Suivi des temps = flicage ?

La mise en place du suivi des temps déclenche souvent une réaction épidermique de la part des équipes, qui suspectent leur management de vouloir les surveiller, voire de vouloir les espionner. Le suivi des temps est-il une forme de « flicage »?

Le suivi des temps ne sert pas à «fliquer». En effet, il repose entièrement sur une action volontaire de la personne concernée.

A l’inverse, pour faire du «flicage», il faudrait un vrai système de surveillance avec des logiciels qui espionnent à l’insu des personnes.

Le suivi des temps est généralement réalisé sur la base d’une déclaration de bonne foi sans aucune forme de vérification. On fait confiance aux gens pour déclarer leurs temps, et ceux qui veulent «tricher» peuvent donc le faire en toute impunité.

A quoi sert le suivi des temps ?

En premier lieu, le suivi des temps sert à comptabiliser.

Comptabiliser sert à donner de la visibilité au management et est la base d’une bonne gestion. Ce n’est peut-être pas « fun », mais c’est nécessaire, surtout dans un environnement professionnel.

On peut réussir des projets sans gestion, mais c’est risqué. On peut aussi faire de la comptabilisation implicite, comme dans SCRUM, mais cela implique certaines contraintes pas toujours faciles à respecter (taille de l’équipe constante, durée des sprints identiques etc.).

En général, le suivi des temps reste le brique de base de la comptabilité du projet, indispensable à sa gestion et à son pilotage.

Le suivi des temps peut aussi être utilisé par les premiers concernés, ceux qui suivent leur temps.

A l’instar du sportif qui recherche la performance et surveille son chrono, suivre son temps permet de mieux se connaître dans sa façon de travailler et de s’améliorer. Un exemple évident de potentiel d’amélioration concerne l’estimation des futures tâches.

Cette utilité du suivi des temps est vraie au niveau de l’individu mais aussi au niveau de toute l’équipe.

Dans un article précédent, nous avons fait un petit retour d’expérience sur ce que le suivi des temps peut apporter à une équipe de développement logiciel en mode agile.

Les 2 mauvaises raisons de ne pas suivre son temps

Raison n°1: Invoquer le manque de temps.

Ceci est un prétexte car le suivi des temps ne prend que quelques minutes par semaine. La vraie raison est qu’on n’en a pas envie car ce n’est pas une activité plaisante, bien que nécessaire. Dans ce cas, le manager doit rappeler l’intérêt et la nécessité, à mettre en comparaison du faible effort à produire.

Raison n°2: Crier au flicage.

Ceci traduit un climat de méfiance et de peur. Dans ce cas, il faut rétablir rapidement un climat de confiance.

Conclusion

Le suivi des temps n’est donc pas du flicage mais simplement une bonne pratique de gestion, voire d’autogestion. C’est une affaire de discipline personnelle et de transparence vis à vis du management. Cela peut aussi devenir un moyen d’apprentissage et d’amélioration, individuel et en équipe.

Agilité et suivi des temps, pour quoi faire ?

Le suivi des temps déchaîne rarement l’enthousiasme dans les équipes et bien des managers traditionnels peinent à le mettre en place. Cependant il trouve un nouveau sens et se renouvelle en mode agile en devenant une source précieuse de feedbacks pour toute l’équipe, principe fondamental de l’Agilité.

Feedback et Suivi des temps (Time Tracking)

timetrackingEn matière de gestion de projet, le processus d’estimation reste un exercice difficile et approximatif, alors qu’il est essentiel pour déterminer la viabilité du projet. Et le suivi des temps est le seul moyen d’obtenir un feedback pertinent sur ce processus critique.

Dans le domaine du développement logiciel, les tentatives de rationalisation du processus d’estimation ont abouti à des résultats médiocres malgré la complexité des modèles analytiques développés (points de fonction, Cocomo etc.). En général, estimer un projet reste un processus empirique basé sur l’intuition et l’expérience des équipes, agrémenté de techniques de recherche de consensus. Mais la fiabilité des processus empiriques est soumise à caution et on constate en pratique des marges d’erreur importantes.

En mode Agile, on a la chance de pouvoir vite améliorer le processus d’estimation empirique. Il suffit de fournir à l’équipe le feedback adéquat: les écarts entre les estimations et le temps réellement passé au niveau de chaque item du backlog.

Alimenter en informations chiffrées les rétrospectives (SCRUM) est le premier objectif du suivi des temps en mode Agile. L’équipe fournit un retour qualitatif et humain, le suivi des temps le complète par un feedback quantitatif et objectif.

L’indicateur de Vélocité seul ne permet pas d’identifier les causes des problèmes. En effet, calculé au niveau du Sprint (= itération), c’est un indicateur trop macroscopique influencé par de nombreux facteurs. De plus, la Vélocité n’est pas une mesure mais le paramètre d’un modèle linéaire simple entre complexité et charge de travail.

Le suivi des temps permet aussi d’avoir une mesure précise du facteur de concentration (focus factor) pour ceux qui l’utilisent.

Pour être utile, le feedback doit se faire au même niveau de détails que le processus d’estimation (i.e. backlog item, user story, la fonctionnalité…). C’est à ce niveau que le suivi des temps prend toute sa valeur (et non au niveau des tâches). Il permet de mesurer la fiabilité de chaque estimation, prise séparément. Il est alors possible d’ajuster le processus d’estimation pour prendre en compte d’autres facteurs que ceux du modèle générique.

Voici quelques leçons apprises chez Time Performance grâce au suivi des temps avec TimePerformance:

  • Nous passons environ 30% du temps sur des sujets qui ne font pas partie de la feuille de route du produit.

    Dans ces 30%, on retrouve les refactorings, les corrections d’anomalies, les petites améliorations, les tests utilisateurs…

    Le suivi des temps nous a permis de budgéter pour les itérations suivantes ce qui n’était pas dans la feuille de route.

  • Les tâches les plus complexes ne sont pas celles qui relativement prennent le plus de temps.

    Certaines tâches sont très simples techniquement mais prennent néanmoins du temps. Et la relation entre complexité technique et charge de travail n’est pas linéaire.

    Par exemple, il peut être nécessaire de faire de nombreuses retouches avec des allers-retours avec les utilisateurs. Il y a aussi des «coûts fixes», car même pour une fonctionnalité simple, il faut écrire des tests et de la documentation.

    Attention donc à ne pas sous-estimer le temps nécessaire sous prétexte que c’est simple techniquement.

  • Notre perception du temps est très subjective, bien plus qu’on ne le pense.

    Certaines heures paraissent être des minutes et certaines minutes paraissent durer des heures. Tout dépend si ce qu’on fait nous plaît ou non.

    Par exemple, certains se font une montagne de devoir remplir une feuille de temps alors que cela ne prend que quelques minutes par semaine. Et on retrouve les mêmes à la machine à café en train de discuter depuis 45 minutes sur le temps qu’il fait. L’exemple fonctionne aussi avec l’écriture des tests, de la documentation… Tout le monde se reconnaîtra, nous les premiers.

    Le suivi des temps peut permettre à chaque individu d’objectiver le temps qu’il passe réellement sur les tâches.

  • Notre marge d’erreur sur les estimations était plus importante sur les nouvelles fonctionnalités que sur les évolutions.

    En y réfléchissant, c’est assez logique. D’abord le risque est plus important pour une fonctionnalité importante et totalement nouvelle. La solution imaginée au moment de l’estimation peut ne pas marcher et nécessiter plusieurs ajustements. Les impacts sont aussi plus importants et des refactorings du code et des tests existants sont très probables.

Un suivi des temps efficace est absolument essentiel pour les équipes agiles pour maîtriser leur processus d’estimation. Cela mérite bien qu’on y passe quelques minutes par semaine.

Suivi des temps et gestion du projet

Traditionnellement, la feuille de temps sert principalement à suivre les coûts réels du projet en comptabilisant le nombre de jours travaillés.

En mode Agile, il est recommandé des équipes stables et des affectations à plein temps, ce qui rend la feuille de temps inutile.

Cependant la réalité des entreprises est souvent bien différente du cas idéal:

  • les personnes participent à la vie de l’entreprise (réunion de service, aider un collègue, veille, réorganisation…);
  • les personnes travaillent sur le projet mais peuvent être appelées en urgence sur d’autres sujets;
  • la spécialisation d’une personne ne permet pas une affectation à plein temps;
  • Une compétence rare est réclamée par de nombreux projets …

En pratique, le suivi des temps est indispensable pour connaître le temps réellement passé sur le projet. Il permet notamment de constater un écart entre affectation prévue et affectation réelle, qui explique dans de nombreux cas les retards dans les projets.

Même en mode Agile, le suivi des temps est en général nécessaire pour gérer le projet.

Vaincre les résistances

La mise en place du suivi des temps dans une équipe est un moment délicat où il faut faire preuve de leadership pour porter la vision.

Voici les 3 clés pour réussir la mise en place du suivi des temps:

  1. Donner du sens. C’est l’objet de cet article et la principale mission du manager ou du SCRUM Master.
  2. Faciliter la saisie par l’équipe. C’est ce que nous avons fait chez Time Performance avec notre logiciel TimePerformance en proposant 2 moyens complémentaires pour suivre facilement  son temps: une feuille de temps (déclaration a posteriori) et une liste de tâches avec une fonction type «chronomètre» (suivi au fil de l’eau).
  3. Montrer des résultats, c.-à-d. exploiter les informations et communiquer les résultats à l’équipe. C’est sans doute le plus important et ce qui permettra de convaincre les plus sceptiques.

Il y a encore quelques années, écrire des tests ou documenter le code n’étaient pas plus populaires que le suivi de temps parmi les développeurs. Aujourd’hui, c’est le quotidien des équipes agiles qui s’en font une fierté. Dans quelques années, un bon suivi des temps pourrait devenir le signe de maturité et d’autogestion d’une équipe…

 

Version 2.8

  • Nouvelles possibilités pour le calcul de l’avancement (reste à faire …).Cette nouvelle version introduit 3 nouvelles façon de suivre l’avancement des objectifs du projet (i.e. livrables).
    Les 4 options sont:

    • la saisie du pourcentage au niveau de l’objectif,
    • la saisie d’un reste à faire pour l’objectif (nouveau)
    • calcul de l’avancement à partir du % de tâches closes (nouveau)
    • calcul à partir du reste à faire au niveau des tâches (nouveau)

    Pour plus de détails, consulter le tutoriel sur le suivi de l’avancement.

  • NB: la saisie de l’avancement d’un objectif se fait maintenant directement dans le rapport d’avancement et non dans la fiche des objectifs.
    Pour cela, il suffit de cliquer sur la case dans le tableau pour saisir une valeur.
  • Nouveau graphique: le Burndown Chart.Le Burndown Chart permet de visualiser graphiquement le reste à faire pour le projet, une phase ou une étape (i.e. sprint). C’est l’outil de prédilection des méthodes Agiles (ex: SCRUM) pour suivre l’avancement.

    Burndown Chart (SCRUM)

    burndown chart

  • Ajout d’un rapport d’activité global au niveau du projet. Ce rapport est disponible dans le Tableau de Bord. Il permet au chef de projet de vérifier la bonne saisie des temps de son équipe en un coup d’oeil.

Rapport d’Activité de l’équipe pour le projet

burndown chart

Version 2.1

Cette version propose les améliorations suivantes:

  • Feuille de Temps: possibilité de saisir les consommés dans une feuille de temps classiqueCette feuille de temps peut être utilisée conjointement à la liste de tâche ou indépendamment. Elle peut notamment permettre de corriger des valeurs ou faire un rattrapage rapide. Son utilisation est ultra simple, il suffit de cliquer sur la case et de saisir la valeur directement dans le tableau.
  • Possibilité de rouvrir une tâche close ou annuléePour corriger une erreur de clic…
  • Améliorations diverses: obtenir les détails d’une tâche non assignée, période de travail < 5 sec. ignorée, ouverture des éléments (objectifs, itération…) en un clic sur le nom.

Feuille de Temps

feuille de temps

Version 2.0

Cette nouvelle version majeure de TimePerformance introduit les premières fonctionnalités transversales par rapport aux projets:

  • Gestion de la structure de l’organisation (appelée aussi OBS)Les utilisateurs peuvent être rattachés à un service ou une direction. TimePerformance permet de gérer une structure hiérarchique de services et de sous-services. Les utilisateurs peuvent être responsables de service. La première application est la création du rapport mensuel d’activité du service (cf. point suivant).
  • Création d’un rapport mensuel d’activité pour service.Grâce à ce nouveau rapport, les responsables de services ou de département peuvent visualiser l’activité cumulée en coût et en charge de leurs collaborateurs par projet pour un mois donné. (cf. image ci-dessous)
  • Gestion de droits administrateur pour les méthodes.A la manière d’un wiki, les méthodes représentent un savoir collectif. C’est pourquoi dans TimePerformance les méthodes sont partagées et définies par tous ou presque. Cependant, afin d’éviter des erreurs de manipulation irréversibles, les administrateurs d’une méthode sont les seuls à pouvoir supprimer et restructurer ses éléments. L’ajout et l’édition continuent à ne pas nécessiter de droits particuliers.
  • Amélioration du formulaire de création des tâches avec notamment la possibilité de rattacher la tâche au plan à partir de la feuille de route.
  • Nombreuses améliorations d’ergonomie pour la planification, le filtrage des objectifs clos, accès à la feuille de route à partir de la liste des tâches etc.
diagramme de la valeur acquise avec la prévision de coût

Version 1.7.3

Nouvelles fonctionnalités et améliorations de la version 1.7.3:

  • Relooking de la feuille de route avec l’ajout d’une ligne de temps avec les jalons du projet
  • Ajout dans le tableau de synthèse d’un récapitulatif des itérations en cours.
  • Nouvelle fonctionnalité de génération de rapports dynamiques qui permettent de visualiser la charge consommée en fonction de 1 ou 2 critères et de plusieurs filtres. (voir exemples ci-dessous. Cliquer pour agrandir)

Pourcentage d’avancement et reste à faire

Le pourcentage d’avancement se calcule à partir du reste à faire et du consommé.

Avancement et reste à faire

Exemple: 7 heures déjà effectuées et 3 heures restant à faire, l’avancement est de 7 / (7+3) = 70%.

Lorsque le consommé n’est pas disponible, l’avancement peut être estimé avec la formule suivante.

Avancement et reste à faire

Mais attention, cette formule est très approximative (cf exemple ci-dessous). Elle peut même donner un avancement négatif dans le cas où le reste à faire est supérieur à la charge prévue initialement.

Par exemple, on a travaillé 7h sur une tâche et il reste 7h à faire. On a donc fait 50% du travail. Mais si la tâche avait été estimée initialement à 10h, la 2ème formule donne un avancement de 30% (= 100% – 7h / 10h), tandis que la 1ère formule donne toujours 50%.

Découvrez les autres options pour mesurer son avancement dans TimePerformance.