La gestion de projet pragmatique et efficace
Il est désormais possible de verrouiller les dates de planification d’un livrable ou d’une phase.
Le verrou peut être activé dans le formulaire du livrable ou de la phase.
Les verrous apparaissent dans le Gantt à côté de la date de fin prévue.
Les améliorations du diagramme de Gantt sont les suivantes:
Les 2 derniers items sont aussi valables pour le diagramme de jalons d’un portefeuille de projets.
La vidéo ci-dessus montre la procédure à suivre qui permet à un manager de corriger la feuille de temps d’un collaborateur. Jusqu’alors, seul un chef de projet pouvait le faire pour la partie liée au projet le concernant.
Note: dorénavant, la feuille de temps s’ouvre par défaut en lecture seule à partir du projet. Il faut décocher l’option pour pouvoir modifier la feuille de temps.
Une règle métier de cohérence a été ajoutée: lorsqu’on annule une phase ou un livrable, tous les éléments en dessous sont aussi passés en statut annulé, y compris les éléments terminés.
Les raccourcis Crtl+Z et Ctrl+Y ont été ajoutés dans la page de gestion des Affectations pour le défaire/refaire.
La case à cocher « Dates Automatiques » a été supprimée des formulaires des phases et des livrables. La déduction automatique des dates de planification est automatiquement active lorsqu’aucune date n’a été saisie (ce qui était aussi le cas avant).
Un groupe d’utilisateurs de la solution a été créé sur LinkedIn. Vous pourrez y retrouver par exemple des annonces sur la roadmap du produit. C’est aussi le lieu pour partager sur vos problématiques. Nous comptons sur vous.
Pour rejoindre le groupe, c’est ici. Un lien a aussi été ajouté dans l’accueil de l’application.
Toute l’équipe de TimePerformance vous présente ses meilleurs vœux pour 2021 avec en cadeau cette nouvelle mise à jour importante de votre logiciel de pilotage d’activité.
« Sous le capot », il y a eu une grosse mise à jour des technologies qui gèrent le drag & drop et bien d’autres interactions, avec un support natif des écrans tactiles. Du point de vue de l’utilisation, cela offre de meilleures performances, des animations supplémentaires, la généralisation de la touche Echap pour annuler les déplacements et la promesse de plus de actions par glisser-déplacer à l’avenir.
Ce nouvel écran est conçu pour être le tout-en-un pour la construction du projet.
L’écran remplace les écrans « Backlog » et « Livrables », et reprend les fonctionnalités de l’écran « Feuille de route ».
Le drag & drop est bien sûr omniprésent dans l’interface pour réorganiser les phases et les livrables, prioriser les livrables et planifier les livrables dans une phase.
L’écran est divisé en 3 parties dont 2 sont masquables:
Par rapport à l’écran Feuille de Route, la Structure Projet permet de:
La Structure Projet est l’outil de construction du projet et la Feuille de Route est le résultat final.
Cet écran qui fait partie de l’Administration montre désormais les utilisateurs dans l’organigramme rendant ainsi plus facile le déplacement d’utilisateur vers un autre service ou de consulter les informations d’un utilisateur depuis cette page.
Voici quelques améliorations pour faciliter la manipulation:
Cette nouvelle mise à jour de TimePerformance introduit la gestion des dépendances de type « Fin à Début » entre les livrables, les étapes et les phases.
Les dépendances de type « Fin à Début » indiquent qu’une tâche B ne peut commencer avant la fin d’un tâche A. C’est le type de dépendance le plus courant.
Pour modifier les dépendances, il faut changer le mode d’édition grâce au bouton prévu à cet effet (cf. image ci-dessous).
La création d’une dépendance se fait avec la souris par glisser-déplacer entre 2 barres. Pour les écrans tactiles, il faut toucher successivement les 2 barres avec le doigt. Pour supprimer une dépendance, il faut cliquer dessus puis cliquer sur « Supprimer ».
Il est possible aussi d’indiquer un délai minimum à respecter entre la fin de la tâche A et le début de la tâche B. Dans l’exemple ci-dessous, il y a un délai minimum de 30 jours entre le lancement de l’appel d’offre et le choix du fournisseur, puis un délai de 90 jours pour démarrer la prestation. Pour saisir le délai, il faut cliquer sur la dépendance et saisir le nombre de jours dans le formulaire.
Nous espérons que vous apprécierez cette nouvelle fonctionnalité.
L’option de zoom automatique permet d’afficher l’ensemble du Gantt sur toute la largeur de la page en adaptant automatiquement l’échelle de temps à la durée du projet.
La charge de travail prévue par profil apparaît dans le Gantt pour les livrables et les étapes dans un panneau en bas du diagramme afin de faciliter la détermination de la durée de chaque élément.
La charge par profil a aussi été ajoutée dans l’écran de la Feuille de Route et dans l’API Project Roadmap en remplacement de la liste des noms des profils. Pensez à mettre à jour tout code qui ferait appel à cet API et qui utiliserait l’information sur les profils. (L’ancienne liste des noms de profil sera encore disponible pendant 2 mois pour laisser le temps de faire les modifications. Contactez le support pour plus de détails.).
Cette API permet de récupérer la liste des membres du projet, ainsi que leur profil et leur coût associé. Lire la documentation.
Les diagrammes de Gantt et des Jalons (portefeuille) sont désormais générés en SVG. Cela a permis un redesign du diagramme des jalons (cf. ci-dessous) et améliore la qualité des images générées lors d’un export. Il est recommandé d’exporter en SVG, format d’image vectoriel, qui permet de redimensionner sans perte de qualité.
A l’origine, le diagramme de Gantt est un outil d’organisation scientifique du travail inventé au début du 20ème siècle pour améliorer la productivité des chaînes de montage dans les usines.
Quelques décennies plus tard, le Gantt a été utilisé avec succès pour gérer de grands projets d’infrastructure avant de devenir une icône de la gestion de projet. C’est aujourd’hui un outil incontournable du chef de projet. Et pourtant, il convient de l’utiliser avec discernement…
Si tous les projets ont un besoin de planification et de respect des délais, ils ne s’apparentent pas tous à du travail à la chaîne, ni à des grands projets de construction.
Dans le développement informatique, combien de diagrammes de Gantt finissent sans suite ? Environ 99%…
Le piège est de faire un Gantt par habitude sans se poser la question de l’utilité de ce qui n’est au final qu’une technique parmi d’autres. A quoi sert le Gantt ? Quels problèmes résout-il ? Y a-t-il des conditions à son utilisation ?
Le Gantt permet de visualiser simplement les délais, l’ensemble des tâches et leur séquencement.
Mais c’est une erreur de commencer la planification du projet dans un Gantt.
En effet, dans le Gantt, il y a tout: la définition du périmètre du projet, la décomposition en tâches et leur ordonnancement, l’estimation des charges et le calcul des durées, les affectations, la disponibilité des ressources… C’est trop d’un coup. La planification d’un projet requiert un processus d’analyse qu’il est dangereux de court-circuité…
La construction du Gantt est la dernière étape du processus de planification. Il permet de calculer les délais et d’optimiser les ressources.
Le Gantt peut être utilisé à un niveau macroscopique pour visualiser le projet et les délais. Mais pour cela, il existe d’autres outils plus simples de visualisation comme la ligne de temps.
Dans la suite de l’article, on considère uniquement le cas de l’utilisation du Gantt pour une planification détaillée jusqu’aux tâches des équipes.
Le Gantt est nécessaire pour gérer le séquencement des tâches lorsque les interdépendances sont fortes. Sur un chantier de construction, ces interdépendances sont très nombreuses et incontournables. (Il faut couler les fondations avant de pouvoir monter les murs…) Un outil pour les gérer est indispensable.
Le Gantt est aussi nécessaire lorsque les intervenants sur le projet sont nombreux. Il permet de construire les calendriers d’intervention, de répartir les tâches et de coordonner les équipes.
Sur un chantier de construction, il y a plusieurs équipes (terrassiers, électriciens, plombiers..) qui n’interviennent qu’à des moments précis, se croisent et donc communiquent peu entre elles; d’où l’importance d’une planification précise.
Pour un projet de taille moyenne avec une équipe de 6 personnes sur 1 an, on atteint très vite le millier de tâches à ordonnancer et à gérer. Même avec un bon logiciel, c’est un travail fastidieux.
Planifier avec un Gantt nécessite un effort important de la part du chef de projet. Il peut même être nécessaire de déléguer la planification à un expert.
Mais les enjeux du chapitre précédent peuvent justifier ce travail important de planification.
Le Gantt est utile pour planifier dans le détail. Or construire un planning détaillé et calculer des délais n’ont de sens que si:
Dans certains projets, le périmètre flou, les inconnues et les aléas rendent toute velléité de planifier dans le détail futile.
Notamment, dans le domaine du développement informatique, les projets avec ces caractéristiques sont le cas général. Ceci est à l’origine du mouvement Agile et de son énorme succès. Gérer un projet Agile avec un Gantt est donc une hérésie.
Dans certains domaines, les problèmes adressés par le Gantt, séquencement des tâches et gestion complexe d’équipes, sont mineurs.
Toujours dans le développement logiciel, il n’y a pas de problème de séquencement des tâches car il y a peu de contraintes fortes dans l’ordre pour faire les choses. Il n’y a pas non plus de gros problème de gestion des équipes (solution simple de gestion des ressources).
Dans ces contextes, l’utilisation du Gantt génère un travail important avec des replanifications perpétuelles et ne résout aucun des problèmes majeurs. Ceci explique l’abandon rapide du Gantt observé si souvent.
Voici 2 projets « informatiques » avec des enjeux très différents, donc un besoin d’outil différent.
| Type de Projet | Déménagement de salle serveurs | Développement d’un logiciel |
| Problématique | Réduire la durée de coupure de service (optimisation des délais) | Répondre aux besoins des utilisateurs, intégration aux SI, ergonomie, apporter de la valeur… Problématiques variées où les délais sont une variable parmi d’autres. |
| Contenu du projet | Parfaitement connu (équipement actuel) | Cahier des charges ou spécifications qui vont évoluer, solution à peine ébauchée… |
| Estimation de la charge de travail | Facile, déjà fait | Marge d’erreur importante du fait de la nouveauté et des inconnues, nécessite d’acquérir plus de connaissances sur le problème et d’expérience dans les technologies ou le fonctionnel |
| Ordonnancement des tâches | Important, nombreuses règles à respecter dans le montage ou le démontage des équipements. | Pas important. Grande flexibilité. |
| Coordination des équipes | Au moins 2 équipes distinctes très spécialisées (déménageurs et administrateurs réseaux) qui doivent se coordonner avec des délais courts | Une seule équipeImpossible de prédire en détail le travail à faire du fait des nombreuses inconnues du projet. |
| Conclusion | Utilisation du Gantt recommandée | Se focaliser sur le périmètre du projet, l’architecture, les technologies, l’ergonomie, les risques… plutôt que sur le séquencement des tâches dans un Gantt. |
Le contexte idéal pour l’utilisation du Gantt se définit par:
Le diagramme de Gantt est un puissant outil d’optimisation du travail plutôt réservé à des experts de la planification.
Mais diagramme de Gantt et gestion de projet ne sont pas synonymes. S’il n’y a pas les conditions pour utiliser le Gantt, ni de valeur à le faire, il vaut mieux s’en passer.