Paramétrage des coûts pour le suivi financier du projet

Grâce à TimePerformance, il n’a jamais été aussi simple de faire le suivi financier d’un projet: calcul du budget et suivi des coûts réels.

Les coûts, prévus ou réels, sont calculés automatiquement  grâce aux taux journaliers ou horaires (TJM), aux estimations de charge de travail et aux temps passés.

Il existe un paramétrage global dans l’administration qui définit les TJM standards des profils ou des ressources.

Les TJM standards peuvent être surchargés au niveau de chaque projet pour des besoins spécifiques dans les pages Profils et Equipes

Calcul du budget

Le budget du projet est calculé en convertissant les estimations de charge de travail grâce aux coûts journaliers moyens des profils (TJM).

Pour un profil, il s’agit d’un taux moyen. Ce taux constitue une hypothèse budgétaire puisque la future équipe projet n’est pas constituée au moment du calcul du budget.

Ces taux moyens par profil sont définis dans la page Profils du menu Planification.

Coût réel

Le coût réel du projet est calculé en convertissant les heures déclarées dans les feuilles temps par les membres de l’équipe en se basant sur les taux individuels.

Ces taux individuels sont paramétrés dans la page Equipe Projet du menu Gestion d’équipe.

paramétrage des TJM

Taux Journalier, Taux Horaire ou Forfait Jour

Les taux définis sont soit journaliers soit horaires. Un coefficient dans la configuration du projet existe pour convertir les heures en journées de travail et inversement.

Pour les coûts réels, le coût d’une ressource peut aussi être défini comme un forfait jour. Le forfait jour introduit un mécanisme d’arrondi automatique: moins de 4h½ de travail compte pour une demi-journée et une journée au-delà. En mode forfait jour, que la personne ait travaillé 5h ou 9h sur le projet pendant la journée, le coût réel sera d’une journée de travail.

Mise à jour des taux individuels

Pour les coûts réels, il est possible de définir des mises à jour du taux (par exemple, pour prendre en compte une augmentation de salaire).

Prix de vente ou Coût de revient ?

Pour un prestataire qui réalise un projet pour son client, il se pose la question de savoir si les TJM doivent être des coûts de revient ou des prix de vente.

Nous avons essayé pendant longtemps de supporter les 2 modes mais nous sommes arrivés à la conclusion que seul le suivi des coûts du projet en coût de revient est satisfaisante et viable. Les prix de vente sont fluctuants et s’appliquent ou pas (gratuité de certains livrables ou non facturés), alors que les coûts de revient sont connus, stables et s’appliquent systématiquement.

C’est pourquoi il faut saisir des coûts réels dans TimePerformance et non des prix de vente. Les TJM sont appelés coûts dans le logiciel pour éviter toute ambiguïté.

Il semble important de distinguer le pilotage opérationnel du projet, de la partie commerciale. 

Mais il est possible que dans une future évolution, timeperf gère aussi l’aspect commercial avec des prix de vente et des notions de rentabilité.

En résumé:

  • Le budget est calculé selon les taux moyens par profil.
  • Le coût réel est calculé selon les taux individuels.
  • Le paramétrage doit se faire en coût de revient.

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