Le suivi de l’avancement est au cœur de la gestion de projet. Ce tutoriel présente comment se gère l’avancement avec TimePerformance.

Principe de calcul de l’avancement du projet dans TimePerformance

L’avancement d’un projet est un pourcentage entre 0 et 100, calculé en fonction de l’avancement de ses livrables selon la technique de la valeur acquise.

Structure d’un projet dans TimePerformance:

Conception gestion de projet

Pour le projet, les phases et les étapes, TimePerformance calcule automatiquement leurs avancements en faisant une somme pondérée.

Pour les livrables, l’avancement est déterminé selon une des 5 options disponibles au choix du chef de projet.

Les 5 options de calcul de l’avancement d’un livrable

L’avancement d’un livrable est soit saisi au niveau du livrable (option par défaut), soit calculé automatiquement à partir des tâches. Ce choix est réalisé dans la fiche du livrable.

Chaque option a ses avantages et ses inconvénients. Par exemple, le calcul à partir des tâches a l’avantage d’être automatique et l’inconvénient d’exiger que toutes les tâches soient identifiées en amont.

Saisie au niveau du livrable

Le chef de projet peut soit saisir un pourcentage d’avancement (option 1) soit un reste à faire (option 2) pour le livrable. (cf. formule entre reste à faire et avancement )

Cette saisie est faite directement dans le rapport d’avancement.

Le pourcentage peut être déterminé selon plusieurs modes: au jugé, avancement physique, modélisé etc.

Calcul automatique à partir des tâches

Suivi de l'avancement du Projet

Lorsqu’un livrable est configuré pour que l’avancement soit calculé à partir des tâches, son avancement est calculé soit grâce à la technique du reste à faire (option 3) soit en fonction du pourcentage de tâches terminées (option 4). Ce choix est une configuration globale au niveau du projet (onglet Paramètres / rubrique Projet / section Option pour le calcul de l’avancement…).

Les 2 techniques sont détaillées ci-dessous.

NB: Le calcul automatique à partir des tâches exige que toutes les tâches rattachées au livrable soient créées au même moment.

Technique du Reste à faire

Lorsqu’un livrable est configuré pour utiliser le reste à faire de ses tâches (option 3), il est obligatoire de saisir un reste à faire (en heures) pour toutes ses tâches.

Les membres du projet saisissent et mettent à jour le reste à faire des tâches qui leur sont assignées.

TimePerformance facilite la mise en jour en actualisant automatiquement le reste à faire en fonction du temps passé sur la tâche. Ainsi, la saisie du reste à faire intervient seulement à la création de la tâche et lorsqu’une réévaluation est nécessaire.

Un voyant timeout apparaît dans la liste de tâche pour indiquer que le reste à faire est épuisé sur une tâche. Dans ce cas, il faut éditer la tâche pour saisir un nouveau reste à faire.

% de tâches terminées

Avec cette option, le % d’avancement du livrable est égal au % de tâches terminées pour ce livrable.

Somme pondérée des avancements des sous-livrables

Lorsqu’un livrable a des sous-livrables, son avancement est par défaut calculé selon une somme pondérée des avancements de ses sous-livrables (option 5).

Si on saisit manuellement un avancement (option 1) ou un reste à faire (option 2) pour le livrable ou s’il est configuré pour utiliser les tâches (options 3 et 4), les avancements des sous-livrables seront ignorés et seront barrés dans le rapport d’avancement.

Quelques conseils

Conseil n°1: La simplicité

Dans le doute ou au départ, choisissez toujours l’option la plus simple, qui est l’option par défaut.

En effet, la saisie manuelle (option 1 ou 2) permet de garder le contrôle, tandis que la technique du reste à faire (option 3) s’adresse plutôt à une utilisation avancée.

Conseil n°2: La bonne granularité

Choisissez la bonne granularité pour les livrables du projet.

Si les livrables sont trop gros, l’avancement risque d’être très approximatif. Dans ce cas, décomposez les livrables en sous- livrables.

Si les livrables sont trop petits, ce sera très lourd à gérer. Dans ce cas, il est possible de regrouper plusieurs livrables pour en faire un plus gros.

La bonne granularité des livrables est une affaire de compromis entre précision de l’avancement et charge de gestion.

Conseil n°3: Clore les livrables

Si un livrable est à 100% d’avancement, pensez à le clore en changeant son statut à Terminé. Ainsi vous vous assurez qu’il ne reste aucune tâche rattachée à ce livrable. (Cela s’applique aussi aux étapes et aux phases.)

Conseil n°4: Mixer les options

Voici une technique pour combiner les avantages de chaque option.

Pour un livrable, commencez par saisir manuellement l’avancement. C’est simple et ne requiert pas d’identifier immédiatement toutes les tâches et d’estimer leurs restes à faire.

Puis lorsqu’on approche de la fin (par exemple à 70% d’avancement), basculez le livrable en mode «calcul automatique» et saisissez le reste à faire au niveau des tâches restantes. A ce stade de l’avancement, l’identification des tâches restantes devrait être simple et la saisie des restes à faire moins lourde.

Avec cette technique, on combine la simplicité au début et la précision vers la fin sans lourdeur excessive.

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