TimePerformance 19 mai 2019

Identification: l’email remplace le login

L’email remplace le login dans les informations de connexion et le login a été supprimé.

Le nom du compte et le mot de passe ne changent pas.

API: suppression d’API obsolètes

  • Authentification avec l’ancien identifiant qui contenait le login
  • version obsolète des API Progress Report pour les portefeuilles et les projets (cf. TimePerformance 12 décembre 2018)
  • version obsolète de l’API Assignment Schedule (format iCal) (cf . TimePerformance 18 septembre 2018)
  • suppression de l’attribut « active » sur un utilisateur

Rappel: L’authentification avec les paramètres apiuser et apikey dans l’URL est moins sécurisée que l’authentification « Basic ». Elle sera désactivée après le 1er juillet.

Pré-annonce de modification de la gestion de l’abonnement

Le mode actuel de gestion de l’abonnement fonctionne sur le mode d’un jeton mensuel acquis sur le principe « premier arrivé premier servi ».

Ce fonctionnement pose 2 problèmes:

  1. il est impossible de réaffecter un jeton de licence en cours de mois
  2. certains utilisateurs qui pouvaient se connecter la veille ne peuvent plus se connecter le lendemain en début de mois car d’autres personnes ont pris les jetons disponibles.

Dans le futur fonctionnement, le nombre d’utilisateurs compris dans l’abonnement déterminera le nombre maximum d’utilisateurs autorisés à se connecter.

Concrètement, un message d’erreur apparaîtra dans le formulaire du nouvel utilisateur lorsque le nombre d’utilisateurs actifs maximum sera atteint .

Ce nouveau fonctionnement résout les 2 problèmes précédents, au prix d’une gestion plus rigoureuse des accès.

N’hésitez pas à nous faire vos retours quand à cette modification de la gestion de l’abonnement en nous contactant au support ou en commentaire de ce post.

Définition de la gestion de projet pour une mise en oeuvre pragmatique

En matière de gestion de projet, il y a un énorme fossé entre la théorie et la pratique. Les méthodes et les référentiels sont trop compliqués pour être mis en oeuvre. En pratique, moins de 10% des techniques préconisées par ces méthodes sont utilisées.

Cet article est un retour à des choses simples: une définition concise et un framework simple pour une mise en oeuvre pragmatique de la gestion de projet.

Définition

Dans un projet, le plus important est de construire le produit. Néanmoins construire le produit n’est pas suffisant car les choses ne se font pas d’elles-mêmes.

Il est nécessaire de mettre en place de la coordination entre les acteurs du projet, un suivi de l’avancement, une gestion financière… c’est-à-dire une gestion de projet.

La gestion de projet est la discipline qui regroupe l’ensemble des activités « d’organisation » du projet qui s’ajoutent aux activités de « construction » du projet.

Les activités de gestion de projet sont nombreuses car organiser consiste à se préoccuper de tout.

Les activités de gestion de projet sont simples. La gestion d’un projet n’est pas la gestion d’une entreprise.

C’est le fait de penser à tout qui est compliqué. C’est pourquoi la gestion de projet demande méthode, discipline et un outil informatique.

Continuer la lecture de « Définition de la gestion de projet pour une mise en oeuvre pragmatique »

Méthode de travail et Tâches

Ce tutoriel présente l’utilisation des Méthodes dans le logiciel TimePerformance.

Les bénéfices de l’utilisation d’une méthode sont:

  1. Standardiser les noms des tâches avec une saisie plus rapide
  2. Création automatisée de lots de tâches
  3. Nouveaux axes analytiques sur les temps passés
  4. Renforcer la qualité en évitant les oublis

Une méthode dans TP est une méthode de « travail ». Elle définit des modèles de tâche, des catégories de tâches et des processus. (Note: Pour définir une « méthode de gestion de projet » avec cycle de vie et livrables, utilisez un modèle de projet. Exemple: modèle de projet Prince2)

Une méthode est particulièrement utile pour les activités récurrentes et les projets en cycle itératif.

Définitions

Un modèle de tâche définit un nom, une description et une checklist standards pour une tâche. Ces informations sont recopiées à la création d’une nouvelle tâche lorsqu’on sélectionne un modèle de tâche. Dans ce cas, la tâche devient typée, c.-à-d. rattachée au modèle de tâche.

Exemples de modèle de tâche: Coder, Tester, Rédiger compte rendu, Installer une machine…

Une catégorie de tâches représente une fonction, un métier ou une discipline. Chaque modèle de tâche appartient à une catégorie. Cette notion de catégorie est principalement utilisée comme axe analytique sur les temps passés, par exemple pour connaître le temps passé à faire de la gestion de projet sur le projet.

Exemples de catégorie de tâches: Gestion de projet, Développement… 

Un processus permet de créer plusieurs tâches en une seule action. C’est utile lorsque certaines tâches sont associées les unes aux autres. Cela permet de créer plusieurs tâches d’un coup et de s’assurer qu’aucune tâche ne sera oubliée.

Par exemple, pour les projets de développement logiciel, on peut définir un processus avec les 3 modèles de tâches suivants: Développer, Tester et Ecrire Documentation. Ce processus sera instancié pour chaque livrable qui représentera une nouvelle fonctionnalité.

Création d’une méthode

Il faut d’abord créer la méthode dans la page qui liste les méthodes, puis ouvrir la méthode.

Dans la méthode, il faut commencer par créer une catégorie de tâches, puis aller dans la catégorie pour y créer des modèles de tâche.

Les processus se créent à la racine de la méthode. Puis il faut aller dans le processus pour y ajouter les modèles de tâche créés précédemment.

Une méthode est définie une fois et utilisable dans plusieurs projets. La mise à jour de la méthode impacte potentiellement les projets concernés.

Utilisation d’une méthode

Pour utiliser une méthode dans un projet, il faut sélectionner la méthode dans la page Options du projet.

Lorsqu’une méthode est définie pour le projet, les fonctionnalités supplémentaires suivantes sont disponibles:

  • Menu déroulant dans les formulaires de tâche pour sélectionner un modèle de tâche
  • Bouton ou menu pour instancier un processus, i.e. créer plusieurs tâches en lot, dans les pages Tableau Scrum, Feuille de Route…
  • Nouveaux axes analytiques « catégorie de tâches » et « modèle de tâche » dans la page Charge consommée.

Note: les méthodes sont disponibles uniquement en version Standard

TimePerformance 26 avril 2019

Cette mise à jour prépare la modification des identifiants de connexion annoncée dans la note de version du 15 mars et qui sera effective lors la prochaine mise à jour.

Pour rappel, l’email remplacera le login dans les informations de connexion. Le nom du compte et le mot de passe ne changeront pas.

API: modification de l’identifiant de connexion

L’identifiant de connexion à l’API a changé. Il est recommandé de mettre à jour les programmes utilisant l’API avec le nouvel identifiant récupérable dans l’interface Web.

L’authentification avec l’ancien identifiant continuera à fonctionner jusqu’au 8 mai.

API: en attente de suppression

L’authentification avec les paramètres apiuser et apikey dans l’URL est moins sécurisée que l’authentification « Basic ». Elle sera désactivée après le 1er juillet.

API: dernière annonce avant suppression

Voici une liste des suppressions annoncées qui prendront effet lors de la prochaine mise en ligne:

La documentation de l’API a été mise à jour pour prendre en compte ces suppressions.

Pré-annonce de modification de la gestion de l’abonnement

Le mode actuel de gestion de l’abonnement fonctionne sur le mode d’un jeton mensuel acquis sur le principe « premier arrivé premier servi ».

Ce fonctionnement pose 2 problèmes:

  1. il est impossible de réaffecter un jeton de licence en cours de mois
  2. certains utilisateurs qui pouvaient se connecter la veille ne peuvent plus se connecter le lendemain en début de mois car d’autres personnes ont pris les jetons disponibles.

Le nouveau fonctionnement envisagé est qu’il n’y ait plus de « jeton mensuel » et que le nombre d’utilisateurs de l’abonnement détermine le nombre maximum d’utilisateurs autorisés à se connecter.

Concrètement, un message d’erreur apparaîtra dans le formulaire du nouvel utilisateur lorsque le nombre d’utilisateurs actifs maximum sera atteint .

Ce nouveau fonctionnement résout les 2 problèmes précédents, au prix d’une gestion plus rigoureuse des accès.

Tutoriels

Des tutoriels ont été ajoutés ou mis à jour.

 

Structure du plan d’un projet

Dans TimePerformance, tous les projets ont un plan avec une structure standardisée reposant sur 3 concepts de base: les phases, les livrables et les tâches.

Il est important de bien comprendre cette structure. Cela facilite l’utilisation du logiciel. Mais surtout, cela aide à la planification et à la gestion de projet. En effet, cette structure est du simple bon sens et on la retrouve dans toutes les méthodes de gestion de projet (Scrum, Prince2, Cycle en V…).

Plan Projet à 3 niveaux

Les niveaux du plan d’un projet sont:

  • Niveau 1: Phasage
  • Niveau 2: Livrables
  • Niveau 3: Tâches

Cette structure à 3 niveaux est visible dans la feuille de route du projet comme dans l’exemple ci-dessous.

Le plan de ce projet prévoit qu’il se déroulera en 4 phases: Initialisation, Maquettage etc.. (niveau 1). Pendant la phase de « Maquettage », il y a 4 livrables à produire: Choix du CMS, Maquette du site… (niveau 2). Pour réaliser le livrable « Maquette du site », il y a 8 tâches à faire : réalisation de la Page référence client… (niveau 3).

La structure du plan d’un projet dans TP est donc la suivante:
Projet → Phasage → Livrables → Tâches

Voici le même plan sous forme d’un Gantt. Note: les tâches ne sont pas visibles.

Concepts

Les Phases et les Étapes

Un phasage de projet est indispensable dès que la durée d’un projet dépasse quelques semaines. Le phasage garantit la maîtrise de l’avancement et des délais grâce à la mise en place de jalons.

Continuer la lecture de « Structure du plan d’un projet »

TimePerformance 29 mars 2019

Les modifications apportées par cette mise à jour sont:

  1. Feuille de route: amélioration du design
  2. Feuille de temps: le clic sur une tâche ouvre un panneau plutôt que le formulaire
  3. API: le format de retour de l’API Feuille de Route a légèrement changé. Ajout des attributs « costUnit », « scopeUnit » et « effortUnit ». Simplification des structures « metrics » et « effortByProfile ». Par défaut, c’est l’ancien format qui est retourné pour des raisons de rétrocompatibilité. Un nouveau paramètre intitulé « legacy » doit être passé avec la valeur « 0 » pour récupérer le nouveau format. L’ancien format sera disponible encore pendant 90 jours.

TimePerformance 15 mars 2019

Option « Connexion SSO » (bêta)

L’authentification unique (en anglais Single Sign-On: SSO) est une méthode permettant à un utilisateur d’accéder à plusieurs applications informatiques (ou sites web sécurisés) en ne procédant qu’à une seule authentification.

Il sera bientôt possible de se connecter à TimePerformance en mode authentification unique, c’est-à-dire sans avoir besoin d’un mot de passe spécifique à TimePerformance.

Techniquement, l’authentification SSO repose sur un dialogue entre TimePerformance et l’annuaire de l’entreprise de l’utilisateur (Active Directory, LDAP…). Le protocole de communication supporté est OpenID Connect.

L’option « Connexion SSO » est actuellement en version bêta. Elle sera prochainement proposée en option payante pour les comptes en version Standard. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus…

Pré-annonce importante: remplacement du login

Dans une prochaine version, l’email remplacera le login dans les informations de connexion. Le nom du compte et le mot de passe ne changeront pas. Le but de cette modification est de se rapprocher des standards du web.

Cette modification implique que l’email devra être unique, c.-à-d. ne pourra pas être le même pour 2 utilisateurs différents. La règle d’unicité est déjà effective pour les nouveaux utilisateurs. Les administrateurs des comptes pour lesquels des utilisateurs existent avec des emails partagés seront prochainement contactés pour préparer la conformité à la future règle d’unicité de l’email.

Les identifiants pour les appels API vont aussi changer. Le format sera compte:id au lieu de login@compte, où id est un nombre.

Divers

  • Projet: ajout dans la page « Équipe » d’un lien vers la page « Profils »
  • Utilisateur: le formulaire a été légèrement modifié. Le type d’utilisateur (Administrateur, Utilisateur, Utilisateur virtuel) a été supprimé et remplacé par des cases à cocher dans l’onglet « Droits ». Par ailleurs, le champ « Fonction » a été supprimé car il n’était pas utilisé.
  • API: modifications mineures de la structure de données d’un utilisateur. Suppression des attributs « jobPosition » et « access » (information interne pour le logiciel), ajout de l’attribut « archived ». Les champs « active », « virtual », « profileName » sont dépréciés et seront supprimés dans la prochaine version.

TimePerformance 20 janvier 2019

Cette mise à jour contient une amélioration du design des pages « Recherche de Tâches » et « Analyse de la charge » de la gestion de projet.

Par ailleurs, 3 pages dans la gestion de projet ont été renommées:

  • Recherche des tâches → Liste des tâches
  • Tableau des tâches → Tableau Scrum
  • Analyse de la charge → Charge consommée

TimePerformance 12 décembre 2018

API Progress Report: modification du format

Le format de la réponse a été modifié pour les rapports d’avancement des projets et des portefeuilles.

Ces modifications sont:

  • les valeurs des indicateurs sont des nombres au lieu de chaînes de caractères de nombres. (ex: 123456 au lieu de “123456”)
  • la structure est arborescente au lieu d’être à plat (cf. attribut « children »)
  • quelques changements de nom d’indicateur
  • …

Pour des raisons de rétrocompatibilité, le nouveau format n’est retourné que si on ajoute à la requête le paramètre « legacy=0 ». Par défaut, les API continueront à retourner l’ancien format jusqu’au 31 mars 2019.

La documentation a été mise à jour avec le nouveau format.

Autres améliorations

  • Affichage des montants en k€ ou m€
  • Amélioration des exports Excel des rapports d’avancement: utilisation de nombres au lieu des chaînes de caractères.

TimePerformance 9 décembre 2018

Tableau récapitulatif de la capacité

Dans la page Capacité de la Gestion de Ressources, un tableau récapitule la capacité, l’utilisation de la capacité (affectations) et la disponibilité restante (i.e. « Non affectée ») pour l’ensemble des profils de ressources et pour la période sélectionnée. (Précédemment l’information n’était disponible qu’en sélectionnant les profils un par un.)

Courbe de la disponibilité maximum pour un profil

Dans la page Capacité de la Gestion de Ressources, il est possible de voir le nombre de ressources d’un certain type (i.e. profil) réclamées par l’ensemble des projets. Cela permet d’anticiper des recrutements ou des surcharges.

Une nouvelle courbe « Max. disponible », en rouge vif ci-dessous, permet d’identifier plus facilement les surcharges. Elle correspond à la somme des affectations déjà réalisées pour ces projets et de la disponibilité restante, donc le maximum à ne pas dépasser.

La courbe « Max. disponible » montre la capacité maximum effective en prenant en compte les indisponibilités (congés et autres), les arrivées et les départs, et les affectations vers les autres activités. Par exemple, l’effet « vacances de février » est ici nettement visible. On distingue aussi clairement une sur-demande, qu’il sera impossible à satisfaire, entre le 1er et le 28 janvier.

Autres améliorations

  • Ajout de la date de création du projet dans la Fiche Projet et l’API Project Summary
  • Ajout d’une colonne « chef de projet » dans l’export Excel de la liste des projets
  • Possibilité d’identifier les sous-livrables dans le Gantt
  • Ajout de la phase et de l’étape pour chaque tâche dans l’email hebdomadaire

A propos de la mise à jour du 1er décembre et de la page Profils

Cette mise à jour a réorganisé/redesigné la navigation dans l’application. Nous n’avions pas fait de note de version car les fonctionnalités n’ont pas été modifiées et il semblait inutile de commenter ce qui sautait aux yeux. Sauf que nous avions oublié une modification qui a généré quelques tickets au Support…

Cette modification concerne la page Equipe & Profils qui a été scindée en deux pages séparées: la page « Equipe » accessible depuis le menu « Gestion d’Equipe » et la page « Profils » accessible depuis le menu « Planification ».

Désolé pour ce changement dans les habitudes. Nous espérons que vous appréciez la nouvelle navigation… (N’hésitez pas à nous faire des retours en commentaire)

Rappel: fin du support d’Internet Explorer à partir d’avril 2019