Le rapport d’activité dans la gestion des ressources a été redessiné avec des nouvelles fonctionnalités pour faciliter la comparaison « affectations vs temps passés ».
Une nouvelle page a aussi été créée pour visualiser l’activité de chaque collaborateur.
Enfin, le rapport détaillé des temps inclut désormais les temps passés par projet/activité. (Le lien spécifique pour télécharger le rapport en Excel a donc été supprimé car devenu redondant avec le lien pour télécharger la table visible sur l’écran.)
Contrairement à la plupart des outils, la saisie dans les feuilles de temps dans TimePerformance se fait en heures et non en jours.
La saisie en jours est une pratique répandue mais contre-productive. Elle pénalise l’opérationnel pour satisfaire des besoins comptables ou RH, enrobé dans un faux sentiment de simplicité.
Les problèmes de la saisie des temps en jours
La saisie des temps en jours consiste à saisir ses temps en demi-journées ou en quarts de journée pour arriver à un jour de travail par jour.
C’est la saisie la plus simple ? Faux.
En tout cas, c’est plus compliqué pour toutes les personnes qui saisissent – et cela en fait beaucoup – car cela ajoute une charge cognitive significative à une tâche déjà fastidieuse en elle-même.
Avec la saisie en jours, la personne qui saisit doit réfléchir à comment arrondir à la demi-journée son temps de travail, ce qui se complique si on a fait 3 choses différentes dans la journée (5 si on saisit en quarts de journée). Ce type de saisie impose artificiellement un nombre maximum trop petit de choses qu’on peut faire dans une journée. Il va donc falloir bidouiller pour coller au plus près de la réalité.
Les améliorations du diagramme de Gantt sont les suivantes:
Marge à gauche automatique (suppression des boutons dans la barre de menu)
Echelle de temps infinie
Ajout de la possibilité de défaire/refaire les modifications avec raccourcis clavier
Possibilité de masquer la barre du projet
Possibilité de masquer les éléments terminés
Pouvoir zoomer sur une période en la sélectionnant par glisser-déplacer (indisponible sur les écrans tactiles)
Pouvoir visualiser uniquement les éléments planifiés sur une période par glisser-déplacer et en appuyant sur Shift
Les 2 derniers items sont aussi valables pour le diagramme de jalons d’un portefeuille de projets.
Saisie des temps d’un collaborateur par un manager
La vidéo ci-dessus montre la procédure à suivre qui permet à un manager de corriger la feuille de temps d’un collaborateur. Jusqu’alors, seul un chef de projet pouvait le faire pour la partie liée au projet le concernant.
Note: dorénavant, la feuille de temps s’ouvre par défaut en lecture seule à partir du projet. Il faut décocher l’option pour pouvoir modifier la feuille de temps.
Autres modifications
Une règle métier de cohérence a été ajoutée: lorsqu’on annule une phase ou un livrable, tous les éléments en dessous sont aussi passés en statut annulé, y compris les éléments terminés.
Les raccourcis Crtl+Z et Ctrl+Y ont été ajoutés dans la page de gestion des Affectations pour le défaire/refaire.
La case à cocher « Dates Automatiques » a été supprimée des formulaires des phases et des livrables. La déduction automatique des dates de planification est automatiquement active lorsqu’aucune date n’a été saisie (ce qui était aussi le cas avant).
Création d’un groupe d’utilisateurs
Un groupe d’utilisateurs de la solution a été créé sur LinkedIn. Vous pourrez y retrouver par exemple des annonces sur la roadmap du produit. C’est aussi le lieu pour partager sur vos problématiques. Nous comptons sur vous.
Pour rejoindre le groupe, c’est ici. Un lien a aussi été ajouté dans l’accueil de l’application.
Dans l’Administration, page « Paramètres globaux », un nouveau paramètre permet d’interdire la modification des temps saisis pour des dates antérieures à la date choisie.
Par exemple, on peut verrouiller tous les temps saisis pour les dates avant le 1er octobre.
Par ailleurs, le formulaire d’édition des périodes travaillées d’une tâche a été amélioré.
Un nouvel export est disponible pour le rapport d’activité d’un service (module Gestion de Ressources) qui fournit le détail du nombre d’heures passées par activité et par personne sur la période.
Autres modifications
Visualisation dans la fiche projet des portefeuilles référençant le projet
Page « Affectations »: ajout du numéro de semaine en infobulle dans l’entête de colonne et d’un lien pour accéder au Gantt du projet en mode affectation projet.
Ajout des filtres projet sur la liste des projets d’un portefeuille
Modification importante de l’API Assignment Schedule (lire documentation). L’URL est différente et le format des données retournées est JSON au lieu de iCal. L’ancienne version restera encore opérationnelle pendant 3 mois.
Amélioration du graphique de la capacité par profil
Dans le graphique de la capacité par profil du module Gestion des Ressources, l’utilisation de la capacité (i.e. allocations) pour les projets et celle pour les projets spéciaux ont été séparées.
Amélioration des rapports de la charge de travail
Les rapports Analyse de la Charge dans la gestion de projet et le Rapport d’Activité dans la gestion des ressources sont désormais affichés en jours-hommes plutôt qu’en heures. La conversion utilise le paramètre global défini dans la partie Administration.
Refonte de l’écran de reporting mensuel de service
Le design de l’écran a été modifié afin d’être adapté au cas où il y a de nombreux projets.
Des boutons ont été ajoutés pour envoyer en un clic un email à une personne pour demander la mise à jour de la feuille de temps, avec la possibilité de personnaliser le message.
NB: Le reporting de service n’est disponible qu’en édition Performance. Pour les utilisateurs en édition Free, vous pouvez visualiser l’évolution dans la démo en ligne de TimePerformance.
Améliorations diverses
Dans la recherche de tâches, possibilité de masquer les colonnes charge consommée et reste à faire, notamment utile lorsqu’on utilise cet écran pour faire du suivi d’actions.
Export de la feuille de route sous la forme d’image, en plus de l’export PDF, pour pouvoir l’insérer plus facilement dans un document ou y ajouter des éléments de branding (logo…).
Affichage de la date limite dans la liste de tâches.
Affichage du temps passé sur les post-it dans le tableau des tâches.
Ajout d’une colonne Total dans les rapports d’activité
Le graphique des heures par projets a été déplacé dans mon rapport mensuel d’activité.
Possibilité d’afficher/masquer les projets dans l’accueil en fonction du rôle de la personne (chef de projet, membre de l’équipe, observateur)
L’offre par abonnement a été assouplie en permettant à des utilisateurs différents de se connecter chaque mois, plutôt que des abonnements nominatifs sur 12 mois.
Nouvelle page de gestion de compte
Cette page est accessible dans la partie administration. Elle remplace 2 anciennes pages.
Améliorations demandées par les utilisateurs
Ajout d’un graphique montrant la répartition du temps passé pour l’ensemble des membres d’un service (cf. Rapport mensuel d’activité dans la Gestion de Service de la Version Performance)
Ajout d’une fonction de tri sur la liste des dépenses d’un projet, et sur les liste des projets, des profils et des méthodes dans l’administration TimePerformance,
Possibilité de masquer les livrables terminés dans le tableau des tâches
Mémorisation des filtres sur les projets dans la page d’accueil
Merci à tous pour vos suggestions d’amélioration de notre solution de gestion de projets et de PMO. Cette version vous est spécialement dédiée car toutes les évolutions présentes dans cette version ont été suggérées par vos retours.
Nouveau: Suivi des temps pour les activités hors projet
Les feuilles de temps, les rapports mensuels d’activité et les journaux des utilisateurs intègrent désormais le hors projet, c.-à-d. les formations, les congés, les tâches internes…
Enrichissement de la Feuille de temps
Suite à vos retours, nous avons enrichi la feuille de temps avec:
Affichage de l’étape pour chaque tâche.
Affichage et saisie au format hh:mm pour les heures. Pour la saisie, plusieurs formats sont supportés. Par exemple pour 3h30, on peut saisir 3,5 ou 3.5 ou 3:30 ou encore 330.
Zone de saisie pour les activités hors projet
Rappel du planning d’affectation pour faciliter la saisie des temps. (Edition Performance seulement)
Améliorations diverses
Tri sur les colonnes du rapport d’avancement des portefeuilles de projets, Rappel de la date de fin d’étape dans le tableau des tâches…
Redesign de la liste de tâches compatible smartphone
La liste de tâches a été redéveloppée en utilisant les techniques de responsive design, qui permettent de s’adapter en fonction de la taille de l’écran du matériel utilisé (ordinateur, tablette, smartphone). N’hésitez pas à faire vos commentaires sur le nouveau design ici dans ce blog.
Liste des tâches en mode normal
Seule modification notable dans le fonctionnement: une seule liste de tâches plutôt qu’une liste de tâches par projet. L’intérêt de cette liste unique est, pour son propriétaire, de pouvoir prioriser ses tâches tous projets confondus. La priorisation est réalisée en organisant les tâches dans la liste par priorité décroissante.
Liste des tâches taille réduite 1/2Liste des tâches taille réduite 2/2
La liste des tâches est maintenant conçue pour une utilisation sur smartphone. Pour une ouverture plus simple, ouvrir la page https://pma.timeperformance.com/user/todo.html sur son smartphone, puis faire Ajouter à l’écran d’accueil. La liste de tâches est alors accessible comme s’il s’agissait d’une application native.
Note: hélas, il n’est pas encore possible de changer l’ordre des tâches sur son smartphone. Mais on y travaille.
Gestion d’une check-list par tâche
La check-list d’une tâche est une sorte de pense-bête, une liste de sous-tâches ou de points de contrôle. Lorsqu’on utilise une méthode dans TimePerformance, la check-list peut être définie au niveau d’un type de tâches et s’appliquer alors à toutes les tâches de ce type.
Dans la liste des tâches, on peut rayer un item de la check-list d’un simple clic.
Ajout du zoom sur toutes les courbes
Pour zoomer, sélectionnez la période concernée par cliquer-déplacer.
Exports des rapports d’activité
Les rapports d’activité sont téléchargeables au format csv, compatible Excel.
Nouvelle API (Beta) pour intégrer le planning de TimePerformance dans son agenda (Outlook, Goolgle Calendar…)
La nouvelle API est un Calendrier Internet au format ICal. Elle permet d’exporter en temps réel le planning de chaque utilisateur (disponible en version performance).
Pour l’utiliser, il suffit d’ajouter dans son logiciel de gestion d’agenda un nouveau calendrier défini par son URL. La synchronisation se fait automatiquement entre le logiciel de gestion d’agenda et TimePerformance.
Cette nouvelle API est en beta privée afin de vérifier l’intégration correcte avec les logiciels de gestion d’agenda. Pour en bénéficier, merci de contacter le support.
