Dans un monde où les entreprises sont constamment poussées à réaliser plus, la gestion des ressources devient un véritable casse-tête. La planification de capacité est un outil indispensable pour sortir la tête de l’eau.
Cet article rappelle pourquoi la planification de capacité est essentielle, quels en sont les bénéfices pour l’organisation, et présente comment cette fonctionnalité clé fonctionne dans timeperformance, le logiciel de gestion de portefeuille de projets en SaaS.
Pourquoi la planification de capacité
Avoir trop de projets en cours a des conséquences néfastes:
- des retards importants sur les projets qui finissent par prendre 3 fois plus de temps que prévu
- un épuisement des équipes avec à terme un turnover important.
A vouloir en faire plus, on en fait moins. C’est le paradoxe avec le fait de lancer trop de projets.
Or 2 puissants facteurs poussent les organisations à lancer trop de projets:
- des besoins toujours plus nombreux (compétitivité, nouvelles technologies, évolutions réglementaires etc…)
- la crainte de sous-utiliser les ressources disponibles
La planification de capacité permet de résister intelligemment à la pression du « trop de projets » et d’optimiser la productivité de l’organisation, tout en ménageant les équipes.
En quoi consiste la planification de capacité
La planification de la capacité consiste à comparer les ressources disponibles (la capacité) avec la charge de travail planifiée dans les projets (le plan de charge).
Grâce à cette comparaison, les managers peuvent prendre des décisions importantes:
- Accepter de nouveaux projets s’il reste de la capacité
- Refuser de nouveaux projets si la capacité maximale est atteinte
- Prévoir des recrutements pour rééquilibrer
L’important est que ce type de décisions soit fondé sur des données chiffrées pour éviter les erreurs d’appréciation et les frustrations des demandeurs.
Comment ça marche en pratique
Dans timeperformance, le manager visualise les 2 courbes: celle de la capacité et le plan de charge. La capacité (à ne pas dépasser) est en rouge et, en vert, la charge de travail planifiée par l’ensemble des projets.
L’interprétation de ces courbes est simple: tant que la courbe verte reste en dessous de la courbe rouge, on est en capacité de faire ce qu’on a prévu.
Le manager a la possibilité d’inclure ou d’exclure des projets en cliquant sur la liste en bas pour étudier différents scénarios.
Si la courbe verte reste au-dessus de la courbe rouge malgré la désactivation des projets qu’il était possible de reporter, l’étude des 2 courbes permet de savoir combien et quand recruter.
Enfin, timeperformance permet aussi de visualiser le plan de charge d’une façon plus détaillée en le segmentant par priorité projet (cf. exemple ci-dessous), par statut des projets etc.
Comment les courbes sont calculées
Notons que l’étude de la capacité se fait profil par profil, c’est-à-dire par type de ressources ou par métier. Prenons l’exemple des « développeurs logiciels »…
Pour calculer la capacité, on considère le nombre de développeurs logiciels dans la DSI. Mais cela ne suffit pas.
En effet, il est rare que les collaborateurs soient exclusivement dédiés aux projets ou constamment disponibles. Le hors-projet (activités récurrentes, formation…) et les indisponibilités (congés…) sont des impondérables qui peuvent prendre une partie importante du temps des personnes. Les ignorer conduirait à largement surestimer la capacité à faire.
C’est pourquoi, dans timeperformance, on se concentre sur la capacité restante disponible pour les projets. Cette capacité se calcule comme le nombre de personnes avec le bon profil auquel on retranche les indisponibilités et surtout le hors-projet. Ainsi la courbe présentée ci-dessus de la capacité n’est pas une simple ligne horizontale.
Quant au plan de charge, il se calcule à partir des estimations et des plannings des projets préparés par les chefs de projet. Notons que les plannings de projet n’ont pas besoin d’être très détaillés.
timeperformance vs Excel
Étudier la capacité peut se faire dans Excel car c’est juste des chiffres ou des courbes. Le problème est que cette étude est nécessairement très grossière car la saisie manuelle d’informations est fastidieuse. De plus, maintenir à jour la feuille Excel avec les changements dans les projets ou les ressources est chronophage.
Dans timeperformance, la courbe de planification de la capacité est calculée automatiquement et en temps réel avec les données à jour issues des autres modules du logiciel. Il n’y a pas de ressaisie d’information. C’est donc un gain de temps et une garantie de fiabilité.
timeperformance vs autres logiciels de PPM
Les logiciels traditionnels de PPM (Sciforma, Planisware, Primavera…) reposent sur des planifications détaillées. C’est donc très lourd à mettre en œuvre et cela requiert une certaine stabilité des projets. C’est pourquoi beaucoup préféreront utiliser une feuille Excel à côté pour faire des choses plus simples.
Dans timeperformance, la planification de capacité se fonde sur des planifications qui peuvent être beaucoup moins détaillées, ce qui permet une mise en œuvre facile et plus souple.
Notons néanmoins que ces outils proposent des fonctions de planification de la capacité plus avancées, qui permettent par exemple de maximiser la valeur produite à ressource constante. Mais ces outils nécessitent une vraie expertise.
En résumé
La planification de capacité est l’outil de moyen-long terme de la gestion de ressources. Elle influe sur la constitution du portefeuille de projets en validant sa faisabilité. Elle permet aussi d’anticiper les recrutements dont le processus est généralement assez long.
La planification de capacité est le rempart au problème du « trop de projets » qui épuise les équipes et fait baisser la production de valeur.
timeperformance fournit cet outil indispensable d’une façon moins simpliste qu’une feuille Excel et moins compliquée que les logiciels traditionnels.