La gestion de projet pragmatique et efficace
Dans le planning d’Affectations dans la « Gestion des Ressources », un nouveau bouton permet de verrouiller une affectation pour une date précise afin de marquer une contrainte particulière (rendez-vous à l’extérieur, réunion importante…)
Voici une courte vidéo qui montre l’utilisation de cette nouvelle fonctionnalité.
Les projets ont un nouvel attribut « type » qui permet de les classer en 3 groupes:
Les « projets récurrents » permettent de modéliser les activités récurrentes comme des pseudo-projets. L’objectif est de pouvoir suivre les temps passés sur ces activités, gérer les tâches de l’équipe et réserver une partie de la disponibilité.
| Exemples d’utilisation | ESN / SSII | DSI |
|---|---|---|
| Projets Client | Projets pour les clients (facturables) | Projets demandés par les directions Métiers |
| Projets Internes | Projets non facturables, R&D (ex: développement d’une offre) | Projets techniques (ex: fusion de 2 Active Directory) |
| Projets Récurrents | Activités récurrentes (réunions internes, veille techno, support utilisateurs, avant-vente…) | |
Les « projets récurrents » n’ont pas de planning ni de données d’estimation. Le menu de l’interface de gestion de ces projets a donc été simplifié pour ne garder que les pages utiles et utilisables.
Le type de projet est utilisé pour générer un rapport d’activité de service par type de projets (cf. ci-après).
Le « type » de projet remplace l’attribut « spécial » des projets. Les projets concernés ont été typés « projets internes ».
Le nouveau rapport présente la répartition du temps passé par type de projets. Le % des projets client ou le % de projets récurrents sont des KPI utiles de pilotage de l’activité.
Le rapport contient aussi l’histogramme des temps passés par projet par ordre décroissant (précédemment présentés sous-forme de camembert).
Un bouton en bas à droite permet de passer la zone principale en plein écran en masquant les menus en haut et à gauche. Le raccourci pour cette action est Crtl+F11.
L’option de zoom automatique permet d’afficher l’ensemble du Gantt sur toute la largeur de la page en adaptant automatiquement l’échelle de temps à la durée du projet.
Une nouvelle option dans la partie Administration permet de donner accès en lecture au planning d’affectation de tout le monde à tous les utilisateurs (sauf les « externes »), indépendamment du service d’appartenance. L’option donne aussi accès aux courbes de disponibilité par profil.
L’objectif est notamment de permettre aux chefs de projet d’avoir accès aux plannings des équipes pour pouvoir prendre en compte les disponibilités lors de la planification de leurs projets, avant l’affectation définitive des ressources.
Cette option est uniquement disponible avec les fonctionnalités de gestion de ressources en version Standard (ex-Performance).
Dans l’Administration, une nouvelle page permet de définir les valeurs par défaut: devise, nombre d’heures travaillées par jour… Ces valeurs sont notamment utilisées lors de la création d’un projet.
Dans la version Performance, le manager gère le planning d’affectation des équipes. Avec cette mise à jour, le fait de saisir une indisponibilité dans le planning met à jour automatiquement la feuille de temps de la personne évitant ainsi une re-saisie par le collaborateur. Le nombre d’heures saisies dépend d’un paramètre global (cf. ci-dessus).
Dans la page Plan de Charge par profil de la Gestion des ressources, une nouvelle option permet de sélectionner les projets à inclure dans le calcul du plan de charge en fonction de 3 critères: le statut du projet, l’exclusion des projets spéciaux et le niveau de priorité du projet.
Dans la Gestion des ressources, la visualisation de la disponibilité par profil et celle du plan de charge par profil ont été mises dans des pages distinctes.
Dans la Gestion de projet, la liste des dépenses est filtrée en fonction de la phase sélectionnée.
L’API qui retourne la liste des utilisateurs inclut désormais tous les utilisateurs même ceux désactivés.
Il est recommandé de contrôler la liste des observateurs pour les projets créés après le 19 septembre 2016. En effet, suite à un bug, le logiciel accordait par défaut, au moment de la création d’un projet, le droit observateur à tous les membres du service plutôt qu’au seul manager.
La liste des observateurs est disponible dans une page spécifique de configuration du projet ou dans la fiche projet.
Les nouveautés de cette version sont:
L’objectif de ce tableau est de faciliter le travail d’allocation des ressources pour un projet.
Le tableau apparaît lorsqu’on sélectionne un projet dans le menu de gauche et qu’on active le mode « Affectation Projet ».
Dans ce tableau, on peut voir semaine par semaine le nombre de jours alloués et le nombre de jours demandés pour chaque profil de ressource.
L’écart à date est l’écart cumulé entre les allocations et les jours requis depuis le début du projet jusqu’au dernier jour du mois sélectionné.
La dernière colonne représente le total des allocations et des jours demandés.
Le tableau utilise le code couleur suivant: Rouge = déficit de ressource, Vert = équilibre allocation/demande, Orange = surallocation de ressource (exemple: pour rattraper le déficit sur la semaine précédente).
Le tableau se met à jour à chaque affectation faite dans la grille d’affectation au-dessus.
A noter qu’en Mode Affectation Projet, la grille d’affectation montre uniquement les membres du projet. (NB: Le manager peut ajouter des personnes de son service à l’équipe projet.)
La période de temps couverte par la grille est désormais un nombre entier de semaines du lundi au dimanche au lieu du seul mois calendaire.
De plus, l’affectation d’une ressource à un projet l’ajoute automatiquement à l’équipe projet si nécessaire. Dans ce cas, la personne fait partie de l’équipe mais n’a pas encore accès au projet (seul le chef de projet peut lui octroyer l’accès).
NB: Lors de la mise à jour du logiciel, il a été contrôlé que toute personne affectée à un projet faisait partie de l’équipe. Si ce n’était pas le cas, la personne a été ajoutée à l’équipe en suivant la règle ci-dessus.
Ajout des champs plannedStart (date de début planifié) et actualStart (date de début réel) dans le rapport d’avancement