Contrairement à la plupart des outils, la saisie dans les feuilles de temps dans TimePerformance se fait en heures et non en jours.
La saisie en jours est une pratique répandue mais contre-productive. Elle pénalise l’opérationnel pour satisfaire des besoins comptables ou RH, enrobé dans un faux sentiment de simplicité.
Les problèmes de la saisie des temps en jours
La saisie des temps en jours consiste à saisir ses temps en demi-journées ou en quarts de journée pour arriver à un jour de travail par jour.
C’est la saisie la plus simple ? Faux.
En tout cas, c’est plus compliqué pour toutes les personnes qui saisissent – et cela en fait beaucoup – car cela ajoute une charge cognitive significative à une tâche déjà fastidieuse en elle-même.
Avec la saisie en jours, la personne qui saisit doit réfléchir à comment arrondir à la demi-journée son temps de travail, ce qui se complique si on a fait 3 choses différentes dans la journée (5 si on saisit en quarts de journée). Ce type de saisie impose artificiellement un nombre maximum trop petit de choses qu’on peut faire dans une journée. Il va donc falloir bidouiller pour coller au plus près de la réalité.
C’est plus compliqué à la saisie mais c’est aussi contre-productif.
En effet, les arrondis et les bidouilles faussent les chiffres et donc les indicateurs de gestion. Le management est lui-aussi impacté négativement par cette saisie en jours.
Mais le pire est que cela décrédibilise la saisie des temps vis-à-vis des équipes puisque on demande de saisir des chiffres bidouillés. Il n’est pas rare de rencontrer des équipes qui saisissent leur temps, convaincues que cela ne sert à rien et que cela autorise à mettre n’importe quoi « pourvu que cela soit rempli ».
La saisie des temps en heures au réel
Dans TimePerformance, la saisie des temps se fait en heures. Nous recommandons de saisir au réel, c’est à dire sans obligation de saisir 7 heures tous les jours par exemple.
La saisie des temps est ainsi simplifiée car il n’y a pas à réfléchir. C’est du constat.
Une enquête auprès des utilisateurs a montré que la saisie des temps dans TimePerformance est plébiscitée par les équipes pour sa simplicité, en particulier si on la compare à celles des autres outils.
Pour le management, les tableaux de bord sont fiables avec des chiffres réels et plus précis avec une saisie fine possible jusqu’à la tâche.
La saisie au réel permet aussi pour les équipes de mesurer leur facteur de focus (ratio du temps productif sur temps de présence) et pour les managers le risque de burn-out de certains collaborateurs.
Les besoins RH et comptables
La finance ou les RH doivent être en support de l’opérationnel et non l’inverse. C’est pourquoi nous privilégions la vision opérationnelle fine.
Mais cela n’empêche pas de répondre aux besoins du service RH ou de la comptabilité qui ont une vision plus macroscopique de l’activité et qui ont besoin de tout arrondir à la journée.
C’est pourquoi les extractions des temps via l’API peuvent être paramétrées de telle sorte que la saisie soit arrondie automatiquement à x heures par jour.
Ainsi chacun est satisfait.
Y a-t-il un risque juridique avec la saisie en heures ?
Il n’est pas rare que le service RH ou la Direction demande que les feuilles de temps soient saisies en jours pour prévenir un risque de conflit juridique sur un soi-disant arriéré d’heures supplémentaires à payer. L’inquiétude est légitime, il faut donc y répondre.
Dans les faits, les temps saisis dans TimePerformance représentent le temps productif, nettement inférieur au temps de présence. Par exemple, le temps à lire ses emails et autres activités de ce type vont être rarement pris en compte dans la feuille de temps. Une journée avec 6 heures réellement « productives » est une « bonne » journée où on n’a pas été interrompu.
De plus, TimePerformance n’est pas un outil RH ou une pointeuse. La saisie des temps n’est pas « validée » par les managers. TP est un outil de gestion de projet et de pilotage opérationnel. On peut ainsi s’interroger sur la validité juridique de la saisie des temps dans TimePerformance.
Il est aussi possible de mettre en place dans TimePerformance des garde-fous:
– définir un seuil pour une alerte visuelle pour la personne et les managers lorsque la saisie dépasse les 7h par jour
– automatiser le contrôle de la saisie pour générer des alertes automatiques vers les personnes concernées
– interdire la modification de la saisie des temps à partir d’une certaine date (afin de n’avoir à contrôler que la toute dernière période)
En résumé
La saisie des temps en jours génère des indicateurs de gestion faussés et une démotivation des équipes à saisir. La saisie des temps en heures fournit beaucoup plus d’informations, fiables, exploitables par le management, qui donnent plus de sens aux personnes qui saisissent.