Cette mise à jour apporte les 2 évolutions suivantes:
- Possibilité de donner des noms aux plans de référence
- Ajout du statut En Attente pour les projets
Agilité: de l’auto-organisation vers l’auto-gestion
La méthode Scrum et l’Agilité sont en train de bouleverser la culture des entreprises avec le principe de self-organizing team: une équipe auto-organisée qui n’a plus de manager et qui gère seule ses tâches. La justification d’une équipe auto-organisée est simple: responsabiliser et donner plus d’autonomie aux équipes.
Pour être tout à fait autonome, pourquoi une équipe projet ne gérerait-elle pas aussi son budget ? Une sorte d’auto-gestion…
Coûts, budget, ROI et rentabilité sont des termes absents des méthodes Agiles. De tous les leviers qui influencent les décisions dans une entreprise, l’aspect financier est sans doute le plus puissant. Il a le pouvoir de vie et de mort sur les projets. L’ignorer, c’est prendre un risque.
La proposition est d’intégrer la gestion des coûts et du budget dans le fonctionnement des équipes agiles.
Concrètement, en quoi consisterait l’autogestion ?
Pour les équipes auto-organisées, cela consiste simplement à ajouter 2 ou 3 indicateurs financiers à leur « radiateur d’information » et à utiliser ces informations dans leur communication externe et pour la prise de certaines décisions.
Par exemple, avec l’autogestion, le backlog produit Scrum montre une liste de fonctionnalités avec un budget associé – Fonctionnalité X 11500€, Fonctionnalité Y 23200€… – comme pour les options d’une voiture neuve. C’est beaucoup plus concret pour le Product Owner et les utilisateurs que les estimations en Story Points qui sont artificiels et relatifs à cette équipe.
Autre illustration: en mode autogestion, l’équipe sait justifier financièrement auprès du management certains choix :
- investissement pour gagner en productivité (équipement, logiciel…),
- choix de faire un développement interne ou l’achat d’un composant sur étagère,
- appel à un prestataire, à la sous-traitance pour des compétences spécifiques
- recrutement
Avec un logiciel comme TimePerformance, la gestion financière d’un projet se fait toute seule.
Les bénéfices business
- Faire coïncider les enjeux réels de l’entreprise avec ceux des équipes projet, aligner les objectifs du management et des équipes
- Sensibiliser les équipes à l’importance de la maîtrise budgétaire et de la rentabilité (notamment pour sociétés de service)
- Accélérer les prises de décisions d’investissement pour gagner en productivité
- Intégrer les impacts financiers dans les choix techniques
Les obstacles: le management et le tabou de l’argent
Cela ne sera pas facile de faire admettre aux managers qu’ils doivent déléguer une partie de leurs prérogatives, la gestion des coûts et des budgets. Comme nous l’avons dit, l’aspect financier en entreprise est le vrai pouvoir.
Mais un manager intelligent verra dans cette délégation une opportunité pour se défaire de tâches administratives de gestion financière pour se tourner vers des missions à plus forte valeur ajoutée: le pilotage, la recherche d’opportunités, le développement de la vision, l’amélioration de la relation client, la conduite du changement, l’amélioration des processus…
Comment surmonter les obstacles
C’est très simple: faîtes-le. C’est à dire gérez les coûts et le budget même si on ne vous le demande pas. Cela ne demande aucun effort avec un logiciel comme TimePerformance. Et il n’est pas besoin d’avoir des chiffres exacts, car ce qui compte est l’ordre de grandeur.
Puis glissez subrepticement au hasard des conversations ou des réunions quelques indicateurs montrant que vous maîtrisez les aspects financiers du projet. Et peut-être que petit à petit on vous fera confiance et on vous confiera plus de responsabilité.
Sachez enfin que cette délégation de la gestion du budget et des coûts n’a rien d’exceptionnel. En fait, elle est pratiquée partout ailleurs que dans l’Informatique. Un chef de produit Marketing a un budget. Un chef de chantier dans le BTP gère un budget et des coûts. Dans le PMBoK, la gestion financière du projet est indissociable de la gestion de projet.
Il y a fort à parier que si les équipes agiles se mettent à parler budget et rentabilité de leurs projets dans les réunions, l’Agilité ne risquera plus de passer pour un « truc » de développeur auprès du management.
Version 7.1 Affectation des ressources plus efficaces
Nouveau: tableau Jours alloués vs Jours requis (Gestion des Ressources)
L’objectif de ce tableau est de faciliter le travail d’allocation des ressources pour un projet.
Le tableau apparaît lorsqu’on sélectionne un projet dans le menu de gauche et qu’on active le mode « Affectation Projet ».
Dans ce tableau, on peut voir semaine par semaine le nombre de jours alloués et le nombre de jours demandés pour chaque profil de ressource.
L’écart à date est l’écart cumulé entre les allocations et les jours requis depuis le début du projet jusqu’au dernier jour du mois sélectionné.
La dernière colonne représente le total des allocations et des jours demandés.
Le tableau utilise le code couleur suivant: Rouge = déficit de ressource, Vert = équilibre allocation/demande, Orange = surallocation de ressource (exemple: pour rattraper le déficit sur la semaine précédente).
Le tableau se met à jour à chaque affectation faite dans la grille d’affectation au-dessus.
A noter qu’en Mode Affectation Projet, la grille d’affectation montre uniquement les membres du projet. (NB: Le manager peut ajouter des personnes de son service à l’équipe projet.)
Grille des Affectations
La période de temps couverte par la grille est désormais un nombre entier de semaines du lundi au dimanche au lieu du seul mois calendaire.
De plus, l’affectation d’une ressource à un projet l’ajoute automatiquement à l’équipe projet si nécessaire. Dans ce cas, la personne fait partie de l’équipe mais n’a pas encore accès au projet (seul le chef de projet peut lui octroyer l’accès).
NB: Lors de la mise à jour du logiciel, il a été contrôlé que toute personne affectée à un projet faisait partie de l’équipe. Si ce n’était pas le cas, la personne a été ajoutée à l’équipe en suivant la règle ci-dessus.
API
Ajout des champs plannedStart (date de début planifié) et actualStart (date de début réel) dans le rapport d’avancement
Divers
- Design de la feuille de temps allégé
- Correction du bug de compatibilité Windows 10 du widget Liste de tâches pour Windows. Téléchargez la nouvelle version après désinstallation de la précédente. (NB: le message d’avertissement de compatibilité sur l’écran de login est un faux positif et doit être ignoré.)
Mise à jour 7.0
Version 7 de TimePerformance
Pour TimePerformance, c’est aussi la grande rentrée avec une toute nouvelle version où le logiciel fait «peau neuve» avec une refonte à la fois esthétique, ergonomique et technique.
Nouvelle page d’accueil
La page d’accueil a été épurée. Elle montre dans cette version clairement les différents modules de l’application.
A noter que la partie Gestion de service a été renommée en Gestion des ressources.
Nouvelle Navigation
Pour naviguer dans l’application, il y a:
- la barre de menu en haut fixe qui permet de passer d’un module à un autre
- le menu sur la gauche propre à chaque module
Cette navigation remplace notamment la navigation précédente par onglet.
A noter qu’il est possible de masquer chacun de ces 2 menus de navigation en cliquant sur le petit triangle.
Nouvelles listes de projets, de portefeuilles, de méthodes et de modèles de projet
Les listes de projets, de portefeuilles, de méthodes et de modèles qui étaient dans l’accueil ont été déplacées dans des pages séparées. De plus, elles sont désormais présentées sous la forme de tableaux triables et filtrables et enrichies avec des informations supplémentaires (cf. liste des projets ci-dessous).
Gestion de projet «à la carte»
Avec TimePerformance, l’objectif est de permettre aux chefs de projet et aux équipes d’avoir en standard accès aux meilleures techniques de gestion de projet, qu’elles soient traditionnelles ou issues des méthodes agiles. Ce large choix d’outils se traduit en chiffre – 28 pages disponibles pour le module Gestion de projet – ce qui rend le logiciel à la fois «simple et vaste» selon les dires de nos utilisateurs.
Pour simplifier l’utilisation quotidienne, les utilisateurs peuvent maintenant personnaliser le menu de navigation à gauche en choisissant leurs pages préférées.
Un menu Autres Pages permet d’accéder à toutes les pages et de définir ses favoris.
Focus sur une période du Projet
Certaines pages peuvent permettre de visualiser ou de travailler sur une période précise du projet, i.e. une phase, une étape ou tout le projet. Le sélecteur de période a été mutualisé dans la barre avec le nom du projet. Cela permet par exemple de visualiser les différents indicateurs d’une étape sans avoir à re-sélectionner l’étape à chaque changement de page.
De plus, certaines pages ont été adaptées pour pouvoir faire le focus sur une période: Gantt, Cockpit…
Nouvelle Fiche Projet
La Fiche Projet est une nouvelle page qui synthétise des informations qualitatives sur le projet.
Certaines informations sont nouvelles :
- Objectif du projet/Cas d’affaire
- Exclusions de Périmètre
- Relations avec d’autres projets
- Plan de communication
- Autres parties prenantes
Nouveau design de la liste des tâches
NB: Suite à la mise en ligne, il sera nécessaire d’installer la nouvelle version de la liste des tâches pour Windows.
Mise à jour de la check-list Projet et des aides en général
La check-list Projet qui propose un processus pour créer un nouveau projet a été enrichie avec des aides et des items optionnels. Les aides dans l’ensemble de l’application ont elles-aussi été mises à jour.
Autres modifications fonctionnelles
- Possibilité d’archiver les portefeuilles
- Diagramme de Gantt: options pour masquer les dates, les étapes et les phases
- Livrable: suppression du champ Importance
Performances, évolution technologiques et compatibilité améliorée avec l’IPad
La version 7 repose sur une profonde refonte technique de la partie Web. TimePerformance est maintenant une application HTML5 «single page» avec comme bénéfices pour l’utilisateur des gains sensibles de performance et la compatibilité avec l’IPad.
L’utilisation d’un navigateur récent est recommandée.
N’hésitez pas à nous faire un retour sur cette nouvelle version par email ou en écrivant un commentaire à ce post.
Bien utiliser le diagramme de Gantt
A l’origine, le diagramme de Gantt est un outil d’organisation scientifique du travail inventé au début du 20ème siècle pour améliorer la productivité des chaînes de montage dans les usines.
Quelques décennies plus tard, le Gantt a été utilisé avec succès pour gérer de grands projets d’infrastructure avant de devenir une icône de la gestion de projet. C’est aujourd’hui un outil incontournable du chef de projet. Et pourtant, il convient de l’utiliser avec discernement…
Si tous les projets ont un besoin de planification et de respect des délais, ils ne s’apparentent pas tous à du travail à la chaîne, ni à des grands projets de construction.
Dans le développement informatique, combien de diagrammes de Gantt finissent sans suite ? Environ 99%…
Le piège est de faire un Gantt par habitude sans se poser la question de l’utilité de ce qui n’est au final qu’une technique parmi d’autres. A quoi sert le Gantt ? Quels problèmes résout-il ? Y a-t-il des conditions à son utilisation ?
Diagramme de Gantt et Planification
Le Gantt permet de visualiser simplement les délais, l’ensemble des tâches et leur séquencement.
Mais c’est une erreur de commencer la planification du projet dans un Gantt.
En effet, dans le Gantt, il y a tout: la définition du périmètre du projet, la décomposition en tâches et leur ordonnancement, l’estimation des charges et le calcul des durées, les affectations, la disponibilité des ressources… C’est trop d’un coup. La planification d’un projet requiert un processus d’analyse qu’il est dangereux de court-circuité…
La construction du Gantt est la dernière étape du processus de planification. Il permet de calculer les délais et d’optimiser les ressources.
Le Gantt peut être utilisé à un niveau macroscopique pour visualiser le projet et les délais. Mais pour cela, il existe d’autres outils plus simples de visualisation comme la ligne de temps.
Dans la suite de l’article, on considère uniquement le cas de l’utilisation du Gantt pour une planification détaillée jusqu’aux tâches des équipes.
Un outil indispensable pour…
Le Gantt est nécessaire pour gérer le séquencement des tâches lorsque les interdépendances sont fortes. Sur un chantier de construction, ces interdépendances sont très nombreuses et incontournables. (Il faut couler les fondations avant de pouvoir monter les murs…) Un outil pour les gérer est indispensable.
Le Gantt est aussi nécessaire lorsque les intervenants sur le projet sont nombreux. Il permet de construire les calendriers d’intervention, de répartir les tâches et de coordonner les équipes.
Sur un chantier de construction, il y a plusieurs équipes (terrassiers, électriciens, plombiers..) qui n’interviennent qu’à des moments précis, se croisent et donc communiquent peu entre elles; d’où l’importance d’une planification précise.
Mais un outil complexe
Pour un projet de taille moyenne avec une équipe de 6 personnes sur 1 an, on atteint très vite le millier de tâches à ordonnancer et à gérer. Même avec un bon logiciel, c’est un travail fastidieux.
Planifier avec un Gantt nécessite un effort important de la part du chef de projet. Il peut même être nécessaire de déléguer la planification à un expert.
Mais les enjeux du chapitre précédent peuvent justifier ce travail important de planification.
Quand ne pas utiliser le Gantt…
Le Gantt est utile pour planifier dans le détail. Or construire un planning détaillé et calculer des délais n’ont de sens que si:
- l’ensemble du contenu du projet est connu à l’avance
- les estimations sont relativement fiables
Dans certains projets, le périmètre flou, les inconnues et les aléas rendent toute velléité de planifier dans le détail futile.
Notamment, dans le domaine du développement informatique, les projets avec ces caractéristiques sont le cas général. Ceci est à l’origine du mouvement Agile et de son énorme succès. Gérer un projet Agile avec un Gantt est donc une hérésie.
Dans certains domaines, les problèmes adressés par le Gantt, séquencement des tâches et gestion complexe d’équipes, sont mineurs.
Toujours dans le développement logiciel, il n’y a pas de problème de séquencement des tâches car il y a peu de contraintes fortes dans l’ordre pour faire les choses. Il n’y a pas non plus de gros problème de gestion des équipes (solution simple de gestion des ressources).
Dans ces contextes, l’utilisation du Gantt génère un travail important avec des replanifications perpétuelles et ne résout aucun des problèmes majeurs. Ceci explique l’abandon rapide du Gantt observé si souvent.
Exemples concrets
Voici 2 projets « informatiques » avec des enjeux très différents, donc un besoin d’outil différent.
| Type de Projet | Déménagement de salle serveurs | Développement d’un logiciel |
| Problématique | Réduire la durée de coupure de service (optimisation des délais) | Répondre aux besoins des utilisateurs, intégration aux SI, ergonomie, apporter de la valeur… Problématiques variées où les délais sont une variable parmi d’autres. |
| Contenu du projet | Parfaitement connu (équipement actuel) | Cahier des charges ou spécifications qui vont évoluer, solution à peine ébauchée… |
| Estimation de la charge de travail | Facile, déjà fait | Marge d’erreur importante du fait de la nouveauté et des inconnues, nécessite d’acquérir plus de connaissances sur le problème et d’expérience dans les technologies ou le fonctionnel |
| Ordonnancement des tâches | Important, nombreuses règles à respecter dans le montage ou le démontage des équipements. | Pas important. Grande flexibilité. |
| Coordination des équipes | Au moins 2 équipes distinctes très spécialisées (déménageurs et administrateurs réseaux) qui doivent se coordonner avec des délais courts | Une seule équipeImpossible de prédire en détail le travail à faire du fait des nombreuses inconnues du projet. |
| Conclusion | Utilisation du Gantt recommandée | Se focaliser sur le périmètre du projet, l’architecture, les technologies, l’ergonomie, les risques… plutôt que sur le séquencement des tâches dans un Gantt. |
Conclusion
Le contexte idéal pour l’utilisation du Gantt se définit par:
- Le contenu du projet est défini avec un grand niveau de détail
- Les charges de travail peuvent être estimées avec une bonne précision
- Les dépendances entre les tâches sont des contraintes fortes
- La coordination et la gestion des équipes sont complexes
Le diagramme de Gantt est un puissant outil d’optimisation du travail plutôt réservé à des experts de la planification.
Mais diagramme de Gantt et gestion de projet ne sont pas synonymes. S’il n’y a pas les conditions pour utiliser le Gantt, ni de valeur à le faire, il vaut mieux s’en passer.
Mise à jour 6.9.5
Nouvelle API: Plan de charge
Cette nouvelle API permet de récupérer la charge prévue pour un projet et pour chaque profil semaine par semaine. Documentation disponible ici
Mise à jour 6.9.4
Amélioration de la Feuille de route
Cette mise à jour introduit quelques améliorations au niveau de la feuille de route encadrées en rouge dans l’image ci-dessous.
Possibilité de voir les tâches
Il y a une nouvelle option pour faire apparaître ou masquer les tâches dans la feuille de route, avec toutes les actions associées (créer, supprimer, éditer…). En cliquant sur une tâche, il apparaît une sorte de « post-it » reprenant tous les détails de la tâche comme dans le tableau des tâches.
Pour les gros projets avec des centaines voire des milliers de tâches, il est recommandé de ne pas afficher les tâches pour améliorer les performances de votre navigateur.
Niveau phase optionnel
Par défaut, le découpage d’un projet a la structure suivante: Projet → Étapes → Livrables → Tâches.
Pour les projets plus longs, il est possible d’ajouter un nouveau de découpage supplémentaire: les Phases. La structure devient alors: Projet → Phases → Étapes → Livrables → Tâches
Dans cette version, l’ajout du niveau supplémentaire a été rendu plus explicite. Il est possible aussi de supprimer le niveau Phase sans perdre ce qu’il y a en dessous (étapes, livrables…). Pour ajouter ou supprimer ce niveau supplémentaire Phase, cliquez sur le bouton correspondant dans la barre de boutons en haut de la feuille de route.
Rappelons que l’utilisation du niveau supplémentaire Phase ne se justifie que lorsque la durée du projet dépasse 1an ou que le nombre d’étapes est supérieur à 6 ou 7.
Ergonomie
Au niveau de chaque élément de la feuille de route – phase, étape, livrable – les précédents boutons d’action ont été rassemblés en un seul avec un menu afin d’alléger le design de la feuille de route.
Modification de l’aide
L’aide de la feuille de route a été réécrite pour clarifier les différents concepts: phase, étape, livrable et tâche.
Lecture recommandée pour tous ceux qui n’auraient pas bénéficié d’une formation.
A noter
Dans un souci de simplification et d’élimination de l’inutile, l’attribut Importance au niveau des livrables va être supprimé dans la prochaine version… sauf si les utilisateurs de TimePerformance souhaitent qu’il soit conservé. Dans ce cas, merci d’envoyer un email au Support.
N’hésitez pas à réagir à cette nouvelle version ou à nous envoyer vos idées pour améliorer la solution, en écrivant un commentaire sur ce blog, en envoyant un email au Support ou encore sur Twitter @TimePerformance .
Équipe pluridisciplinaire SCRUM: avantages et inconvénients
La méthode Scrum a introduit le concept d’équipe pluridisciplinaire (cross-functional team).
Une équipe pluridisciplinaire Scrum est une équipe pluridisciplinaire dont les membres sont eux-mêmes pluridisciplinaires.
L’avantage évident est de faciliter la collaboration inter-discipline. Mais cela ne serait pas suffisant pour justifier la contrainte supplémentaire de devoir trouver les « bons profils ».
Quel est l’avantage d’une telle équipe par rapport à une équipe pluridisciplinaire classique où chaque membre à un rôle précis ?
L’avantage souvent méconnu est de pouvoir affecter les personnes à 100% sur un projet.
Continuer la lecture de « Équipe pluridisciplinaire SCRUM: avantages et inconvénients »
Version 6.9
Couleurs configurables dans le diagramme de Gantt
Cette version introduit la possibilité de configurer la couleur des livrables dans le diagramme de Gantt afin de les faire ressortir.
Pour changer la couleur, cliquer sur le nom du livrable dans le diagramme de Gantt puis sélectionner une couleur parmi les 7 disponibles.
Il est aussi possible de définir une couleur pour une catégorie de livrables. Tous les sous-livrables de la catégorie héritent alors de la couleur choisie. Dans l’exemple ci-dessus, on a choisit la couleur verte pour la catégorie de livrables Gestion de Projet. (Une catégorie de livrables est simplement un livrable de niveau supérieur dans l’arborescence. cf. menu Livrables dans l’onglet Préparation)
Attention à utiliser avec parcimonie les couleurs afin d’éviter l’effet Sapin de Noël qui nuirait à la lisibilité du diagramme.
Nouvel attribut Client pour un projet
Cet attribut permet de spécifier le nom du commanditaire du projet, i.e. l’entité pour qui on réalise le projet. Cette information est affichée dans l’accueil et au niveau des portefeuilles de projets.
Pour un prestataire de service, il s’agit bien évidemment du nom du client. Pour une DSI, il peut s’agir d’une direction Métier. Etc.
Projets normaux / Projets spéciaux
Dans le formulaire d’un projet, il est possible de marquer le projet comme Spécial. Cette information est utilisée dans le Suivi Mensuel de Gestion de Service pour distinguer le temps passé sur certains projets dits spéciaux (exemple: support, activités récurrentes, projets non facturables…) du temps passés sur les autres projets.
Nouvelle version de la liste de tâches pour Windows
Le logiciel qui permet d’avoir accès instantanément à sa liste de tâches dans la barre de notification de Windows a été mis à jour. Les nouveautés sont:
- Ajout de 2 menus pour ouvrir sa feuille de temps ou l’accueil de TimePerformance dans un navigateur
- Option Ancrage à droite qui masque les bords de la fenêtre
- Version en Anglais
Pour installer la nouvelle version, veuillez désinstaller l’ancienne et cliquer sur le lien dans l’accueil du logiciel TimePerformance pour télécharger la nouvelle.
3 nouvelles API pour récupérer les tâches
Les 3 nouvelles API sont:
- La liste de tâches d’une personne →documentation
- Les tâches assignées à une personne (filtrage optionnel sur une période de temps) →documentation
- Les tâches d’un projet →documentation
Divers
- Possibilité d’obtenir la charge par profil pour une étape ou une phase dans l’écran du Plan de Charge d’un projet
- La taille maximum des noms de projet ou de portefeuille a été augmentée à 40 caractères au lieu de 30.
- TimePerformance est disponible sur le Chrome Web Store. Télécharger l’application pour le navigateur Chrome