Earned Value Archives - Blog TimePerformance

TimePerformance 14 février 2022

Amélioration de la prévision du coût à terme (forecast)

La prévision de coût à terme est visible dans le rapport d’avancement ou dans le cockpit du projet. C’est une prédiction du point d’atterrissage du projet.

Cette mise à jour du logiciel propose désormais 2 modes de calcul de cette prévision: « Prévision manuelle » et « Prévision automatique ».

Dans le premier mode, Prévision manuelle, le chef de projet a un contrôle total sur la prévision qui est faite, puisque le logiciel se fonde sur les estimations du chef de projet (pour les éléments pas encore terminés). Mais cela implique que le chef de projet mette à jour les estimations si nécessaire.

Dans le deuxième mode, Prévision automatique, le logiciel calcule la prévision par extrapolation du coût réel dès que l’avancement est supérieur à 10%. La prévision se met donc à jour automatiquement.

Pour les projets, les phases et les livrables avec sous-livrables, la prévision est égale à la somme des prévisions des éléments en dessous.

Dans les versions précédentes du logiciel, la prévision était uniquement automatique. L’algorithme utilisé était académiquement juste – technique de la valeur acquise – mais avait plusieurs défauts en pratique. (Pour en savoir plus, rendez-vous sur le groupe utilisateurs sur LinkedIn).

La sélection du mode de calcul de la prévision se fait depuis le menu Configuration / Options.

TimePerformance: 2 déc. 2016

Modification de l’email hebdomadaire

Le contenu de l’email a été modifié pour se focaliser sur les actions à mener à court terme.

Option pour masquer les coûts d’un projet aux Observateurs

Grâce à cette option, il est par exemple possible de donner à un client un accès à son projet pour suivre l’avancement et le travail en cours sans montrer les coûts.

Affichage de la courbe de la valeurs acquise sans l’information de coût

Lorsque l’utilisateur n’a pas les droits pour visualiser les coûts du projet, il peut désormais bénéficier quand même de la courbe de la valeur acquise pour visualiser la progression de l’avancement et l’écart de délai.

Option pour rendre le modèle de tâche obligatoire

Lorsqu’un projet utilise une méthode (version Performance), il est désormais possible d’exiger que toutes les tâches soient liées à un modèle de tâche.

Mise à jour API

Les références externes ont été ajoutées sur les modèles de tâches et les catégories de tâches. De plus, la catégorie d’une tâche a été ajoutée aux informations concernant une tâche dans l’API.

Mise à jour 6.3.1

Ajout d’une colonne pour la Valeur Acquise dans le rapport d’avancement des portefeuilles

Affichage des charges (prévue, estimée et reste à faire) en jours-hommes ou en heures dans le rapport d’avancement détaillé d’une étape en fonction du paramétrage du projet.

Correctifs mineurs.

Initiation à la Valeur Acquise (Earned Value)

En gestion de projet, la technique standard de suivi de projet s’appelle la Valeur Acquise. Sa principale mission est la mesure des écarts par rapport au plan, et donc la maîtrise du projet. Cette technique fait partie intégrante des référentiels méthodologiques (PMBoK, IPMA…). En anglais, son nom est Earned Value Management (EVM).

Objectif de la Valeur Acquise: Maîtriser les écarts de coût et de délai

Une bonne gestion de projet passe nécessairement par la maîtrise des écarts.

Voyons ensemble comment le diagramme de la Valeur Acquise nous permet de visualiser facilement les écarts.

Capture d’écran de TimePerformance, le logiciel de gestion de projets par la valeur acquise.

Sur ce diagramme, on y trouve 3 courbes.

La courbe bleue représente le plan.
La courbe verte représente l’avancement réel.
La courbe rouge représente le coût réel (hors la partie en pointillés).

Les positions relatives des courbes montrent les écarts de coût et de délai du projet.

La courbe verte est au-dessus de la courbe bleue. Donc l’avancement est supérieur au plan. Le projet est donc en avance (écart de délai).

La courbe rouge est au-dessus de la courbe verte. Donc le coût réel est supérieur à l’avancement réel. Le projet est donc en surcoût (écart de coût).

Remarque: Le diagramme de la valeur acquise est aussi connu sous le nom de Courbe en S pour sa forme caractéristique.

Qu’est-ce que la Valeur Acquise ?

La valeur acquise, c’est la courbe verte, c.-à-d. l’avancement réel du projet. On appelle «valeur acquise» l’avancement réel quand il est valorisé en euros. L’intérêt de valoriser l’avancement en euros est de pouvoir comparer sa valeur par rapport au budget (le plan) et au coût réel.

Le principe de la Valeur Acquise, c’est simplement de donner une valeur en euros à l’avancement réel pour le comparer à un budget et à un coût réel.

A partir des 3 valeurs, valeur acquise, budget à date et le coût réel, la technique de la valeur acquise fournit des formules simples pour calculer des écarts et des indices de performances.

Le + de la Valeur Acquise: la prédiction à terme

Le fait d’avoir calculé les écarts sur le projet permet de faire des prédictions par extrapolation. Dans la technique de la valeur acquise, on s’intéresse à prédire le point d’atterrissage du projet, ce qu’on appelle l’estimé à terme.

Dans le diagramme ci-dessus, la prévision est représentée par la partie en pointillés de la courbe rouge.

La technique de la valeur acquise prédit dans l’exemple que le projet se terminera 3 semaines en avance avec un surcoût de 10%.

Comment calculer la Valeur Acquise ? Comment valoriser un avancement ?

Le principe du calcul est simple: chaque élément du projet a un poids qui correspond à son montant dans le budget. Ainsi, à chaque fois qu’une tâche est terminée ou qu’un livrable est achevé, le montant du budget prévu pour cette tâche ou ce livrable s’ajoute à la valeur acquise du projet.

Malgré sa simplicité – ou plutôt grâce à sa simplicité – cette technique est très efficace et facile à utiliser. Elle fournit des informations essentielles au pilotage.

Le seul réel obstacle à la démocratisation de la valeur acquise est la lourdeur des calculs. Ils sont fastidieux du fait de la volumétrie des données et de la nécessité d’historiser les valeurs. De plus, la prise en compte des changements en cours de projet constitue un réel challenge pour la mise à jour des courbes. Sans outillage suffisant, la mise en œuvre de la valeur acquise devient rapidement un casse-tête pour le chef de projet.

Sur ce dernier point, nous vous invitons à essayer gratuitement notre logiciel de gestion de projets, qui est la solution la plus simple et la plus facile pour bénéficier de la technique de la valeur acquise.

Gestion des Coûts et Projets Agiles

Présentation sur la Gestion des Coûts et les Projets Agiles animée par Time Performance lors de l’Agile Tour 2010.

Gestion des coûts et Projets Agiles

Gestion des coûts et Projets Agiles from timeperformance

Valeur Acquise: des formules du PMBoK à la pratique

La technique de la Valeur Acquise (Earned Value Analysis ou EVA) est présentée dans le PMBoK comme une technique essentielle de gestion de projet. Pourtant elle n’est que rarement pratiquée…

Une formation sur la gestion de programme a donné l’occasion de faire un petit sondage sur les usages de la technique de la valeur acquise. Sur les 9 chefs de projet expérimentés (>10 ans), 5 connaissaient la théorie et les formules – il y avait des personnes certifiées PMP dans le groupe – mais aucun ne l’utilisait en pratique.

Ce sondage n’a pas une grande valeur statistique mais il révèle une triste réalité sur l’état de maturité de la gestion de projet dans notre pays.

Ce que dit le PMBoK

Dans le processus Contrôle des Coûts du PMBoK (§7.3), on ne trouve qu’une seule technique: l’analyse de la valeur acquise (Earned Value Analysis). Plusieurs pages lui sont consacrées, ce qui démontre son importance.

Le PMBoK donne un avertissement implicite en cas de non utilisation de la valeur acquise:

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Gestion des Coûts et Projets Agiles (la vidéo)

En bonus voici la vidéo des 10 premières minutes de la conférence sur la Gestion des Coûts et les Projets Agiles animée par Renaud Choné lors de l’Agile Tour 2009.

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Version 1.8.5

Nouvelles fonctionnalités et améliorations:

Possibilité de définir une planification de référence qui sert de base de comparaison.Cette référence est utile pour figer le budget et le délai d’un projet (ex: projet au forfait).
Dans les diagrammes, la zone en rouge est la zone d’alerte indiquant un dépassement de budget ou de délai par rapport à cette référence (cf. le diagramme ci-dessous).

Un rapport sous forme de tableau permet de comparer de manière chiffrée le plan actuel et la référence (cf. ci-dessous).
Prévision des coûts réels basée sur l’estimé à terme (estimate at completion) disponible dans le diagramme de la valeur acquise.C’est la courbe en pointillés qui prolonge la courbe des coûts réalisés (cf. le diagramme ci-dessous).
Pour être cohérent avec la version 4 du PMBoK sortie cette année, la formule de calcul de l’estimé à terme a été modifiée dans TimePerformance.La nouvelle formule est la version dite « pessimiste » où l’indice de performance est égal à CPI * SPI (ou IPC * IPD en vf.).
Possibilité pour le chef de projet de clore, annuler ou mettre en pause les tâches des autres membres.
Changement de terminologie: les étapes s’appellent dorénavant des itérations. Un autre synonyme pour itération est « sprint ».

diagramme de la valeur acquise avec la prévision de coût

comparaison du plan actuel et du plan de référence

Pourquoi la valeur acquise…

Diagramme de la Valeur Acquise

La technique de la Valeur Acquise répond à une question essentielle du sponsor d’un projet: Combien coûtera le projet ? Est-ce que le budget sera respecté ?

L’erreur commune en matière de suivi des coûts consiste à calculer l’écart de coût comme la différence entre le coût réel et le budget à date. Si le projet est en retard ou en avance, on compare le coût d’une chose avec le budget prévu pour autre chose.

Dans la technique de la valeur acquise, on compare le coût réel au budget prévu pour ce qui a été fait, et non le budget à date. Ainsi les coûts sont comparables car ils portent sur le même périmètre.

Définition de la valeur acquise

La valeur acquise représente la valeur de ce qui a été fait (= acquis). La valorisation est calculée selon le budget initial.

Ainsi la Valeur Acquise (VA) est le Coût Budgété du Travail Effectué (CBTE).

L’Ecart de Coût (EC) du projet est égal à la valeur acquise moins le coût réel.

EC = VA – CRTE = CBTE – CRTE où CRTE est le Coût Réel du Travail Effectué (c.-à-d. le coût réel).

Si EC < 0, cela veut dire qu’on a payé trop par rapport à ce qu’on a acquis (dépassement de budget) et inversement.

L’erreur commune évoquée précédemment est de faire la différence: budget à date moins le coût réel.

EC ≠ CBTP – CRTE où CBTP est le Coût Budgété du Travail Planifié, i.e. le budget à date.

Remarque: en plus d’informer sur les coûts, la valeur acquise renseigne simultanément sur les délais. Il suffit de faire la différence entre la Valeur Acquise et la Valeur qu’on avait prévue d’acquérir, égale au Budget à date. (VA – CBTP, si > 0 projet en avance, si < 0 projet en retard).

Trésorerie et Résultat

La valeur acquise permet de calculer le Résultat du projet tandis que la différence entre le coût réel et le budget à date s’apparente à la Trésorerie du projet.

Comme pour une entreprise, on peut avoir un résultat négatif (ex: vente à perte) tout en ayant une trésorerie positive. En faisant fondre les stocks par exemple.

Pour les projets, le risque est de consommer tout le budget sans atteindre le résultat prévu.

La valeur acquise permet de maîtriser ce risque en indiquant en permanence le résultat courant du projet.

Le calcul de la valeur acquise

Pour faire de la gestion de projet, il y a 2 écoles: la feuille de calcul (Excel, Calc etc.) et le progiciel.

Dans le premier cas, le calcul de la valeur acquise s’avère plutôt complexe. Dans le second, les progiciels traditionnels nécessitent un investissement important qui réserverait la technique de la valeur acquise aux gros projets.

Avec notre logiciel de gestion de projet TimePerformance, nous essayons de changer cet état de fait en fournissant une solution simple qui permet l’utilisation de la technique de la valeur acquise sur tous les projets et sans effort.

Voir aussi cet article qui présente le diagramme de la valeur acquise.

Comprendre la valeur acquise en 4 images

Le diagramme de la valeur acquise, appelé aussi courbe en S, est le meilleur outil pour connaître et communiquer la situation d’un projet de façon simple et synthétique en termes de délai et de coût.

Pour une introduction rapide à la technique de la valeur acquise, lire Initiation à la Valeur Acquise.

Le diagramme montre 3 courbes: le plan (budget), le coût réel et l’avancement réel. L’avancement réel valorisé en euros s’appelle la valeur acquise, i.e. la valeur de ce qui a été fait, et donc considéré comme acquis.

L’interprétation du diagramme est simple avec 4 configurations possibles:

Tout va bien, lorsque la valeur acquise est supérieure au coût réel et au plan.
Rien ne va plus, lorsque la valeur acquise est inférieure au coût réel et au plan.
Trop cher mais plus vite que prévu, lorsque la valeur acquise est inférieure au coût réel mais supérieure au plan.
En retard mais moins cher que prévu, lorsque la valeur acquise est supérieure au coût réel mais inférieure au plan.

Les diagrammes ci-dessous ont été générés avec le logiciel de gestion de projet TimePerformance , conçu pour la technique de la valeur acquise.

Cas n°1 : Tout va bien

Dans ce cas, le projet est en avance et dépense moins que budgété. La valeur acquise est au-dessus du coût prévu et du coût réel.

Les 2 règles pour interpréter le diagramme de la valeur acquise

Règle 1: information sur les coûts

Si Valeur Acquise > Coût réel, le projet réalise des économies. (Et inversement)

Règle 2: information sur les délais

Si Valeur Acquise > Coût budgété, le projet est en avance. (Et inversement)

Remarque: Dans les livres, l’écart de délai de la valeur acquise est exprimé en €, calculé selon la formule: valeur acquise – coût budgété. Ceci est assez déroutant pour un délai. Heureusement, le diagramme permet de visualiser aussi l’écart de délai en jours.

Cas n°2 : Rien ne va plus

Ici, le projet est en retard et en surcoût. La valeur acquise est en-dessous du coût prévu et du coût réel.

Cas n°3 : Trop cher mais plus vite que prévu

Dans ce cas, le projet est en surcoût bien qu’il soit en avance. La valeur acquise est en dessous du coût réel mais au-dessus du coût prévu.

Cas n°4 : En retard mais le projet coûtera moins cher que prévu.

Dernier cas, le projet est en retard mais réalise des économies par rapport au plan. En effet, la valeur acquise est en-dessous du coût prévu mais au-dessus du coût réel.

La valeur acquise est indispensable

La valeur acquise est indispensable pour mesurer l’écart de coût.

En effet, l’écart de coût n’est pas égal à la différence entre le coût réel et le coût prévu (sauf dans le cas rare où l’avancement réel correspond à ce qui était prévu). La confusion serait dommageable au projet et à ses sponsors, comme illustré ci-dessous.

1) Dans les 2 situations ci-dessous, les projets sont en avance mais ont dépassé leur budget (coût réel > coût prévu). Pourtant un projet est en difficulté tandis que l’autre surperforme !

Cas n°3 : Trop cher mais plus vite que prévu	Cas n°1 bis* : Tout va bien (ou presque)

	* Le cas n°1 bis est identique au cas n°1 sauf qu’on a plus dépensé que prévu. Cela pourrait éventuellement créer un problème de trésorerie.

Le diagramme de la valeur acquise permet de visualiser immédiatement si l’avance est suffisante pour justifier le surcoût.

2) Dans les 2 cas ci-dessous, les projets sont en retard mais en dessous de leur budget. Pourtant, un projet a seulement un problème de délais (par exemple: à cause d’un problème d’obtention de ressources) tandis que l’autre a de graves difficultés (coûts + délais).

Cas n°4 : En retard mais le projet coûtera moins cher que prévu.	Cas n°2 bis : Rien ne va plus (ou presque)

	* Le cas n°2 bis est identique au cas n°2 sauf qu’il reste du budget.

Le diagramme de la valeur acquise permet de visualiser immédiatement les causes d’un retard: mauvaise performance ou manque de ressource.

CBTP, CRTE, CBTE, ED, EC…

Pour bénéficier du diagramme de la valeur acquise, il n’est pas nécessaire de connaître tous ces sigles (CBTP: coût budgété du travail planifié, CRTE: coût réel du travail effectué etc.).

Les sigles sont utilisés dans le rapport d’avancement de la valeur acquise sous forme de tableau. Pour information, voici leur position sur le diagramme: