Cette mise à jour apporte les 2 évolutions suivantes:
- Possibilité de donner des noms aux plans de référence
- Ajout du statut En Attente pour les projets
Catégorie : Logiciel TimePerformance
Informations sur les mises à jour du logiciel, conseil d’utilisation, trucs et astuces, tutoriel du logiciel de gestion de projet en ligne TimePerformance.
Version 7.1 Affectation des ressources plus efficaces
Nouveau: tableau Jours alloués vs Jours requis (Gestion des Ressources)
L’objectif de ce tableau est de faciliter le travail d’allocation des ressources pour un projet.
Le tableau apparaît lorsqu’on sélectionne un projet dans le menu de gauche et qu’on active le mode « Affectation Projet ».
Dans ce tableau, on peut voir semaine par semaine le nombre de jours alloués et le nombre de jours demandés pour chaque profil de ressource.
L’écart à date est l’écart cumulé entre les allocations et les jours requis depuis le début du projet jusqu’au dernier jour du mois sélectionné.
La dernière colonne représente le total des allocations et des jours demandés.
Le tableau utilise le code couleur suivant: Rouge = déficit de ressource, Vert = équilibre allocation/demande, Orange = surallocation de ressource (exemple: pour rattraper le déficit sur la semaine précédente).
Le tableau se met à jour à chaque affectation faite dans la grille d’affectation au-dessus.
A noter qu’en Mode Affectation Projet, la grille d’affectation montre uniquement les membres du projet. (NB: Le manager peut ajouter des personnes de son service à l’équipe projet.)
Grille des Affectations
La période de temps couverte par la grille est désormais un nombre entier de semaines du lundi au dimanche au lieu du seul mois calendaire.
De plus, l’affectation d’une ressource à un projet l’ajoute automatiquement à l’équipe projet si nécessaire. Dans ce cas, la personne fait partie de l’équipe mais n’a pas encore accès au projet (seul le chef de projet peut lui octroyer l’accès).
NB: Lors de la mise à jour du logiciel, il a été contrôlé que toute personne affectée à un projet faisait partie de l’équipe. Si ce n’était pas le cas, la personne a été ajoutée à l’équipe en suivant la règle ci-dessus.
API
Ajout des champs plannedStart (date de début planifié) et actualStart (date de début réel) dans le rapport d’avancement
Divers
- Design de la feuille de temps allégé
- Correction du bug de compatibilité Windows 10 du widget Liste de tâches pour Windows. Téléchargez la nouvelle version après désinstallation de la précédente. (NB: le message d’avertissement de compatibilité sur l’écran de login est un faux positif et doit être ignoré.)
Mise à jour 7.0
Version 7 de TimePerformance
Pour TimePerformance, c’est aussi la grande rentrée avec une toute nouvelle version où le logiciel fait «peau neuve» avec une refonte à la fois esthétique, ergonomique et technique.
Nouvelle page d’accueil
La page d’accueil a été épurée. Elle montre dans cette version clairement les différents modules de l’application.
A noter que la partie Gestion de service a été renommée en Gestion des ressources.
Nouvelle Navigation
Pour naviguer dans l’application, il y a:
- la barre de menu en haut fixe qui permet de passer d’un module à un autre
- le menu sur la gauche propre à chaque module
Cette navigation remplace notamment la navigation précédente par onglet.
A noter qu’il est possible de masquer chacun de ces 2 menus de navigation en cliquant sur le petit triangle.
Nouvelles listes de projets, de portefeuilles, de méthodes et de modèles de projet
Les listes de projets, de portefeuilles, de méthodes et de modèles qui étaient dans l’accueil ont été déplacées dans des pages séparées. De plus, elles sont désormais présentées sous la forme de tableaux triables et filtrables et enrichies avec des informations supplémentaires (cf. liste des projets ci-dessous).
Gestion de projet «à la carte»
Avec TimePerformance, l’objectif est de permettre aux chefs de projet et aux équipes d’avoir en standard accès aux meilleures techniques de gestion de projet, qu’elles soient traditionnelles ou issues des méthodes agiles. Ce large choix d’outils se traduit en chiffre – 28 pages disponibles pour le module Gestion de projet – ce qui rend le logiciel à la fois «simple et vaste» selon les dires de nos utilisateurs.
Pour simplifier l’utilisation quotidienne, les utilisateurs peuvent maintenant personnaliser le menu de navigation à gauche en choisissant leurs pages préférées.
Un menu Autres Pages permet d’accéder à toutes les pages et de définir ses favoris.
Focus sur une période du Projet
Certaines pages peuvent permettre de visualiser ou de travailler sur une période précise du projet, i.e. une phase, une étape ou tout le projet. Le sélecteur de période a été mutualisé dans la barre avec le nom du projet. Cela permet par exemple de visualiser les différents indicateurs d’une étape sans avoir à re-sélectionner l’étape à chaque changement de page.
De plus, certaines pages ont été adaptées pour pouvoir faire le focus sur une période: Gantt, Cockpit…
Nouvelle Fiche Projet
La Fiche Projet est une nouvelle page qui synthétise des informations qualitatives sur le projet.
Certaines informations sont nouvelles :
- Objectif du projet/Cas d’affaire
- Exclusions de Périmètre
- Relations avec d’autres projets
- Plan de communication
- Autres parties prenantes
Nouveau design de la liste des tâches
NB: Suite à la mise en ligne, il sera nécessaire d’installer la nouvelle version de la liste des tâches pour Windows.
Mise à jour de la check-list Projet et des aides en général
La check-list Projet qui propose un processus pour créer un nouveau projet a été enrichie avec des aides et des items optionnels. Les aides dans l’ensemble de l’application ont elles-aussi été mises à jour.
Autres modifications fonctionnelles
- Possibilité d’archiver les portefeuilles
- Diagramme de Gantt: options pour masquer les dates, les étapes et les phases
- Livrable: suppression du champ Importance
Performances, évolution technologiques et compatibilité améliorée avec l’IPad
La version 7 repose sur une profonde refonte technique de la partie Web. TimePerformance est maintenant une application HTML5 «single page» avec comme bénéfices pour l’utilisateur des gains sensibles de performance et la compatibilité avec l’IPad.
L’utilisation d’un navigateur récent est recommandée.
N’hésitez pas à nous faire un retour sur cette nouvelle version par email ou en écrivant un commentaire à ce post.
Mise à jour 6.9.5
Nouvelle API: Plan de charge
Cette nouvelle API permet de récupérer la charge prévue pour un projet et pour chaque profil semaine par semaine. Documentation disponible ici
Mise à jour 6.9.4
Amélioration de la Feuille de route
Cette mise à jour introduit quelques améliorations au niveau de la feuille de route encadrées en rouge dans l’image ci-dessous.
Possibilité de voir les tâches
Il y a une nouvelle option pour faire apparaître ou masquer les tâches dans la feuille de route, avec toutes les actions associées (créer, supprimer, éditer…). En cliquant sur une tâche, il apparaît une sorte de « post-it » reprenant tous les détails de la tâche comme dans le tableau des tâches.
Pour les gros projets avec des centaines voire des milliers de tâches, il est recommandé de ne pas afficher les tâches pour améliorer les performances de votre navigateur.
Niveau phase optionnel
Par défaut, le découpage d’un projet a la structure suivante: Projet → Étapes → Livrables → Tâches.
Pour les projets plus longs, il est possible d’ajouter un nouveau de découpage supplémentaire: les Phases. La structure devient alors: Projet → Phases → Étapes → Livrables → Tâches
Dans cette version, l’ajout du niveau supplémentaire a été rendu plus explicite. Il est possible aussi de supprimer le niveau Phase sans perdre ce qu’il y a en dessous (étapes, livrables…). Pour ajouter ou supprimer ce niveau supplémentaire Phase, cliquez sur le bouton correspondant dans la barre de boutons en haut de la feuille de route.
Rappelons que l’utilisation du niveau supplémentaire Phase ne se justifie que lorsque la durée du projet dépasse 1an ou que le nombre d’étapes est supérieur à 6 ou 7.
Ergonomie
Au niveau de chaque élément de la feuille de route – phase, étape, livrable – les précédents boutons d’action ont été rassemblés en un seul avec un menu afin d’alléger le design de la feuille de route.
Modification de l’aide
L’aide de la feuille de route a été réécrite pour clarifier les différents concepts: phase, étape, livrable et tâche.
Lecture recommandée pour tous ceux qui n’auraient pas bénéficié d’une formation.
A noter
Dans un souci de simplification et d’élimination de l’inutile, l’attribut Importance au niveau des livrables va être supprimé dans la prochaine version… sauf si les utilisateurs de TimePerformance souhaitent qu’il soit conservé. Dans ce cas, merci d’envoyer un email au Support.
N’hésitez pas à réagir à cette nouvelle version ou à nous envoyer vos idées pour améliorer la solution, en écrivant un commentaire sur ce blog, en envoyant un email au Support ou encore sur Twitter @TimePerformance .
Version 6.9
Couleurs configurables dans le diagramme de Gantt
Cette version introduit la possibilité de configurer la couleur des livrables dans le diagramme de Gantt afin de les faire ressortir.
Pour changer la couleur, cliquer sur le nom du livrable dans le diagramme de Gantt puis sélectionner une couleur parmi les 7 disponibles.
Il est aussi possible de définir une couleur pour une catégorie de livrables. Tous les sous-livrables de la catégorie héritent alors de la couleur choisie. Dans l’exemple ci-dessus, on a choisit la couleur verte pour la catégorie de livrables Gestion de Projet. (Une catégorie de livrables est simplement un livrable de niveau supérieur dans l’arborescence. cf. menu Livrables dans l’onglet Préparation)
Attention à utiliser avec parcimonie les couleurs afin d’éviter l’effet Sapin de Noël qui nuirait à la lisibilité du diagramme.
Nouvel attribut Client pour un projet
Cet attribut permet de spécifier le nom du commanditaire du projet, i.e. l’entité pour qui on réalise le projet. Cette information est affichée dans l’accueil et au niveau des portefeuilles de projets.
Pour un prestataire de service, il s’agit bien évidemment du nom du client. Pour une DSI, il peut s’agir d’une direction Métier. Etc.
Projets normaux / Projets spéciaux
Dans le formulaire d’un projet, il est possible de marquer le projet comme Spécial. Cette information est utilisée dans le Suivi Mensuel de Gestion de Service pour distinguer le temps passé sur certains projets dits spéciaux (exemple: support, activités récurrentes, projets non facturables…) du temps passés sur les autres projets.
Nouvelle version de la liste de tâches pour Windows
Le logiciel qui permet d’avoir accès instantanément à sa liste de tâches dans la barre de notification de Windows a été mis à jour. Les nouveautés sont:
- Ajout de 2 menus pour ouvrir sa feuille de temps ou l’accueil de TimePerformance dans un navigateur
- Option Ancrage à droite qui masque les bords de la fenêtre
- Version en Anglais
Pour installer la nouvelle version, veuillez désinstaller l’ancienne et cliquer sur le lien dans l’accueil du logiciel TimePerformance pour télécharger la nouvelle.
3 nouvelles API pour récupérer les tâches
Les 3 nouvelles API sont:
- La liste de tâches d’une personne →documentation
- Les tâches assignées à une personne (filtrage optionnel sur une période de temps) →documentation
- Les tâches d’un projet →documentation
Divers
- Possibilité d’obtenir la charge par profil pour une étape ou une phase dans l’écran du Plan de Charge d’un projet
- La taille maximum des noms de projet ou de portefeuille a été augmentée à 40 caractères au lieu de 30.
- TimePerformance est disponible sur le Chrome Web Store. Télécharger l’application pour le navigateur Chrome
Version 6.8
Refonte de l’écran de reporting mensuel de service
Le design de l’écran a été modifié afin d’être adapté au cas où il y a de nombreux projets.
Des boutons ont été ajoutés pour envoyer en un clic un email à une personne pour demander la mise à jour de la feuille de temps, avec la possibilité de personnaliser le message.
NB: Le reporting de service n’est disponible qu’en édition Performance. Pour les utilisateurs en édition Free, vous pouvez visualiser l’évolution dans la démo en ligne de TimePerformance.
Améliorations diverses
Dans la recherche de tâches, possibilité de masquer les colonnes charge consommée et reste à faire, notamment utile lorsqu’on utilise cet écran pour faire du suivi d’actions.
Export de la feuille de route sous la forme d’image, en plus de l’export PDF, pour pouvoir l’insérer plus facilement dans un document ou y ajouter des éléments de branding (logo…).
Affichage de la date limite dans la liste de tâches.
Affichage du temps passé sur les post-it dans le tableau des tâches.
Ajout d’une colonne Total dans les rapports d’activité
Le graphique des heures par projets a été déplacé dans mon rapport mensuel d’activité.
Possibilité d’afficher/masquer les projets dans l’accueil en fonction du rôle de la personne (chef de projet, membre de l’équipe, observateur)
Mise à jour 6.7.4
Nouvelle API: Timesheet
Cette nouvelle interface permet de récupérer le suivi des temps tâche par tâche. Tout les détails sur la documentation en ligne
Divers
Affichage dans l’accueil de tous les modèles de projet, même ceux qui n’ont pas été créés par l’utilisateur.
Planification de Projet et Granularité
La planification d’un projet est essentielle à sa réussite. Elle consiste principalement en son découpage en éléments plus petits qu’on pourra gérer. Se pose alors souvent le problème de la granularité du découpage…
Découpage d’un projet
Dans le logiciel TimePerformance, le découpage est à 3 niveaux: les phases, les livrables et les tâches.
Les phases (ou étapes) servent à la maîtrise de l’avancement et des délais grâce à la mise en place de jalons.
Les livrables servent à définir le périmètre, estimer les charges de travail et les coûts (budget), et à calculer l’avancement du projet.
Les tâches servent à organiser, coordonner et répartir le travail au sein de l’équipe; et à suivre le travail réalisé.
Ce découpage à 3 niveaux du projet se visualise dans la feuille de route du projet.
La problématique de granularité
Lorsqu’on découpe son projet, il se pose toujours la question de savoir si on a assez ou pas assez décomposé le projet. C’est ce qu’on appelle la problématique de granularité.
Les conséquences d’une mauvaise granularité sont les suivantes:
- Si on ne décompose pas assez, on perd en maîtrise (des délais, de l’avancement, des estimations…)
- Si on décompose trop, cela devient très lourd à gérer, et cela peut éliminer inutilement des options.
C’est souvent ce dernier écueil que nous rencontrons chez les clients que nous accompagnons. Les chefs de projet, souvent habitués à utiliser des outils pour faire des diagrammes de Gantt, ont tendance à beaucoup trop décomposer. Ils veulent bien faire, trop bien faire, jusqu’à obtenir un degré de précision illusoire en considération des différentes inconnues du projet.
Nous avons rencontré en formation le cas d’un projet de 7 jours-hommes qui avait été découpé par un stagiaire en une quarantaine d’éléments. Des projets de cette taille, on peut en avoir une dizaine par mois. Le chef de projet aurait alors des centaines d’éléments à suivre par mois. C’est juste ingérable, et inutile.
Pour vous aider dans la décomposition de vos projets dans le logiciel TimePerformance, voici quelques repères en termes de granularité issus de notre expérience.
| Tâche | de 1h à 3 jours de travail | |
| Livrable | de 5 à 20 jours de travail | réalisé par 3 à 20 tâches |
| Étape | de 1 à 8 semaines de délai | contenant 3 à 10 livrables |
| Phase | de 2 à 12 mois de délai | contenant 3 à 10 étapes |
Notez que les tâches et les livrables ont une granularité exprimée en termes de charge de travail, tandis que celles des étapes et des phases sont exprimées en termes de délai.
Que faire si la granularité n’est pas la bonne ?
Si l’élément est trop gros, il faut le décomposer. Par exemple, un livrable peut être découpé en plusieurs sous-livrables.
Si l’élément est trop petit, il faut le regrouper avec d’autres éléments. Par exemple, si vous avez plusieurs petits livrables de gestion de projet (planning, suivi, réunion de pilotage) planifié pour la même étape, rien n’empêche de les réunir au sein d’un seul livrable intitulé « gestion de projet » avec dans la description « planning, suivi et réunion de pilotage ».
La bonne granularité est avant tout une affaire de bon sens avec un seul objectif: rendre humainement gérable un projet aussi complexe soit-il.