Mise à jour 6.3.1

Ajout d’une colonne pour la Valeur Acquise dans le rapport d’avancement des portefeuilles

Affichage des charges (prévue, estimée et reste à faire) en jours-hommes ou en heures dans le rapport d’avancement détaillé d’une étape en fonction du paramétrage du projet.

Correctifs mineurs.

Version 6.3

Suppression du «nom court» sur les livrables, les étapes et les phase

Suite aux différentes évolutions, cette information n’était plus utilisée. Elle a été supprimée par soucis de simplification.

Option pour visualiser les plans de charge en cumulé ou séparément

Voici un plan de charge par profil en cumulé:

Plan de charge par profil

 

Voici le même plan de charge avec un graphique par profil. Les surfaces correspondent à la charge de travail prévue pour le profil, et les courbes représentent les affectations réelles.

Plan de charge par profil

 

Les plans de charge par projet sont aussi disponibles au niveau des portefeuilles de projets.

Ajout de la fonction tri sur la table des utilisateurs dans l’administration

Version 6.2

Confidentialité des coûts

Une nouvelle option pour masquer ou afficher les indicateurs de coût aux membres du projet est disponible dans les paramètres du projet (Onglet Préparation, rubrique Projet).

hidecostoption

Par défaut, les indicateurs de coût (budget, coût réel, valeur acquise) ne sont pas visibles par les membres du projet. Cependant tous les projets créés avant la mise en ligne de cette version ont cette option configurée à OUI, puisque les coûts étaient visibles dans les précédentes versions.

Modification du design du diagramme de Gantt avec affichage du % d’avancement

gantt_6.2

Ajout d’un attribut de priorité pour les projets

Cette information est affichée au niveau des portefeuilles de projets, notamment pour pouvoir trier les projets par priorité décroissante.

Améliorations diverses

  • Réorganisation de l’écran du Backlog: l’ordre des colonnes a été inversé.
  • Retouche du design de la Feuille de route.
  • Extension de la palette de couleurs pour les histogrammes et les camemberts.

Version 6.0

Nouveau: les profils de compétences

Grâce à cette nouvelle fonctionnalité, il est possible de gérer la capacité à faire (capacity planning) tout en bénéficiant de la simplicité de TimePerformance. 

Les profils de compétences sont des profils de ressource ou des rôles joués par les personnes nécessitant des compétences spécifiques. Exemples: Chef de projet, Développeur, Testeur, Analyste, Designer, Architecte… 

Avec les profils, il est possible de prendre en compte la spécialisation des ressources dans le planning des projets en indiquant livrable par livrable le profil nécessaire.

Le plan de charge d’un projet montre dorénavant la charge de travail prévue par profil à un instant donné.

Plan de charge par profil

L’utilisation des profils permet aussi d’affiner le chiffrage d’un projet puisque chaque profil a un coût du travail qui lui est propre. (Précédemment, TimePerformance était paramétré avec un seul coût du travail, donc une sorte de coût moyen.)

En couplant profils et portefeuilles de projets, TimePerformance permet de faire du capacity planning, c.-à-d. gérer le besoin en compétences spécifiques pour anticiper les recrutements au niveau de l’organisation ou de l’entreprise.  

Dernier détail: L’utilisation des profils est optionnelle. Il suffit de laisser le profil par défaut au niveau des livrables. 

Consultez les aides présentes dans les écrans de TimePerformance ou contactez le Support pour plus d’information.


Planning du service visible par tous les membres du service (Edition Performance)

Un nouveau menu dans l’accueil permet d’accéder en lecture seule au planning du service auquel on appartient afin de faciliter la collaboration entre les équipes. Seules les personnes avec le droit « responsable de service » peuvent modifier ces plannings d’affectations aux projets. 

Retour d’expérience: Migration d’une gestion de projet sous Excel vers le logiciel TimePerformance

Time Performance accompagne un de ses clients dans la mise en oeuvre de TimePerformance pour gérer un portefeuille de 27 projets induits par leur nouveau schéma directeur sur 3 ans. Nous voudrions ici faire partager cette expérience et les bénéfices obtenus.

Situation initiale avec Word/Excel

Les projets sont gérés avec un outillage hétérogène reposant en général sur Excel. Pour y voir plus clair au niveau du portefeuille, notre client a constitué des fiches projet sous Word et mis en place une feuille Excel de synthèse pour suivre les 27 projets. Cette feuille est remplie manuellement après avoir fait le tour des chefs de projet.

L’ensemble du processus est lourd et n’est pas satisfaisant en termes de restitution. Plutôt qu’un outil de pilotage, la feuille Excel permet tout juste de suivre des points de détails en réunion, des « actions », et de lever des alertes sur des jalons non respectés. Le diagramme de Gantt sous Excel a été tenté, puis abandonné.

TimePerformance a été choisi pour sa souplesse et sa simplicité, notamment par rapport à d’autres solutions, et la puissance de son reporting.

La reprise de données des projets

Le travail de migration d’Excel vers TimePerformance a principalement consisté à copier-coller les éléments de suivi de la feuille Excel et des fiches projet.

Les structures des projets ont été légèrement modifiées. Il a fallu compléter les dates et les estimations manquantes. Finalement, on a renseigné les statuts (terminé, ouvert, en attente…) et les pourcentages d’avancement.

Suivant le projet, ce travail a duré entre 15 minutes et 2 heures et demie, digressions incluses.

Les bénéfices avec TimePerformance

Prise de recul

Contrairement à un tableur, ou même un diagramme de Gantt, TimePerformance permet une meilleure articulation du projet en distinguant des concepts clés: livrables, tâches, phases… Cela permet de dégager les grandes lignes du projet sous forme de feuille de route ou roadmap, sans la complexité induite par la multitude des détails de réalisation, c.-à-d. les tâches ou les actions.

Le bénéfice est alors d’entrevoir enfin le projet dans sa globalité et de prendre du recul. Le projet est plus clair pour tout le monde et, certaines fois, cela permet de s’apercevoir qu’il manque des choses… 😉

Mesure fiable de l’avancement et des retards

La feuille Excel ne fournissait pas d’indicateur global d’avancement, mais des alertes sur les jalons. Il était difficile de connaître concrètement l’état d’avancement du projet.

TimePerformance permet d’obtenir très facilement une quantification de l’avancement et des écarts de délais, pour les jalons et l’ensemble du projet.

Savoir qu’on est en retard ne suffit pas, il faut savoir de combien. On peut espérer rattraper 15 jours de retard. Quand il s’agit de 5 mois de retard sur un projet de deux ans, c’est une autre affaire.

Anticipation de la charge

Le plan de charge dans TimePerformance montre graphiquement la répartition de la charge de travail dans le temps pour un projet. Au niveau d’un portefeuille, il permet de visualiser la courbe de charge pour un ensemble de projets.

Avec son portefeuille de 27 projets, le client a pu visualiser quantitativement dans TimePerformance ce qu’il savait intuitivement: il y avait une surcharge de travail planifié au mois de novembre. Beaucoup de projets planifiés indépendamment les uns des autres prévoyaient un pic d’activité pour novembre, mois déjà chargé par l’exercice budgétaire annuel.

Il était trop tard pour novembre, mais ce type de situation pourra être évité dans le futur grâce au plan de charge mis à jour en temps réel dans TimePerformance.

Raisonner en «coût global»

L’intérêt d’un outil comme TimePerformance est que l’estimation et le chiffrage total d’un projet sont si simples et si rapides qu’on le fait tout naturellement, même si cela n’est pas exigé. Pour notre client, cela a fait apparaître le budget global des projets, une information nouvelle qui semble avoir suscité quelque intérêt.

Dans le budget des entreprises, il est courant de distinguer les coûts internes (salaires) des coûts externes (prestations, achats…). Les premiers étant complètement maîtrisés avec les données provenant des RH, les chefs de projet de notre client avaient pour seule obligation budgétaire le suivi des coûts externes. Le budget suivi d’un projet était donc celui correspondant uniquement aux coûts externes. Or d’une part, le plus souvent il ne s’agit que de la partie émergé de l’iceberg. D’autre part, cela biaise les débats du type faire en interne ou en externe.

Dans les tableaux de bord de TimePerformance, on retrouve à la fois le suivi du budget global et celui des coûts externes (prestation, matériel…). On peut ainsi concilier suivi des coûts globaux du projet et suivi budgétaire de l’entreprise.

Facilité de partage de l’information

Ceci est un bénéfice immédiat d’une application Web comme TimePerformance par rapport à une feuille Excel pour laquelle se posent des problèmes de partage, de copies multiples et d’accès concurrents.

En résumé

La migration de la gestion de projet sous Excel vers TimePerformance a été très facile et rapide. Elle a permis de fournir immédiatement une nouvelle visibilité sur les projets grâce au dégagement des grandes lignes des plans projet et la fourniture d’indicateurs quantitatifs sur l’avancement, les délais, les coûts et les charges.

Grâce à un petit effort et avec les mêmes informations, le client a fait un bond en avant dans la maîtrise de ses projets. Et au final, l’utilisation quotidienne reste aussi simple.

Voilà tout l’intérêt d’utiliser une solution spécialisée comme TimePerformance par rapport à se débrouiller avec un outil générique comme Excel, aussi excellent soit-il.

Version 5.7.0

Version gratuite illimitée

Les limitations à 1 projet et 5 utilisateurs de la Free Editon de TimePerformance ont été supprimées. De plus, plusieurs écrans avancés de gestion de projet sont maintenant disponibles en version gratuite. N’oubliez pas d’en faire profiter vos amis !

Suppression de la version Essential Edition

Les comptes en version Essential seront convertis en version gratuite Free Edition.

Utilisateurs virtuels

Les utilisateurs virtuels représentent des personnes qui participent aux projets mais non autorisées à se connecter au logiciel. Dans le cas d’un utilisateur virtuel, il n’y a donc pas d’envoi d’identifiant de connexion.

Divers

  • Amélioration de l’ergonomie et de l’apparence de la feuille de route.
  • Les calculs des charges de travail et des coûts dans le rapport d’avancement ne prennent plus en compte les temps saisis en avance.
  • Ajout d’un niveau de zoom supplémentaire pour le Gantt.
  • Mettre entre crochets les liens hypertextes qui contiennent des espaces pour qu’ils soient automatiquement reconnus dans les zones de textes.
  • Lissage des courbes de plan de charge et d’affectation semaine par semaine.

La méthode agile SCRUM et le logiciel TimePerformance

Le logiciel de gestion de projet TimePerformance a été conçu pour apporter aux équipes SCRUM  une solution simple de gestion de projet qui respecte les principes de l’Agilité et apporte le top de la gestion traditionnelle pour le management.

Petit rappel sur la méthode SCRUM

analogie de la mêlée de rugby avec la méthode agile Scrum

SCRUM est une Méthode Agile créée en 1996 par Ken Schwaber et Jeff Sutherland, conçue initialement pour le développement logiciel.

La principale motivation de son élaboration est de pouvoir gérer des projets complexes avec de nombreuses inconnues, pour lesquels les méthodes classiques (cycle en V, cascade etc.) sont par nature inadaptées.

Pour gérer ce type de projet, il faut pouvoir s’adapter facilement et rapidement aux changements fréquents. C’est le concept d’Agilité.

L’image de la mêlée de Rugby (SCRUM en anglais) illustre parfaitement le style de cette méthode: progression continue, effort soutenu, importance de la cohésion de l’équipe, faire face ensemble pour surmonter les difficultés…

Management Visuel vs Utilisation d’un Logiciel

Le management visuel avec des post-it sur le mur a des avantages indéniables, notamment de convivialité. Mais il a aussi de nombreux inconvénients.

Garder la cohérence entre les post-it, les backlogs dans Excel et les courbes d’indicateurs est fastidieux.

De plus, un tableau vissé au mur n’est pas très pratique pour les communications vers l’extérieur ou les équipes réparties sur plusieurs sites.

L’utilisation d’un logiciel unique permet aussi l’automatisation de certaines tâches administratives.

La question n’est pas de remplacer le management visuel par un logiciel. Il s’agit de remplacer un ensemble hétéroclite de petits outils ou feuilles de calcul annexes, par un logiciel unique et simple.

Rationalisation de l’outillage, génération en temps réel des indicateurs et des courbes, partage de l’information font partie des bénéfices de l’utilisation de TimePerformance.

SCRUM et le monde de l’Entreprise

Convertir toute l’entreprise à la terminologie Scrum est difficile. Il y a très peu de chance que les story points, le burndown, les backlogs, la vélocité etc. soient un langage compréhensible par tous.

Par ailleurs, le contexte d’une entreprise ajoute des contraintes au niveau de la gestion des projets: suivi budgétaire, contrôle des coûts, suivi des temps… Le reporting de projet requiert de parler en jours-hommes et en euros, notamment pour le service Compta.

La spécificité de TimePerformance est de faire le pont entre agilité et management traditionnel.

Cette capacité est illustrée par les nombreuses vues tantôt agiles tantôt classiques proposées par le logiciel.

Cockpit de projet

Vu de l’équipe, le projet suit la méthode Scrum avec ses outils spécifiques: tableau des tâches, release backlog… Vu de l’extérieur, le projet Scrum est géré « comme les autres » avec un suivi budgétaire, un planning…

En fait, pour le management, le projet Scrum géré avec TimePerformance sera bien mieux géré que les autres projets. En effet, TimePerformance met en oeuvre la technique de la valeur acquise. Cette technique est recommandée par les référentiels professionnels de gestion de projet pour la gestion financière et le calcul de l’avancement.

C’est donc le top de la gestion de projet traditionnelle qui est mis à disposition des équipes agiles. De quoi crédibiliser Scrum auprès du management !

Autres bénéfices

Voici quelques autres apports possibles de TimePerformance pour les équipes.

  1. Intégration avec la gestion des ressources
  2. Historique du projet et possibilité d’analyser ce qui s’est réellement passé.
  3. Mesurer les évolutions de périmètre du projet.
  4. Améliorer les estimations grâce à la mesure des écarts planifié vs réalisé au niveau de chaque user story.
  5. Renforcer la Definition Of Done grâce à la fonctionnalité « Méthode ».

Pour la mise en oeuvre pratique de SCRUM avec TimePerformance, lire l’article Guide pour utiliser TimePerformance avec la méthode agile SCRUM.

5 astuces pour SCRUM et le logiciel TimePerformance

TimePerformance est le logiciel de gestion de projets et d’équipes conçu pour faire de l’Agilité dans un contexte professionnel. Il permet de satisfaire les besoins d’agilité des équipes et les besoins de reporting du management.

Voici les 5 astuces pratiques pour utiliser TimePerformance avec la méthode agile SCRUM.

1- La Terminologie

Comme TimePerformance s’utilise avec d’autres méthodes, la terminologie utilisée diffère légèrement de celle de SCRUM mais tous les artefacts SCRUM y sont. Voici un tableau de correspondances pour retrouver ses marques rapidement.

Correspondances
SCRUM TimePerformance
Product Backlog Backlog
Backlog Item ou User Stories Livrable
Release Phase
Sprint Étape
Release Backlog Feuille de Route

C’est tout. Pour le reste, c’est la même chose: burndown chart, diagramme de la vélocité, tableau des tâches…

burndown

2- Rôles Scrum et droits applicatifs

Le Product Owner doit avoir les droits « chef de projet » sur le projet dans le logiciel. Cela lui permet de gérer le backlog, de définir et de prioriser les fonctionnalités du produit.

Pour les membres du projet, il y a des droits « membre du projet », qui leur permettront d’accéder à l’ensemble du projet, au « radiateur d’information » et au tableau des tâches.

Le Scrum Master doit aussi avoir les droits « chef de projet » pour la saisie de l’avancement.

3- Les Estimations

TimePerformance laisse beaucoup de liberté dans le mode d’estimation. Pour un projet Scrum, une unité Story Point ou Ideal Day peut être créée. Le logiciel est très souple et permet de définir pleins d’autres modes d’estimation.

Afin de calculer des indicateurs de plan de charge et de coûts, on fournit un coefficient de conversion pour les unités configurables créées. Cette information correspond à la vélocité de l’équipe.

Par exemple, une vélocité de 40 points par sprint de 2 semaines pour une équipe de 5 personnes est équivalent à une conversion de 1 point en 1,25 jours-hommes de charge de travail. En effet, 40 points nécessitent 10 jours de travail * 5 personnes = 50 jours-hommes.

4- Saisie de l’avancement

Le suivi de l’avancement est réalisé au niveau des livrables (i.e. backlog items ou user stories) en saisissant un pourcentage ou à l’aide du reste à faire. Il y a aussi d’autres options pour le suivi de l’avancement.

5- Tableau des tâches

Toute l’équipe a accès au tableau des tâches et peut créer des tâches. Chaque membre peut mettre à jour le tableau pour ses tâches. Le tableau est aussi mis à jour automatiquement à partir des saisies dans les feuilles de temps. (nb: l’utilisation des feuilles de temps est optionnelle)

Tableau des tâches 

C’est tout…

Pour en savoir plus sur les bénéfices de l’utilisation du logiciel pour une équipe SCRUM, lire l’article La méthode agile SCRUM et TimePerformance.

Version 5.5

  • Nouveau: Réorganisation et simplification de l’interface de gestion de projet

    Les onglets ont été réorganisés afin de correspondre aux différentes problématiques de la gestion de projet. Il n’y a plus que 5 onglets: Vue globale, Configuration, Plan, Travail en cours et Analyse.

  • Amélioration de la check-list de gestion de projet

    La check-list montre les étapes à suivre pour créer un nouveau projet. La liste a été améliorée. Elle s’affiche et se masque en appuyant sur le bouton en haut à gauche.

  • Ajout ou modification d’aides dans plusieurs écrans.
  • Nouveau: ajout des dépenses engagées dans le rapport d’avancement
  • Amélioration de l’algorithme de l’estimé à terme

    L’algorithme se base sur la performance passée (CPI de la valeur acquise) pour calculer l’estimer à terme. Cependant en dessous de 10% d’avancement, le CPI risquant de n’être pas représentatif, l’estimé à terme est égal au budget + l’écart de coût.

  • Modification du mode de calcul de la date de fin réelle

    La date de fin réelle est maintenant égale à la date de fin de la dernière tâche. S’il n’y a pas de tâche, elle est égale à la date à laquelle l’état de l’élément passe à Terminé.

  • Modification de la règle de calcul de l’avancement et du reste à faire lorsque le consommé est nul

    Cela permet par exemple de suivre l’avancement en saisissant un reste à faire au niveau d’un livrable, sans même créer de tâche.

  • Amélioration de la génération des courbes dans le cas d’une planification partielle