen d’apprentissage et d’amélioration, individuel et en équipe.

Agilité et suivi des temps, pour quoi faire ?

Le suivi des temps déchaîne rarement l’enthousiasme dans les équipes et bien des managers traditionnels peinent à le mettre en place. Cependant il trouve un nouveau sens et se renouvelle en mode agile en devenant une source précieuse de feedbacks pour toute l’équipe, principe fondamental de l’Agilité.

Feedback et Suivi des temps (Time Tracking)

timetrackingEn matière de gestion de projet, le processus d’estimation reste un exercice difficile et approximatif, alors qu’il est essentiel pour déterminer la viabilité du projet. Et le suivi des temps est le seul moyen d’obtenir un feedback pertinent sur ce processus critique.

Dans le domaine du développement logiciel, les tentatives de rationalisation du processus d’estimation ont abouti à des résultats médiocres malgré la complexité des modèles analytiques développés (points de fonction, Cocomo etc.). En général, estimer un projet reste un processus empirique basé sur l’intuition et l’expérience des équipes, agrémenté de techniques de recherche de consensus. Mais la fiabilité des processus empiriques est soumise à caution et on constate en pratique des marges d’erreur importantes.

En mode Agile, on a la chance de pouvoir vite améliorer le processus d’estimation empirique. Il suffit de fournir à l’équipe le feedback adéquat: les écarts entre les estimations et le temps réellement passé au niveau de chaque item du backlog.

Alimenter en informations chiffrées les rétrospectives (SCRUM) est le premier objectif du suivi des temps en mode Agile. L’équipe fournit un retour qualitatif et humain, le suivi des temps le complète par un feedback quantitatif et objectif.

L’indicateur de Vélocité seul ne permet pas d’identifier les causes des problèmes. En effet, calculé au niveau du Sprint (= itération), c’est un indicateur trop macroscopique influencé par de nombreux facteurs. De plus, la Vélocité n’est pas une mesure mais le paramètre d’un modèle linéaire simple entre complexité et charge de travail.

Le suivi des temps permet aussi d’avoir une mesure précise du facteur de concentration (focus factor) pour ceux qui l’utilisent.

Pour être utile, le feedback doit se faire au même niveau de détails que le processus d’estimation (i.e. backlog item, user story, la fonctionnalité…). C’est à ce niveau que le suivi des temps prend toute sa valeur (et non au niveau des tâches). Il permet de mesurer la fiabilité de chaque estimation, prise séparément. Il est alors possible d’ajuster le processus d’estimation pour prendre en compte d’autres facteurs que ceux du modèle générique.

Voici quelques leçons apprises chez Time Performance grâce au suivi des temps avec TimePerformance:

  • Nous passons environ 30% du temps sur des sujets qui ne font pas partie de la feuille de route du produit.

    Dans ces 30%, on retrouve les refactorings, les corrections d’anomalies, les petites améliorations, les tests utilisateurs…

    Le suivi des temps nous a permis de budgéter pour les itérations suivantes ce qui n’était pas dans la feuille de route.

  • Les tâches les plus complexes ne sont pas celles qui relativement prennent le plus de temps.

    Certaines tâches sont très simples techniquement mais prennent néanmoins du temps. Et la relation entre complexité technique et charge de travail n’est pas linéaire.

    Par exemple, il peut être nécessaire de faire de nombreuses retouches avec des allers-retours avec les utilisateurs. Il y a aussi des «coûts fixes», car même pour une fonctionnalité simple, il faut écrire des tests et de la documentation.

    Attention donc à ne pas sous-estimer le temps nécessaire sous prétexte que c’est simple techniquement.

  • Notre perception du temps est très subjective, bien plus qu’on ne le pense.

    Certaines heures paraissent être des minutes et certaines minutes paraissent durer des heures. Tout dépend si ce qu’on fait nous plaît ou non.

    Par exemple, certains se font une montagne de devoir remplir une feuille de temps alors que cela ne prend que quelques minutes par semaine. Et on retrouve les mêmes à la machine à café en train de discuter depuis 45 minutes sur le temps qu’il fait. L’exemple fonctionne aussi avec l’écriture des tests, de la documentation… Tout le monde se reconnaîtra, nous les premiers.

    Le suivi des temps peut permettre à chaque individu d’objectiver le temps qu’il passe réellement sur les tâches.

  • Notre marge d’erreur sur les estimations était plus importante sur les nouvelles fonctionnalités que sur les évolutions.

    En y réfléchissant, c’est assez logique. D’abord le risque est plus important pour une fonctionnalité importante et totalement nouvelle. La solution imaginée au moment de l’estimation peut ne pas marcher et nécessiter plusieurs ajustements. Les impacts sont aussi plus importants et des refactorings du code et des tests existants sont très probables.

Un suivi des temps efficace est absolument essentiel pour les équipes agiles pour maîtriser leur processus d’estimation. Cela mérite bien qu’on y passe quelques minutes par semaine.

Suivi des temps et gestion du projet

Traditionnellement, la feuille de temps sert principalement à suivre les coûts réels du projet en comptabilisant le nombre de jours travaillés.

En mode Agile, il est recommandé des équipes stables et des affectations à plein temps, ce qui rend la feuille de temps inutile.

Cependant la réalité des entreprises est souvent bien différente du cas idéal:

  • les personnes participent à la vie de l’entreprise (réunion de service, aider un collègue, veille, réorganisation…);
  • les personnes travaillent sur le projet mais peuvent être appelées en urgence sur d’autres sujets;
  • la spécialisation d’une personne ne permet pas une affectation à plein temps;
  • Une compétence rare est réclamée par de nombreux projets …

En pratique, le suivi des temps est indispensable pour connaître le temps réellement passé sur le projet. Il permet notamment de constater un écart entre affectation prévue et affectation réelle, qui explique dans de nombreux cas les retards dans les projets.

Même en mode Agile, le suivi des temps est en général nécessaire pour gérer le projet.

Vaincre les résistances

La mise en place du suivi des temps dans une équipe est un moment délicat où il faut faire preuve de leadership pour porter la vision.

Voici les 3 clés pour réussir la mise en place du suivi des temps:

  1. Donner du sens. C’est l’objet de cet article et la principale mission du manager ou du SCRUM Master.
  2. Faciliter la saisie par l’équipe. C’est ce que nous avons fait chez Time Performance avec notre logiciel TimePerformance en proposant 2 moyens complémentaires pour suivre facilement  son temps: une feuille de temps (déclaration a posteriori) et une liste de tâches avec une fonction type «chronomètre» (suivi au fil de l’eau).
  3. Montrer des résultats, c.-à-d. exploiter les informations et communiquer les résultats à l’équipe. C’est sans doute le plus important et ce qui permettra de convaincre les plus sceptiques.

Il y a encore quelques années, écrire des tests ou documenter le code n’étaient pas plus populaires que le suivi de temps parmi les développeurs. Aujourd’hui, c’est le quotidien des équipes agiles qui s’en font une fierté. Dans quelques années, un bon suivi des temps pourrait devenir le signe de maturité et d’autogestion d’une équipe…

 

Version 2.8

  • Nouvelles possibilités pour le calcul de l’avancement (reste à faire …).Cette nouvelle version introduit 3 nouvelles façon de suivre l’avancement des objectifs du projet (i.e. livrables).
    Les 4 options sont:

    • la saisie du pourcentage au niveau de l’objectif,
    • la saisie d’un reste à faire pour l’objectif (nouveau)
    • calcul de l’avancement à partir du % de tâches closes (nouveau)
    • calcul à partir du reste à faire au niveau des tâches (nouveau)

    Pour plus de détails, consulter le tutoriel sur le suivi de l’avancement.

  • NB: la saisie de l’avancement d’un objectif se fait maintenant directement dans le rapport d’avancement et non dans la fiche des objectifs.
    Pour cela, il suffit de cliquer sur la case dans le tableau pour saisir une valeur.
  • Nouveau graphique: le Burndown Chart.Le Burndown Chart permet de visualiser graphiquement le reste à faire pour le projet, une phase ou une étape (i.e. sprint). C’est l’outil de prédilection des méthodes Agiles (ex: SCRUM) pour suivre l’avancement.

    Burndown Chart (SCRUM)

    burndown chart

  • Ajout d’un rapport d’activité global au niveau du projet. Ce rapport est disponible dans le Tableau de Bord. Il permet au chef de projet de vérifier la bonne saisie des temps de son équipe en un coup d’oeil.

Rapport d’Activité de l’équipe pour le projet

burndown chart