Version 7 de TimePerformance

Pour TimePerformance, c’est aussi la grande rentrée avec une toute nouvelle version où le logiciel fait «peau neuve» avec une refonte à la fois esthétique, ergonomique et technique.

Nouvelle page d’accueil

La page d’accueil a été épurée. Elle montre dans cette version clairement les différents modules de l’application.

Accueil v7

A noter que la partie Gestion de service a été renommée en Gestion des ressources.

Nouvelle Navigation

Pour naviguer dans l’application, il y a:

  • la barre de menu en haut fixe qui permet de passer d’un module à un autre
  • le menu sur la gauche propre à chaque module

Cette navigation remplace notamment la navigation précédente par onglet.

A noter qu’il est possible de masquer chacun de ces 2 menus de navigation en cliquant sur le petit triangle.

Nouvelles listes de projets, de portefeuilles, de méthodes et de modèles de projet

Les listes de projets, de portefeuilles, de méthodes et de modèles qui étaient dans l’accueil ont été déplacées dans des pages séparées. De plus, elles sont désormais présentées sous la forme de tableaux triables et filtrables et enrichies avec des informations supplémentaires (cf. liste des projets ci-dessous).

liste des projets

Gestion de projet «à la carte»

Avec TimePerformance, l’objectif est de permettre aux chefs de projet et aux équipes d’avoir en standard accès aux meilleures techniques de gestion de projet, qu’elles soient traditionnelles ou issues des méthodes agiles. Ce large choix d’outils se traduit en chiffre – 28 pages disponibles pour le module Gestion de projet – ce qui rend le logiciel à la fois «simple et vaste» selon les dires de nos utilisateurs.

Pour simplifier l’utilisation quotidienne, les utilisateurs peuvent maintenant personnaliser le menu de navigation à gauche en choisissant leurs pages préférées.

projet exemple v7

Un menu Autres Pages  permet d’accéder à toutes les pages et de définir ses favoris.

Menu projet v7

Focus sur une période du Projet

Certaines pages peuvent permettre de visualiser ou de travailler sur une période précise du projet, i.e. une phase, une étape ou tout le projet. Le sélecteur de période a été mutualisé dans la barre avec le nom du projet. Cela permet par exemple de visualiser les différents indicateurs d’une étape sans avoir à re-sélectionner l’étape à chaque changement de page.

De plus, certaines pages ont été adaptées pour pouvoir faire le focus sur une période: Gantt, Cockpit…

Nouvelle Fiche Projet

La Fiche Projet est une nouvelle page qui synthétise des informations qualitatives sur le projet.

Certaines informations sont nouvelles :

  • Objectif du projet/Cas d’affaire
  • Exclusions de Périmètre
  • Relations avec d’autres projets
  • Plan de communication
  • Autres parties prenantes

Fiche Projet

Nouveau design de la liste des tâches

liste des tâches v7

NB: Suite à la mise en ligne, il sera nécessaire d’installer la nouvelle version de la liste des tâches pour Windows.

Mise à jour de la check-list Projet et des aides en général

La check-list Projet qui propose un processus pour créer un nouveau projet a été enrichie avec des aides et des items optionnels. Les aides dans l’ensemble de l’application ont elles-aussi été mises à jour.

Check-list Projet

Autres modifications fonctionnelles

  • Possibilité d’archiver les portefeuilles
  • Diagramme de Gantt: options pour masquer les dates, les étapes et les phases
  • Livrable: suppression du champ Importance

Performances, évolution technologiques et compatibilité améliorée avec l’IPad

La version 7 repose sur une profonde refonte technique de la partie Web. TimePerformance est maintenant une application HTML5 «single page» avec comme bénéfices pour l’utilisateur des gains sensibles de performance et la compatibilité avec l’IPad.

L’utilisation d’un navigateur récent est recommandée.

N’hésitez pas à nous faire un retour sur cette nouvelle version par email ou en écrivant un commentaire à ce post.

Bien utiliser le diagramme de Gantt

Chaplin Modern Times
A l’origine, le diagramme de Gantt est un outil d’organisation scientifique du travail inventé au début du 20ème siècle pour améliorer la productivité des chaînes de montage dans les usines.

Quelques décennies plus tard, le Gantt a été utilisé avec succès pour gérer de grands projets d’infrastructure avant de devenir une icône de la gestion de projet. C’est aujourd’hui un outil incontournable du chef de projet. Et pourtant, il convient de l’utiliser avec discernement…

Si tous les projets ont un besoin de planification et de respect des délais, ils ne s’apparentent pas tous à du travail à la chaîne, ni à des grands projets de construction.

Dans le développement informatique, combien de diagrammes de Gantt finissent sans suite ? Environ 99%…

Le piège est de faire un Gantt par habitude sans se poser la question de l’utilité de ce qui n’est au final qu’une technique parmi d’autres. A quoi sert  le Gantt ? Quels problèmes résout-il ? Y a-t-il des conditions à son utilisation ?

Diagramme de Gantt et Planification

Diagramme de Gantt

Le Gantt permet de visualiser simplement les délais, l’ensemble des tâches et leur séquencement.

Mais c’est une erreur de commencer la planification du projet dans un Gantt. 

En effet, dans le Gantt, il y a tout: la définition du périmètre du projet, la décomposition en tâches et leur ordonnancement, l’estimation des charges et le calcul des durées, les affectations, la disponibilité des ressources… C’est trop d’un coup. La planification d’un projet requiert un processus d’analyse qu’il est dangereux de court-circuité…

La construction du Gantt est la dernière étape du processus de planification. Il permet de calculer les délais et d’optimiser les ressources.

Le Gantt peut être utilisé à un niveau macroscopique pour visualiser le projet et les délais. Mais pour cela, il existe d’autres outils plus simples de visualisation comme la ligne de temps.

Dans la suite de l’article, on considère uniquement le cas de l’utilisation du Gantt pour une planification détaillée jusqu’aux tâches des équipes.

Un outil indispensable pour…

Le Gantt est nécessaire pour gérer le séquencement des tâches lorsque les interdépendances sont fortes. Sur un chantier de construction, ces interdépendances sont très nombreuses et incontournables. (Il faut couler les fondations avant de pouvoir monter les murs…) Un outil pour les gérer est indispensable.

Le Gantt est aussi nécessaire lorsque les intervenants sur le projet sont nombreux. Il permet de construire les calendriers d’intervention, de répartir les tâches et de coordonner les équipes.

Sur un chantier de construction, il y a plusieurs équipes (terrassiers, électriciens, plombiers..) qui n’interviennent qu’à des moments précis, se croisent et donc communiquent peu entre elles; d’où l’importance d’une planification précise.

Mais un outil complexe

Pour un projet de taille moyenne avec une équipe de 6 personnes sur 1 an, on atteint très vite le millier de tâches à ordonnancer et à gérer. Même avec un bon logiciel, c’est un travail fastidieux.

Planifier avec un Gantt nécessite un effort important de la part du chef de projet. Il peut même être nécessaire de déléguer la planification à un expert.

Mais les enjeux du chapitre précédent peuvent justifier ce travail important de planification.

Quand ne pas utiliser le Gantt…

Le Gantt est utile pour planifier dans le détail. Or construire un planning détaillé et calculer des délais n’ont de sens que si:

  • l’ensemble du contenu du projet est connu à l’avance
  • les estimations sont relativement fiables

Dans certains projets, le périmètre flou, les inconnues et les aléas rendent toute velléité de planifier dans le détail futile.

Notamment, dans le domaine du développement informatique, les projets avec ces caractéristiques sont le cas général. Ceci est à l’origine du mouvement Agile et de son énorme succès. Gérer un projet Agile avec un Gantt est donc une hérésie.

Dans certains domaines, les problèmes adressés par le Gantt, séquencement des tâches et gestion complexe d’équipes, sont mineurs.

Toujours dans le développement logiciel, il n’y a pas de problème de séquencement des tâches car il y a peu de contraintes fortes dans l’ordre pour faire les choses. Il n’y a pas non plus de gros problème de gestion des équipes (solution simple de gestion des ressources).

Dans ces contextes, l’utilisation du Gantt génère un travail important avec des replanifications perpétuelles et ne résout aucun des problèmes majeurs.  Ceci explique l’abandon rapide du Gantt observé si souvent.

Exemples concrets

Voici 2 projets « informatiques » avec des enjeux très différents, donc un besoin d’outil différent.

Type de Projet Déménagement de salle serveurs Développement d’un logiciel
Problématique Réduire la durée de coupure de service (optimisation des délais) Répondre aux besoins des utilisateurs, intégration aux SI, ergonomie, apporter de la valeur… Problématiques variées où les délais sont une variable parmi d’autres.
Contenu du projet Parfaitement connu (équipement actuel) Cahier des charges ou spécifications qui vont évoluer, solution à peine ébauchée…
Estimation de la charge de travail Facile, déjà fait Marge d’erreur importante du fait de la nouveauté et des inconnues, nécessite d’acquérir plus de connaissances sur le problème et d’expérience dans les technologies ou le fonctionnel
Ordonnancement des tâches Important, nombreuses règles à respecter dans le montage ou le démontage des équipements. Pas important. Grande flexibilité.
Coordination des équipes Au moins 2 équipes distinctes très spécialisées (déménageurs et administrateurs réseaux) qui doivent se coordonner avec des délais courts Une seule équipeImpossible de prédire en détail le travail à faire du fait des nombreuses inconnues du projet.
Conclusion Utilisation du Gantt recommandée Se focaliser sur le périmètre du projet, l’architecture, les technologies, l’ergonomie, les risques… plutôt que sur le séquencement des tâches dans un Gantt.

Conclusion

Le contexte idéal pour l’utilisation du Gantt se définit par:

  • Le contenu du projet est défini avec un grand niveau de détail
  • Les charges de travail peuvent être estimées avec une bonne précision
  • Les dépendances entre les tâches sont des contraintes fortes
  • La coordination et la gestion des équipes sont complexes

Le diagramme de Gantt est un puissant outil d’optimisation du travail plutôt réservé à des experts de la planification.

Mais diagramme de Gantt et gestion de projet ne sont pas synonymes. S’il n’y a pas les conditions pour utiliser le Gantt, ni de valeur à le faire, il vaut mieux s’en passer.

Mise à jour 6.9.4

Amélioration de la Feuille de route

Cette mise à jour introduit quelques améliorations au niveau de la feuille de route encadrées en rouge dans l’image ci-dessous.

Feuille de route v6.9.4

Possibilité de voir les tâches

Il y a une nouvelle option pour faire apparaître ou masquer les tâches dans la feuille de route, avec toutes les actions associées (créer, supprimer, éditer…). En cliquant sur une tâche, il apparaît une sorte de « post-it » reprenant tous les détails de la tâche comme dans le tableau des tâches.

Pour les gros projets avec des centaines voire des milliers de tâches, il est recommandé de ne pas afficher les tâches pour améliorer les performances de votre navigateur.

Niveau phase optionnel

Par défaut, le découpage d’un projet a la structure suivante: Projet → Étapes → Livrables → Tâches.

Pour les projets plus longs, il est possible d’ajouter un nouveau de découpage supplémentaire: les Phases. La structure devient alors: Projet → Phases → Étapes → Livrables → Tâches

Dans cette version, l’ajout du niveau supplémentaire a été rendu plus explicite. Il est possible aussi de supprimer le niveau Phase sans perdre ce qu’il y a en dessous (étapes, livrables…). Pour ajouter ou supprimer ce niveau supplémentaire Phase, cliquez sur le bouton correspondant dans la barre de boutons en haut de la feuille de route.

Rappelons que l’utilisation du niveau supplémentaire Phase ne se justifie que lorsque la durée du projet dépasse 1an ou que le nombre d’étapes est supérieur à 6 ou 7.

Ergonomie

Au niveau de chaque élément de la feuille de route – phase, étape, livrable – les précédents boutons d’action ont été rassemblés en un seul avec un menu afin d’alléger le design de la feuille de route.

Modification de l’aide

L’aide de la feuille de route a été réécrite pour clarifier les différents concepts: phase, étape, livrable et tâche.

Lecture recommandée pour tous ceux qui n’auraient pas bénéficié d’une formation. 

A noter

Dans un souci de simplification et d’élimination de l’inutile, l’attribut Importance au niveau des livrables va être supprimé dans la prochaine version… sauf si les utilisateurs de TimePerformance souhaitent qu’il soit conservé. Dans ce cas, merci d’envoyer un email au Support.

N’hésitez pas à réagir à cette nouvelle version ou à nous envoyer vos idées pour améliorer la solution, en écrivant un commentaire sur ce blog, en envoyant un email au Support ou encore sur Twitter @TimePerformance .

Équipe pluridisciplinaire SCRUM: avantages et inconvénients

La méthode Scrum a introduit le concept d’équipe pluridisciplinaire (cross-functional team).

Une équipe pluridisciplinaire Scrum est une équipe pluridisciplinaire dont les membres sont eux-mêmes pluridisciplinaires.

L’avantage évident est de faciliter la collaboration inter-discipline. Mais cela ne serait pas suffisant pour justifier la contrainte supplémentaire de devoir trouver les « bons profils ».

Quel est l’avantage d’une telle équipe par rapport à une équipe pluridisciplinaire classique où chaque membre à un rôle précis ?

L’avantage souvent méconnu est de pouvoir affecter les personnes à 100% sur un projet.

Continuer la lecture de « Équipe pluridisciplinaire SCRUM: avantages et inconvénients »

Version 6.9

Couleurs configurables dans le diagramme de Gantt

Cette version introduit la possibilité de configurer la couleur des livrables dans le diagramme de Gantt afin de les faire ressortir.

Diagramme de Gantt

Pour changer la couleur, cliquer sur le nom du livrable dans le diagramme de Gantt puis sélectionner une couleur parmi les 7 disponibles.

Il est aussi possible de définir une couleur pour une catégorie de livrables. Tous les sous-livrables de la catégorie héritent alors de la couleur choisie. Dans l’exemple ci-dessus, on a choisit la couleur verte pour la catégorie de livrables Gestion de Projet.  (Une catégorie de livrables est simplement un livrable de niveau supérieur dans l’arborescence. cf. menu Livrables dans l’onglet Préparation)

Attention à utiliser avec parcimonie les couleurs afin d’éviter l’effet Sapin de Noël qui nuirait à la lisibilité du diagramme.

Nouvel attribut Client pour un projet

Cet attribut permet de spécifier le nom du commanditaire du projet, i.e. l’entité pour qui on réalise le projet. Cette information est affichée dans l’accueil et au niveau des portefeuilles de projets.

Pour un prestataire de service, il s’agit bien évidemment du nom du client. Pour une DSI, il peut s’agir d’une direction Métier. Etc.

Projets normaux / Projets spéciaux

Dans le formulaire d’un projet, il est possible de marquer le projet comme Spécial. Cette information est utilisée dans le Suivi Mensuel de Gestion de Service pour distinguer le temps passé sur certains projets dits spéciaux (exemple: support, activités récurrentes, projets non facturables…) du temps passés sur les autres projets.

Nouvelle version de la liste de tâches pour Windows

Le logiciel qui permet d’avoir accès instantanément à sa liste de tâches dans la barre de notification de Windows a été mis à jour.  Les nouveautés sont:

  • Ajout de 2 menus pour ouvrir sa feuille de temps ou l’accueil de TimePerformance dans un navigateur
  • Option Ancrage à droite qui masque les bords de la fenêtre
  • Version en Anglais

Pour installer la nouvelle version, veuillez désinstaller l’ancienne et cliquer sur le lien dans l’accueil du logiciel TimePerformance pour télécharger la nouvelle.

3 nouvelles API pour récupérer les tâches

Les 3 nouvelles API sont:

Divers

  • Possibilité d’obtenir la charge par profil pour une étape ou une phase dans l’écran du Plan de Charge d’un projet
  • La taille maximum des noms de projet ou de portefeuille a été augmentée à 40 caractères au lieu de 30.
  • TimePerformance est disponible sur le Chrome Web Store. Télécharger l’application pour le navigateur Chrome

Version 6.8

Refonte de l’écran de reporting mensuel de service

Le design de l’écran a été modifié afin d’être adapté au cas où il y a de nombreux projets.

Des boutons ont été ajoutés pour envoyer en un clic un email à une personne pour demander la mise à jour de la feuille de temps, avec la possibilité de personnaliser le message.

NB: Le reporting de service n’est disponible qu’en édition Performance. Pour les utilisateurs en édition Free, vous pouvez visualiser l’évolution dans la démo en ligne de TimePerformance.

Améliorations diverses

Dans la recherche de tâches, possibilité de masquer les colonnes charge consommée et reste à faire, notamment utile lorsqu’on utilise cet écran pour faire du suivi d’actions.

Export de la feuille de route sous la forme d’image, en plus de l’export PDF, pour pouvoir l’insérer plus facilement dans un document ou y ajouter des éléments de branding (logo…).

Affichage de la date limite dans la liste de tâches.

Affichage du temps passé sur les post-it dans le tableau des tâches.

Ajout d’une colonne Total dans les rapports d’activité

Le graphique des heures par projets a été déplacé dans mon rapport mensuel d’activité.

Possibilité d’afficher/masquer les projets dans l’accueil en fonction du rôle de la personne (chef de projet, membre de l’équipe, observateur)

Planification de Projet et Granularité

La planification d’un projet est essentielle à sa réussite. Elle consiste principalement en son découpage en éléments plus petits qu’on pourra gérer. Se pose alors souvent le problème de la granularité du découpage…

Découpage d’un projet

Dans le logiciel TimePerformance, le découpage est à 3 niveaux: les phases, les livrables et les tâches.

Les phases (ou étapes) servent à la maîtrise de l’avancement et des délais grâce à la mise en place de jalons.

Les livrables servent à définir le périmètre, estimer les charges de travail et les coûts (budget), et à calculer l’avancement du projet.

Les tâches servent à organiser, coordonner et répartir le travail au sein de l’équipe; et à suivre le travail réalisé.

Ce découpage à 3 niveaux du projet se visualise dans la feuille de route du projet.

La problématique de granularité

Lorsqu’on découpe son projet, il se pose toujours la question de savoir si on a assez ou pas assez décomposé le projet. C’est ce qu’on appelle la problématique de granularité.

Les conséquences d’une mauvaise granularité sont les suivantes:

  • Si on ne décompose pas assez, on perd en maîtrise (des délais, de l’avancement, des estimations…)
  • Si on décompose trop, cela devient très lourd à gérer, et cela peut éliminer inutilement des options.

C’est souvent ce dernier écueil que nous rencontrons chez les clients que nous accompagnons. Les chefs de projet, souvent habitués à utiliser des outils pour faire des diagrammes de Gantt, ont tendance à beaucoup trop décomposer. Ils veulent bien faire, trop bien faire, jusqu’à obtenir un degré de précision illusoire en considération des différentes inconnues du projet.

Nous avons rencontré en formation le cas d’un projet de 7 jours-hommes qui avait été découpé par un stagiaire en une quarantaine d’éléments. Des projets de cette taille, on peut en avoir une dizaine par mois. Le chef de projet aurait alors des centaines d’éléments à suivre par mois. C’est juste ingérable, et inutile.

Pour vous aider dans la décomposition de vos projets dans le logiciel TimePerformance, voici quelques repères en termes de granularité issus de notre expérience.

Tâche de 1h à 3 jours de travail
Livrable de 5 à 20 jours de travail réalisé par 3 à 20 tâches
Étape de 1 à 8 semaines de délai contenant 3 à 10 livrables
Phase de 2 à 12 mois de délai contenant 3 à 10 étapes

Notez que les tâches et les livrables ont une granularité exprimée en termes de charge de travail, tandis que celles des étapes et des phases sont exprimées en termes de délai.

Que faire si la granularité n’est pas la bonne ?

Si l’élément est trop gros, il faut le décomposer. Par exemple, un livrable peut être découpé en plusieurs sous-livrables.

Si l’élément est trop petit, il faut le regrouper avec d’autres éléments. Par exemple, si vous avez plusieurs petits livrables de gestion de projet (planning, suivi, réunion de pilotage) planifié pour la même étape, rien n’empêche de les réunir au sein d’un seul livrable intitulé « gestion de projet » avec dans la description « planning, suivi et réunion de pilotage ».

La bonne granularité est avant tout une affaire de bon sens avec un seul objectif: rendre humainement gérable un projet aussi complexe soit-il.

Mise à jour 6.7.1

Partage de portefeuille de projets

Ajoutez des observateurs à votre portefeuille pour partager la vision multiprojet avec d’autres personnes.

NB: il n’est pas nécessaire de donner les droits sur les projets aux personnes choisies. Elles ont directement accès aux mêmes informations que le propriétaire du portefeuille.

Dupliquer les livrables, les étapes et les phases

Un bouton Dupliquer a été ajouter dans les écrans Feuille de route, Livrables et Cycle de vie.

Option de suppression des livrables, des étapes et des phases

Lors de la demande de suppression, 2 options sont désormais proposées: soit supprimer aussi les éléments rattachés (par exemple: les tâches pour un livrable, les livrables pour une étape…), soit les déplacer vers un autre livrable, une autre étape…