La planification du projet est un élément clé de sa réussite. Même si le plan devra changer au cours du projet, le travail de planification est essentiel pour pouvoir travailler intelligemment. C’est le sens de la célèbre phrase du Général Eisenhower:

Plans are worthless, but planning is everything.* ¬ D. Eisenhower

*Les plans sont sans valeur, mais la planification est tout.

Mais la planification est aussi une des tâches les plus difficiles du chef de projet.

Voici donc quelques conseils pour construire votre plan projet avec notre logiciel de gestion de projet. Ils sont extrapolables à d’autres outils modulo une transposition de la terminologie.

Les 3 axes de découpage d’un projet

Un projet est un ensemble complexe qui convient d’être découpé en éléments de taille suffisamment petite pour être humainement gérable.

Dans le logiciel TimePerformance, il ne s’agit pas d’un découpage unique mais de plusieurs décompositions. Chaque découpage a une vocation et un usage propres.

Les 3 axes de découpage sont: le produit, le travail et le temps.

L’arborescence des livrables est la décomposition axée sur le produit, c’est-à-dire le résultat attendu. Cette décomposition sert à définir le périmètre, estimer les charges de travail et les coûts (budget), et à calculer l’avancement du projet.

Le cycle de vie, constitué des phases et des étapes, est un découpage temporel du projet. L’objectif de ce découpage est la maîtrise de l’avancement et des délais grâce à la mise en place de jalons.

L’ensemble des tâches constitue une décomposition du travail. L’utilité est d’organiser, de coordonner et de répartir le travail au sein de l’équipe; et de suivre le travail réalisé.

L’intersection de ces 3 axes matérialise la feuille de route du projet. C’est le résultat final du travail de planification.

La problématique de granularité

Lorsqu’on découpe son projet suivant les différents axes, il se pose toujours la question de savoir si on a assez ou pas assez décomposé le projet. C’est ce qu’on appelle la problématique de granularité.

Les conséquences d’une mauvaise granularité sont les suivantes:

  • Si on ne décompose pas assez, on perd en maîtrise (des délais, de l’avancement, des estimations…)
  • Si on décompose trop, cela devient très lourd à gérer, et cela peut éliminer inutilement des options.

C’est souvent ce dernier écueil que nous rencontrons chez les clients que nous accompagnons. Les chefs de projet, souvent habitués à utiliser des outils pour faire des diagrammes de Gantt, ont tendance à beaucoup trop décomposer. Ils veulent bien faire, trop bien faire, jusqu’à obtenir un degré de précision illusoire en considération des différentes inconnues du projet.

Récemment, nous avons rencontré lors d’une formation le cas d’un mini-projet de 7 jours-hommes qui avait été décomposé en une quarantaine d’éléments, sans compter les tâches. Evidemment des projets comme cela, il y en avait une quinzaine par mois, ce qui aurait représenté 600 éléments à suivre par mois pour le chef de projet. C’est juste ingérable, en plus d’être inutile.

Pour vous aider dans la décomposition de vos projets dans le logiciel TimePerformance, voici quelques repères en termes de granularité issus de notre expérience.

Tâche de 1h à 3 jours de travail
Livrable de 5 à 20 jours de travail réalisé par 3 à 20 tâches
Étape de 1 à 8 semaines de délai contenant 3 à 10 livrables
Phase de 2 à 12 mois de délai contenant 3 à 10 étapes

Notez que les tâches et les livrables ont une granularité exprimée en termes de charge de travail, tandis que celles des étapes et des phases sont exprimées en termes de délai.

Que faire si la granularité n’est pas la bonne ?

Si l’élément est trop gros, il faut le décomposer. Par exemple, un livrable peut être décomposés en plusieurs sous-livrables.

Si l’élément est trop petit, il faut le regrouper avec d’autres éléments. Par exemple, si vous avez plusieurs petits livrables de gestion de projet (planning, suivi, réunion de pilotage) planifié pour la même étape, rien ne vous empêche de les réunir au sein d’un seul et même livrable intitulé « gestion de projet ». N’oubliez pas de mettre dans la description du nouveau livrable qu’il réunit les parties planning, suivi et réunion de pilotage.

La bonne granularité est avant tout une affaire de bon sens avec un seul objectif: rendre humainement gérable un projet aussi complexe soit-il.

 

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One Response to Planification de Projet et Granularité

  1. Je découvre ton blog par hasard…il est super !
    Bonne journée

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