Planification de capacité

Dans un monde où les entreprises sont constamment poussées à réaliser plus, la gestion des ressources devient un véritable casse-tête. La planification de capacité est un outil indispensable pour sortir la tête de l’eau.

Cet article rappelle pourquoi la planification de capacité est essentielle, quels en sont les bénéfices pour l’organisation, et présente comment cette fonctionnalité clé fonctionne dans timeperformance, le logiciel de gestion de portefeuille de projets en SaaS.

Pourquoi la planification de capacité

Avoir trop de projets en cours a des conséquences néfastes:

  • des retards importants sur les projets qui finissent par prendre 3 fois plus de temps que prévu
  • un épuisement des équipes avec à terme un turnover important.

A vouloir en faire plus, on en fait moins. C’est le paradoxe avec le fait de lancer trop de projets.

Or 2 puissants facteurs poussent les organisations à lancer trop de projets:

  1. des besoins toujours plus nombreux (compétitivité, nouvelles technologies, évolutions réglementaires etc…)
  2. la crainte de sous-utiliser les ressources disponibles

La planification de capacité permet de résister intelligemment à la pression du « trop de projets » et d’optimiser la productivité de l’organisation, tout en ménageant les équipes.

En quoi consiste la planification de capacité

La planification de la capacité consiste à comparer les ressources disponibles (la capacité) avec la charge de travail planifiée dans les projets (le plan de charge).

Grâce à cette comparaison, les managers peuvent prendre des décisions importantes:

  • Accepter de nouveaux projets s’il reste de la capacité
  • Refuser de nouveaux projets si la capacité maximale est atteinte
  • Prévoir des recrutements pour rééquilibrer

L’important est que ce type de décisions soit fondé sur des données chiffrées pour éviter les erreurs d’appréciation et les frustrations des demandeurs.

Comment ça marche en pratique

Dans timeperformance, le manager visualise les 2 courbes: celle de la capacité et le plan de charge. La capacité (à ne pas dépasser) est en rouge et, en vert, la charge de travail planifiée par l’ensemble des projets.

L’interprétation de ces courbes est simple: tant que la courbe verte reste en dessous de la courbe rouge, on est en capacité de faire ce qu’on a prévu.

Le manager a la possibilité d’inclure ou d’exclure des projets en cliquant sur la liste en bas pour étudier différents scénarios.

Si la courbe verte reste au-dessus de la courbe rouge malgré la désactivation des projets qu’il était possible de reporter, l’étude des 2 courbes permet de savoir combien et quand recruter.

Enfin, timeperformance permet aussi de visualiser le plan de charge d’une façon plus détaillée en le segmentant par priorité projet (cf. exemple ci-dessous), par statut des projets etc.

Comment les courbes sont calculées

Notons que l’étude de la capacité se fait profil par profil, c’est-à-dire par type de ressources ou par métier. Prenons l’exemple des « développeurs logiciels »…

Pour calculer la capacité, on considère le nombre de développeurs logiciels dans la DSI. Mais cela ne suffit pas.

En effet, il est rare que les collaborateurs soient exclusivement dédiés aux projets ou constamment disponibles. Le hors-projet (activités récurrentes, formation…) et les indisponibilités (congés…) sont des impondérables qui peuvent prendre une partie importante du temps des personnes. Les ignorer conduirait à largement surestimer la capacité à faire.

C’est pourquoi, dans timeperformance, on se concentre sur la capacité restante disponible pour les projets. Cette capacité se calcule comme le nombre de personnes avec le bon profil auquel on retranche les indisponibilités et surtout le hors-projet. Ainsi la courbe présentée ci-dessus de la capacité n’est pas une simple ligne horizontale.

Quant au plan de charge, il se calcule à partir des estimations et des plannings des projets préparés par les chefs de projet. Notons que les plannings de projet n’ont pas besoin d’être très détaillés.

timeperformance vs Excel

Étudier la capacité peut se faire dans Excel car c’est juste des chiffres ou des courbes. Le problème est que cette étude est nécessairement très grossière car la saisie manuelle d’informations est fastidieuse. De plus, maintenir à jour la feuille Excel avec les changements dans les projets ou les ressources est chronophage.

Dans timeperformance, la courbe de planification de la capacité est calculée automatiquement et en temps réel avec les données à jour issues des autres modules du logiciel. Il n’y a pas de ressaisie d’information. C’est donc un gain de temps et une garantie de fiabilité.

timeperformance vs autres logiciels de PPM

Les logiciels traditionnels de PPM (Sciforma, Planisware, Primavera…) reposent sur des planifications détaillées. C’est donc très lourd à mettre en œuvre et cela requiert une certaine stabilité des projets. C’est pourquoi beaucoup préféreront utiliser une feuille Excel à côté pour faire des choses plus simples.

Dans timeperformance, la planification de capacité se fonde sur des planifications qui peuvent être beaucoup moins détaillées, ce qui permet une mise en œuvre facile et plus souple.

Notons néanmoins que ces outils proposent des fonctions de planification de la capacité plus avancées, qui permettent par exemple de maximiser la valeur produite à ressource constante. Mais ces outils nécessitent une vraie expertise.

En résumé

La planification de capacité est l’outil de moyen-long terme de la gestion de ressources. Elle influe sur la constitution du portefeuille de projets en validant sa faisabilité. Elle permet aussi d’anticiper les recrutements dont le processus est généralement assez long.

La planification de capacité est le rempart au problème du « trop de projets » qui épuise les équipes et fait baisser la production de valeur.

timeperformance fournit cet outil indispensable d’une façon moins simpliste qu’une feuille Excel et moins compliquée que les logiciels traditionnels.

 

2 fausses bonnes idées pour sauver l’Agilité

Le titre provocateur « L’Agilité est morte » a envahi la blogosphère ces derniers temps avec des articles qui proposent toujours les mêmes solutions pour la sauver. L’ironie est que ces solutions pour sauver l’Agilité sont souvent les causes de son échec. Voici les 2 fausses bonnes idées les plus courantes.

Étendre l’Agilité à toute l’organisation

Il est couramment admis qu’une équipe agile, isolée et seule, ne peut pas fonctionner correctement si l’ensemble de l’organisation n’est pas elle-même agile et si l’ensemble du management n’est pas impliqué dans la transformation agile globale. Mais c’est une fausse bonne idée pour les raisons suivantes…

Toute transformation globale de l’organisation est une aventure à la fois coûteuse et extrêmement risquée. L’échec de la transformation globale est quasi certain. Cela aboutira au rejet de l’Agile. 

De plus, une transformation globale peut-elle être initiée avec une approche inventée dans le domaine informatique ? Même si le Digital a gagné en importance, une transformation d’une telle envergure ne peut être initiée qu’au niveau des Métiers. 

Enfin, il est utile de rappeler que l’Agilité, née dans les années 90, n’avait alors pas besoin d’une entreprise entièrement agile pour démontrer ses bénéfices. Les pionniers de l’Agilité ont prouvé que d’excellents résultats peuvent être obtenus sans un changement organisationnel global.

Plutôt que de prôner une transformation agile de l’ensemble de l’organisation, n’est-il pas plus judicieux de démontrer concrètement les bénéfices à petite échelle ?

Appliquer l’Agilité au-delà de l’Informatique

L’idée d’appliquer l’Agilité à d’autres domaines que l’informatique est séduisante. Si cela fonctionne pour l’IT, pourquoi pas ailleurs ?

En fait, rien ne garantit que cela marchera. Et en cas d’échec, c’est l’ensemble de l’approche agile qui pourrait être remise en question.

La première difficulté réside dans les spécificités de chaque domaine. Même dans  l’Informatique, l’Agilité n’est pas adaptée à tout. En effet, conçue pour le développement logiciel, l’Agilité n’est pas adaptée aux projets d’infrastructure.

La seconde difficulté est la résistance naturelle au changement. Les autres services de l’entreprise pourraient être satisfaits de leurs processus actuels et percevoir cette transformation initiée par l’informatique comme une intrusion indésirable.

Il faut faire une distinction entre l’Agilité dans le développement logiciel et les autres formes d’Agilité dans d’autres domaines. L’Agilité dans le développement logiciel a de solides fondements et des réussites reconnues tandis que les autres formes ont besoin de faire leur preuve.

Faut-il sauver l’Agilité ?

L’Agilité n’étant pas une fin en soi, une question s’impose: faut-il sauver l’Agilité ?

En fait, l’Agilité n’a pas besoin d’être sauvée. Si cela fonctionne, tout va bien et la question de sa survie ne se pose pas. Si il n’y a pas de bénéfices évidents, il faut chercher une approche plus adaptée.

D’ailleurs, l’Agilité comme un tout unique n’existe pas. Il y a juste des interprétations de principes très généraux et des tentatives de mise en oeuvre de ces principes.

Pour toute organisation qui se lancerait dans une mise en oeuvre de l’Agilité, notre conseil serait de toujours commencer à petite échelle.

En conclusion, on peut dire que l’Agilité « solution miracle » est morte. Les tentatives pour la sauver en la faisant passer « à l’échelle » risquent d’aboutir à une déception encore plus grande. Mais ce serait dommage de ne plus en faire du tout…

 

TimePerformance 15 mai 2024

Nouveau: Etiquette de projet

Cette mise à jour permet de créer des étiquettes pour les projets.

Les étiquettes remplacent la « catégorie de projet » avec 2 avantages: la possibilité d’attacher plusieurs étiquettes à un projet au lieu d’une seule catégorie et une mise en avant de la catégorie dans le nom du projet (exemple ci-dessous).

Pour créer/modifier/supprimer les étiquettes, il faut avoir le droit « Administrateur » ou « PMO ».

Les anciennes catégories ont été converties en étiquettes avec une couleur par défaut grise. Il est recommandé de les éditer pour leur choisir une couleur. La page de configuration est disponible depuis le menu dans la liste des projets. (cf. ci-dessous)

Les étiquettes permettent de filtrer les projets, y compris dans le contexte de portefeuille automatique.

 

Note importante concernant l’API

La propriété existante « folder » des structures Projet dans le JSON n’a plus de raison d’être du fait de la disparition des catégories. Néanmoins, pour conserver la compatibilité, celle-ci sera renseignée avec les listes des noms des étiquettes du projet, séparés par des virgules. Dans le cas d’une seule étiquette (ie catégorie), la valeur de la propriété « folder » devrait rester la même. Une nouvelle propriété « labels » a été ajoutée, fournissant la liste des étiquettes pour le projet.

Il est recommandé de mettre à jour dès que possible les codes informatiques qui utilisent l’ancienne propriété « folder » qui sera supprimée fin 2024.

Amélioration de la liste des projets

Le format Tableau de la liste des projets a été remplacé par un format de liste d’items qui peuvent se déplier pour afficher les détails. 

Des liens (cf image ci-dessous) ont été ajoutés pour pouvoir ouvrir certaines pages du projet sans quitter la liste des projets.

API Synchronisation des indisponibilités

Lors de la synchronisation des congés etc., les feuilles de temps des personnes seront pré-remplies, répliquant ainsi le fonctionnement de l’interface web.

TimePerformance 5 avril 2024

Améliorations de la page Capacité

Il est désormais possible de sélectionner plusieurs profils de ressources.

De plus, la vue « Capacité non affectée » a été intégrée à la page « Capacité » et s’affiche en cliquant sur le bouton associé.

Lancement d’une option Premium pour les sociétés de service

L’objet de cette option est de fournir des fonctionnalités spécifiques pour les sociétés de services. Cette option sera enrichie au fur et à mesure.

La première fonction est la vue du « Taux d’affectation » ou taux de staffing des consultants.

Autre changement

Les indisponibilités ont été exclues du graphique des temps passés ci-dessous.

TimePerformance 3 mars 2024

Nouveau: Gestion des Points à traiter

Nous sommes ravis d’annoncer l’introduction de la fonctionnalité « Gestion des Points à Traiter » dans notre logiciel de gestion de projet.

Cette nouvelle fonctionnalité est conçue pour faciliter la gestion des divers éléments qui émergent au cours d’un projet, tels que les sujets, les problèmes, les questions, les idées… Cette fonctionnalité correspond à la gestion de tickets, bugs, ou Issues dans le domaine informatique.

Dans sa version initiale, la gestion des points à traiter est délibérément maintenue simple. Elle sera progressivement enrichie en fonction des retours de nos utilisateurs.

Chaque point à traiter inclut des attributs essentiels : code, nom, description, type et état. Les états permettent l’implémentation d’un workflow séquentiel simple. Les listes des types et des états possibles sont configurables. Ils sont définis dans la « configuration des points à traiter » associée au projet.

En termes de droits, il faut être membre du projet concerné pour éditer ou supprimer un point à traiter. Des contrôles d’accès plus fins pourront être envisagés dans les versions futures.

Un aspect notable est la capacité pour le chef de projet de convertir un point à traiter en livrable ou en tâche, facilitant ainsi la transition des idées à l’exécution. Cette conversion peut être effectuée via un menu contextuel (cf. image ci-dessous).

Par exemple, un point correspondant à une évolution significative sera converti en livrable, tandis qu’un point correspondant à un petit bug sera généralement converti en tâche dans un livrable « Correction de bugs ».

Nouveau: Configuration de points à traiter

Une configuration de points à traiter définit la liste des états et des types dans un certain contexte.

A l’instar des méthodes, les configurations sont partageables et réutilisables sur plusieurs projets. Elles sont donc définies en dehors des projets.

La liste des configurations est disponible dans le module « Modèles de projet & Méthodes ».

Voici ci-dessous une page du paramétrage de la configuration. Une configuration consiste en une liste d’états et une liste de types de points à traiter. Les états ont un rang pour représenter un workflow séquentiel.

Pour utiliser une configuration de points à traiter sur un projet, il suffit de déclarer que le projet utilise la configuration dans la page « Options » du menu Configuration dans le projet, comme pour une méthode (cf. image ci-dessous).

TimePerformance 31 décembre 2023

Amélioration des affectations automatiques aux projets

Dans la Gestion de Ressources, le mécanisme d’affectation automatique aux projets a été amélioré avec un mode supplémentaire, en pourcentage du temps, plusieurs options et la possibilité de défaire (undo).

Voici un exemple avec une affectation automatique en pourcentage du temps de la semaine.

Voici un exemple avec une affectation automatique en fonction de la charge planifiée.

Affections: nouvelle option pour ignorer les éléments en état brouillon dans le plan de charge

La nouvelle option permet d’affiner les affectations dans le cas où certaines phases ou livrables ne sont pas définitifs. En effet, dans ce cas, il peut être préférable d’attendre d’avoir plus de visibilité avant d’engager les ressources.

TimePerformance 26 novembre 2023

Import de livrables depuis un fichier Excel

Dans la page « Structure Projet », un menu a été ajouté au niveau de l’arborescence des livrables pour importer des livrables depuis Excel.

Options pour afficher ou masquer les colonnes

Un menu a été créé pour gérer l’affichage de colonnes dans les listes de projets et dans le rapport d’avancement d’un projet.

TimePerformance 21 septembre 2023

Améliorations du Rapport d’Activité

Le rapport d’activité dans la gestion des ressources a été redessiné avec des nouvelles fonctionnalités pour faciliter la comparaison « affectations vs temps passés ».

 
Une nouvelle page a aussi été créée pour visualiser l’activité de chaque collaborateur.


Enfin, le rapport détaillé des temps inclut désormais les temps passés par projet/activité. (Le lien spécifique pour télécharger le rapport en Excel a donc été supprimé car devenu redondant avec le lien pour télécharger la table visible sur l’écran.)

TimePerformance 14 septembre 2023

Code projet

La référence externe d’un projet a été renommée « code projet » et est désormais intégrée dans l’interface graphique afin de répondre à l’usage fréquent de ces codes pour identifier les projets.

Ceci se traduit notamment par une colonne supplémentaire dans les listes de projets lorsque la taille de l’écran est suffisante (largeur > 2000 px) et l’ajout d’un critère supplémentaire dans le filtre projet.

Editions directes (en ligne)

Dans la liste de tâches, il est désormais possible de modifier la description d’une tâche, son reste à faire ou sa check-list directement sans passer par le formulaire.

Les plans d’actions des risques sont aussi directement éditables.

 

TimePerformance 26 juillet 2023

Nouvelle API

Une nouvelle API a été mise en ligne: /projects/{id}/lastmodified. Cette API retourne l’heure et la date de la dernière modification concernant un projet.

La finalité de cette API est de pouvoir déterminer facilement si un changement a eu lieu depuis la dernière récupération des données d’un projet pour éviter des traitements inutiles.

Les modifications impactant un projet sont toutes celles concernant le projet lui-même, sa configuration, ses livrables, ses phases, ses tâches, les saisies de temps, les avancements, les dépenses, les risques, les plans de référence…