La planification d’un projet est essentielle à sa réussite. Elle consiste principalement en son découpage en éléments plus petits qu’on pourra gérer. Se pose alors souvent le problème de la granularité du découpage…
Découpage d’un projet
Dans le logiciel TimePerformance, le découpage est à 3 niveaux: les phases, les livrables et les tâches.
Les phases (ou étapes) servent à la maîtrise de l’avancement et des délais grâce à la mise en place de jalons.
Les livrables servent à définir le périmètre, estimer les charges de travail et les coûts (budget), et à calculer l’avancement du projet.
Les tâches servent à organiser, coordonner et répartir le travail au sein de l’équipe; et à suivre le travail réalisé.
Ce découpage à 3 niveaux du projet se visualise dans la feuille de route du projet.
La problématique de granularité
Lorsqu’on découpe son projet, il se pose toujours la question de savoir si on a assez ou pas assez décomposé le projet. C’est ce qu’on appelle la problématique de granularité.
Les conséquences d’une mauvaise granularité sont les suivantes:
- Si on ne décompose pas assez, on perd en maîtrise (des délais, de l’avancement, des estimations…)
- Si on décompose trop, cela devient très lourd à gérer, et cela peut éliminer inutilement des options.
C’est souvent ce dernier écueil que nous rencontrons chez les clients que nous accompagnons. Les chefs de projet, souvent habitués à utiliser des outils pour faire des diagrammes de Gantt, ont tendance à beaucoup trop décomposer. Ils veulent bien faire, trop bien faire, jusqu’à obtenir un degré de précision illusoire en considération des différentes inconnues du projet.
Nous avons rencontré en formation le cas d’un projet de 7 jours-hommes qui avait été découpé par un stagiaire en une quarantaine d’éléments. Des projets de cette taille, on peut en avoir une dizaine par mois. Le chef de projet aurait alors des centaines d’éléments à suivre par mois. C’est juste ingérable, et inutile.
Pour vous aider dans la décomposition de vos projets dans le logiciel TimePerformance, voici quelques repères en termes de granularité issus de notre expérience.
| Tâche | de 1h à 3 jours de travail | |
| Livrable | de 5 à 20 jours de travail | réalisé par 3 à 20 tâches |
| Étape | de 1 à 8 semaines de délai | contenant 3 à 10 livrables |
| Phase | de 2 à 12 mois de délai | contenant 3 à 10 étapes |
Notez que les tâches et les livrables ont une granularité exprimée en termes de charge de travail, tandis que celles des étapes et des phases sont exprimées en termes de délai.
Que faire si la granularité n’est pas la bonne ?
Si l’élément est trop gros, il faut le décomposer. Par exemple, un livrable peut être découpé en plusieurs sous-livrables.
Si l’élément est trop petit, il faut le regrouper avec d’autres éléments. Par exemple, si vous avez plusieurs petits livrables de gestion de projet (planning, suivi, réunion de pilotage) planifié pour la même étape, rien n’empêche de les réunir au sein d’un seul livrable intitulé « gestion de projet » avec dans la description « planning, suivi et réunion de pilotage ».
La bonne granularité est avant tout une affaire de bon sens avec un seul objectif: rendre humainement gérable un projet aussi complexe soit-il.