Valeur acquise Archives - Blog TimePerformance

TimePerformance 16 juillet 2023

Nouveau: Cockpit pour les portefeuilles de projets

Le cockpit des portefeuilles de projets présente les principaux indicateurs de suivi du portefeuille.

Dans ce tableau de bord, il y 2 nouveaux graphiques pour le portefeuille : la courbe d’activité et la courbe de la valeur acquise.

La courbe d’activité montre la différence entre la charge de travail planifiée pour l’ensemble du portefeuille et le temps réellement passé. Cela permet de vérifier que les équipes ont le temps de travailler sur les différents projets.

La courbe de la valeur acquise permet de suivre l’avancement et les coûts par rapport à ce qui a été prévu. Notez que cette courbe nécessite d’avoir accès aux coûts des projets.

L’écart de délai défini au niveau du portefeuille est un nouvel indicateur. Il est calculé en faisant la moyenne pondérée des écarts de délais des projets du portefeuille.

Nous vous invitons à faire un retour sur ce nouveau cockpit dans le groupe utilisateurs sur LinkedIn.

TimePerformance: 2 déc. 2016

Modification de l’email hebdomadaire

Le contenu de l’email a été modifié pour se focaliser sur les actions à mener à court terme.

Option pour masquer les coûts d’un projet aux Observateurs

Grâce à cette option, il est par exemple possible de donner à un client un accès à son projet pour suivre l’avancement et le travail en cours sans montrer les coûts.

Affichage de la courbe de la valeurs acquise sans l’information de coût

Lorsque l’utilisateur n’a pas les droits pour visualiser les coûts du projet, il peut désormais bénéficier quand même de la courbe de la valeur acquise pour visualiser la progression de l’avancement et l’écart de délai.

Option pour rendre le modèle de tâche obligatoire

Lorsqu’un projet utilise une méthode (version Performance), il est désormais possible d’exiger que toutes les tâches soient liées à un modèle de tâche.

Mise à jour API

Les références externes ont été ajoutées sur les modèles de tâches et les catégories de tâches. De plus, la catégorie d’une tâche a été ajoutée aux informations concernant une tâche dans l’API.

Mise à jour 6.3.1

Ajout d’une colonne pour la Valeur Acquise dans le rapport d’avancement des portefeuilles

Affichage des charges (prévue, estimée et reste à faire) en jours-hommes ou en heures dans le rapport d’avancement détaillé d’une étape en fonction du paramétrage du projet.

Correctifs mineurs.

Initiation à la Valeur Acquise (Earned Value)

En gestion de projet, la technique standard de suivi de projet s’appelle la Valeur Acquise. Sa principale mission est la mesure des écarts par rapport au plan, et donc la maîtrise du projet. Cette technique fait partie intégrante des référentiels méthodologiques (PMBoK, IPMA…). En anglais, son nom est Earned Value Management (EVM).

Objectif de la Valeur Acquise: Maîtriser les écarts de coût et de délai

Une bonne gestion de projet passe nécessairement par la maîtrise des écarts.

Voyons ensemble comment le diagramme de la Valeur Acquise nous permet de visualiser facilement les écarts.

Capture d’écran de TimePerformance, le logiciel de gestion de projets par la valeur acquise.

Sur ce diagramme, on y trouve 3 courbes.

La courbe bleue représente le plan.
La courbe verte représente l’avancement réel.
La courbe rouge représente le coût réel (hors la partie en pointillés).

Les positions relatives des courbes montrent les écarts de coût et de délai du projet.

La courbe verte est au-dessus de la courbe bleue. Donc l’avancement est supérieur au plan. Le projet est donc en avance (écart de délai).

La courbe rouge est au-dessus de la courbe verte. Donc le coût réel est supérieur à l’avancement réel. Le projet est donc en surcoût (écart de coût).

Remarque: Le diagramme de la valeur acquise est aussi connu sous le nom de Courbe en S pour sa forme caractéristique.

Qu’est-ce que la Valeur Acquise ?

La valeur acquise, c’est la courbe verte, c.-à-d. l’avancement réel du projet. On appelle «valeur acquise» l’avancement réel quand il est valorisé en euros. L’intérêt de valoriser l’avancement en euros est de pouvoir comparer sa valeur par rapport au budget (le plan) et au coût réel.

Le principe de la Valeur Acquise, c’est simplement de donner une valeur en euros à l’avancement réel pour le comparer à un budget et à un coût réel.

A partir des 3 valeurs, valeur acquise, budget à date et le coût réel, la technique de la valeur acquise fournit des formules simples pour calculer des écarts et des indices de performances.

Le + de la Valeur Acquise: la prédiction à terme

Le fait d’avoir calculé les écarts sur le projet permet de faire des prédictions par extrapolation. Dans la technique de la valeur acquise, on s’intéresse à prédire le point d’atterrissage du projet, ce qu’on appelle l’estimé à terme.

Dans le diagramme ci-dessus, la prévision est représentée par la partie en pointillés de la courbe rouge.

La technique de la valeur acquise prédit dans l’exemple que le projet se terminera 3 semaines en avance avec un surcoût de 10%.

Comment calculer la Valeur Acquise ? Comment valoriser un avancement ?

Le principe du calcul est simple: chaque élément du projet a un poids qui correspond à son montant dans le budget. Ainsi, à chaque fois qu’une tâche est terminée ou qu’un livrable est achevé, le montant du budget prévu pour cette tâche ou ce livrable s’ajoute à la valeur acquise du projet.

Malgré sa simplicité – ou plutôt grâce à sa simplicité – cette technique est très efficace et facile à utiliser. Elle fournit des informations essentielles au pilotage.

Le seul réel obstacle à la démocratisation de la valeur acquise est la lourdeur des calculs. Ils sont fastidieux du fait de la volumétrie des données et de la nécessité d’historiser les valeurs. De plus, la prise en compte des changements en cours de projet constitue un réel challenge pour la mise à jour des courbes. Sans outillage suffisant, la mise en œuvre de la valeur acquise devient rapidement un casse-tête pour le chef de projet.

Sur ce dernier point, nous vous invitons à essayer gratuitement notre logiciel de gestion de projets, qui est la solution la plus simple et la plus facile pour bénéficier de la technique de la valeur acquise.

Gestion des Coûts et Projets Agiles

Présentation sur la Gestion des Coûts et les Projets Agiles animée par Time Performance lors de l’Agile Tour 2010.

Gestion des coûts et Projets Agiles

Gestion des coûts et Projets Agiles from timeperformance

Suivre l’avancement du Projet

Suivre l’avancement est la mission n°1 du chef de projet pendant la phase d’exécution. Tout le travail de planification ne sert à rien si on ne suit pas l’avancement. L’avancement est au cœur de la gestion de projet.

Ce tutoriel présente comment se gère l’avancement avec TimePerformance.

3 bonnes nouvelles pour les chefs de projet

Tout a été fait dans TimePerformance pour simplifier le travail du chef de projet.

Suivi de l'avancement du Projet

La première bonne nouvelle est que le calcul de l’avancement est totalement automatique pour les niveaux supérieurs du plan projet. Ces niveaux sont le projet, les phases, les étapes et les livrables avec des sous-livrables (cf. structure du plan du projet).

Pour ces éléments, la technique de la valeur acquise définit la bonne façon de calculer l’avancement. Il s’agit d’une somme des avancements pondérés par les budgets. C’est standard et le logiciel fait tout.

La deuxième bonne nouvelle est qu’il n’y a pas besoin de suivre l’avancement des tâches. Dans TP, les tâches sont soit « pas commencées », soit « en cours », soit « terminées ». (toute ressemblance avec une méthode agile bien connue est fortuite 😉 ). C’est la personne qui réalise la tâche qui met à jour son statut.

Les seuls avancements restants à déterminer concernent les livrables. La troisième bonne nouvelle est que ce travail de suivi de l’avancement des livrables demande moins de 5 minutes par semaine.

Avancement d’un livrable

Il n’y a que 2 avancements qui soient sûrs: 0% (pas commencé) et 100% (terminé). Plusieurs techniques permettent d’évaluer l’avancement entre ces 2 valeurs.

Le suivi de l’avancement d’un livrable peut être fait par une saisie directe de l’avancement ou automatiquement selon 4 modes de calcul.

Chaque option a ses avantages et ses inconvénients. Le choix de l’option dépend du type de livrable et des préférences du chef de projet. Ce choix se fait dans le formulaire de chaque livrable. Dans la configuration du projet, le chef de projet peut choisir l’option par défaut de suivi d’avancement des livrables.

Saisie manuelle

Dans ce mode, le chef de projet saisit directement dans le rapport d’avancement le pourcentage d’avancement ou le reste à faire du livrable. (cf. formule entre reste à faire et avancement )

Options d’avancement automatique

Voici les 4 modes automatiques du calcul de l’avancement.

Reste à faire sur les tâches	Quand cette option est choisie, toutes les tâches associées ont un reste à faire à renseigner au départ puis mis à jour automatiquement
% de tâches terminées	% d’avancement = ratio du nombre de tâches terminées. Ex: 4 tâches terminées sur 10 ⇒ 40% d’avancement
% de la charge consommée	Ex: Une formation de 4 jours (donc 4 jours-hommes budgétés). 2 jours déjà effectués. L’avancement est de 50% = 2/4
% du délai écoulé	Ex: La gestion de projet pour la phase d’étude qui dure 3 mois. A la fin du premier mois, l’avancement est de 33% = 1/3

Note: Le calcul automatique à partir des tâches exige que toutes les tâches rattachées au livrable soient créées en amont.

Quelques conseils

Conseil n°1: La simplicité

Dans le doute ou au départ, choisissez toujours l’option la plus simple: la saisie manuelle. Cela permet de garder le contrôle.

Conseil n°2: La bonne granularité

Choisissez la bonne granularité pour les livrables du projet.

Si les livrables sont trop gros, l’avancement risque d’être très approximatif. Dans ce cas, décomposez les livrables en sous- livrables.

Si les livrables sont trop petits, ce sera très lourd à gérer. Dans ce cas, il est possible de regrouper plusieurs livrables pour en faire un plus gros.

La bonne granularité des livrables est une affaire de compromis entre précision de l’avancement et charge de gestion.

Conseil n°3: Clore les livrables

Si un livrable est à 100% d’avancement, pensez à le clore en changeant son statut à Terminé. Ainsi vous vous assurez qu’il ne reste aucune tâche non terminée rattachée à ce livrable.

Conseil n°4: La régularité

Les saisies et le suivi de l’avancement doivent être faits au moins une fois par semaine.

Si cela n’est pas fait, cela signifie que les écarts ne sont pas surveillées, et donc que le projet est sans pilote. Que fait le chef de projet ?

Conseil n°5: Mixer les options

Voici une technique pour combiner les avantages de chaque option.

Pour un livrable, commencez par saisir manuellement l’avancement. C’est simple et ne requiert pas d’identifier immédiatement toutes les tâches et d’estimer leur reste à faire.

Puis lorsqu’on approche de la fin (par exemple à 70% d’avancement), basculez le livrable en mode «reste à faire sur les tâches. Saisissez le reste à faire au niveau des tâches restantes. A ce stade, l’identification des tâches restantes devrait être simple et la saisie des restes à faire moins lourde.

Avec cette technique, on combine la simplicité au début et la précision sans lourdeur excessive vers la fin.

Version 1.8.5

Nouvelles fonctionnalités et améliorations:

Possibilité de définir une planification de référence qui sert de base de comparaison.Cette référence est utile pour figer le budget et le délai d’un projet (ex: projet au forfait).
Dans les diagrammes, la zone en rouge est la zone d’alerte indiquant un dépassement de budget ou de délai par rapport à cette référence (cf. le diagramme ci-dessous).

Un rapport sous forme de tableau permet de comparer de manière chiffrée le plan actuel et la référence (cf. ci-dessous).
Prévision des coûts réels basée sur l’estimé à terme (estimate at completion) disponible dans le diagramme de la valeur acquise.C’est la courbe en pointillés qui prolonge la courbe des coûts réalisés (cf. le diagramme ci-dessous).
Pour être cohérent avec la version 4 du PMBoK sortie cette année, la formule de calcul de l’estimé à terme a été modifiée dans TimePerformance.La nouvelle formule est la version dite « pessimiste » où l’indice de performance est égal à CPI * SPI (ou IPC * IPD en vf.).
Possibilité pour le chef de projet de clore, annuler ou mettre en pause les tâches des autres membres.
Changement de terminologie: les étapes s’appellent dorénavant des itérations. Un autre synonyme pour itération est « sprint ».

diagramme de la valeur acquise avec la prévision de coût

comparaison du plan actuel et du plan de référence

Pourquoi la valeur acquise…

Diagramme de la Valeur Acquise

La technique de la Valeur Acquise répond à une question essentielle du sponsor d’un projet: Combien coûtera le projet ? Est-ce que le budget sera respecté ?

L’erreur commune en matière de suivi des coûts consiste à calculer l’écart de coût comme la différence entre le coût réel et le budget à date. Si le projet est en retard ou en avance, on compare le coût d’une chose avec le budget prévu pour autre chose.

Dans la technique de la valeur acquise, on compare le coût réel au budget prévu pour ce qui a été fait, et non le budget à date. Ainsi les coûts sont comparables car ils portent sur le même périmètre.

Définition de la valeur acquise

La valeur acquise représente la valeur de ce qui a été fait (= acquis). La valorisation est calculée selon le budget initial.

Ainsi la Valeur Acquise (VA) est le Coût Budgété du Travail Effectué (CBTE).

L’Ecart de Coût (EC) du projet est égal à la valeur acquise moins le coût réel.

EC = VA – CRTE = CBTE – CRTE où CRTE est le Coût Réel du Travail Effectué (c.-à-d. le coût réel).

Si EC < 0, cela veut dire qu’on a payé trop par rapport à ce qu’on a acquis (dépassement de budget) et inversement.

L’erreur commune évoquée précédemment est de faire la différence: budget à date moins le coût réel.

EC ≠ CBTP – CRTE où CBTP est le Coût Budgété du Travail Planifié, i.e. le budget à date.

Remarque: en plus d’informer sur les coûts, la valeur acquise renseigne simultanément sur les délais. Il suffit de faire la différence entre la Valeur Acquise et la Valeur qu’on avait prévue d’acquérir, égale au Budget à date. (VA – CBTP, si > 0 projet en avance, si < 0 projet en retard).

Trésorerie et Résultat

La valeur acquise permet de calculer le Résultat du projet tandis que la différence entre le coût réel et le budget à date s’apparente à la Trésorerie du projet.

Comme pour une entreprise, on peut avoir un résultat négatif (ex: vente à perte) tout en ayant une trésorerie positive. En faisant fondre les stocks par exemple.

Pour les projets, le risque est de consommer tout le budget sans atteindre le résultat prévu.

La valeur acquise permet de maîtriser ce risque en indiquant en permanence le résultat courant du projet.

Le calcul de la valeur acquise

Pour faire de la gestion de projet, il y a 2 écoles: la feuille de calcul (Excel, Calc etc.) et le progiciel.

Dans le premier cas, le calcul de la valeur acquise s’avère plutôt complexe. Dans le second, les progiciels traditionnels nécessitent un investissement important qui réserverait la technique de la valeur acquise aux gros projets.

Avec notre logiciel de gestion de projet TimePerformance, nous essayons de changer cet état de fait en fournissant une solution simple qui permet l’utilisation de la technique de la valeur acquise sur tous les projets et sans effort.

Voir aussi cet article qui présente le diagramme de la valeur acquise.

Comprendre la valeur acquise en 4 images

Le diagramme de la valeur acquise, appelé aussi courbe en S, est le meilleur outil pour connaître et communiquer la situation d’un projet de façon simple et synthétique en termes de délai et de coût.

Pour une introduction rapide à la technique de la valeur acquise, lire Initiation à la Valeur Acquise.

Le diagramme montre 3 courbes: le plan (budget), le coût réel et l’avancement réel. L’avancement réel valorisé en euros s’appelle la valeur acquise, i.e. la valeur de ce qui a été fait, et donc considéré comme acquis.

L’interprétation du diagramme est simple avec 4 configurations possibles:

Tout va bien, lorsque la valeur acquise est supérieure au coût réel et au plan.
Rien ne va plus, lorsque la valeur acquise est inférieure au coût réel et au plan.
Trop cher mais plus vite que prévu, lorsque la valeur acquise est inférieure au coût réel mais supérieure au plan.
En retard mais moins cher que prévu, lorsque la valeur acquise est supérieure au coût réel mais inférieure au plan.

Les diagrammes ci-dessous ont été générés avec le logiciel de gestion de projet TimePerformance , conçu pour la technique de la valeur acquise.

Cas n°1 : Tout va bien

Dans ce cas, le projet est en avance et dépense moins que budgété. La valeur acquise est au-dessus du coût prévu et du coût réel.

Les 2 règles pour interpréter le diagramme de la valeur acquise

Règle 1: information sur les coûts

Si Valeur Acquise > Coût réel, le projet réalise des économies. (Et inversement)

Règle 2: information sur les délais

Si Valeur Acquise > Coût budgété, le projet est en avance. (Et inversement)

Remarque: Dans les livres, l’écart de délai de la valeur acquise est exprimé en €, calculé selon la formule: valeur acquise – coût budgété. Ceci est assez déroutant pour un délai. Heureusement, le diagramme permet de visualiser aussi l’écart de délai en jours.

Cas n°2 : Rien ne va plus

Ici, le projet est en retard et en surcoût. La valeur acquise est en-dessous du coût prévu et du coût réel.

Cas n°3 : Trop cher mais plus vite que prévu

Dans ce cas, le projet est en surcoût bien qu’il soit en avance. La valeur acquise est en dessous du coût réel mais au-dessus du coût prévu.

Cas n°4 : En retard mais le projet coûtera moins cher que prévu.

Dernier cas, le projet est en retard mais réalise des économies par rapport au plan. En effet, la valeur acquise est en-dessous du coût prévu mais au-dessus du coût réel.

La valeur acquise est indispensable

La valeur acquise est indispensable pour mesurer l’écart de coût.

En effet, l’écart de coût n’est pas égal à la différence entre le coût réel et le coût prévu (sauf dans le cas rare où l’avancement réel correspond à ce qui était prévu). La confusion serait dommageable au projet et à ses sponsors, comme illustré ci-dessous.

1) Dans les 2 situations ci-dessous, les projets sont en avance mais ont dépassé leur budget (coût réel > coût prévu). Pourtant un projet est en difficulté tandis que l’autre surperforme !

Cas n°3 : Trop cher mais plus vite que prévu	Cas n°1 bis* : Tout va bien (ou presque)

	* Le cas n°1 bis est identique au cas n°1 sauf qu’on a plus dépensé que prévu. Cela pourrait éventuellement créer un problème de trésorerie.

Le diagramme de la valeur acquise permet de visualiser immédiatement si l’avance est suffisante pour justifier le surcoût.

2) Dans les 2 cas ci-dessous, les projets sont en retard mais en dessous de leur budget. Pourtant, un projet a seulement un problème de délais (par exemple: à cause d’un problème d’obtention de ressources) tandis que l’autre a de graves difficultés (coûts + délais).

Cas n°4 : En retard mais le projet coûtera moins cher que prévu.	Cas n°2 bis : Rien ne va plus (ou presque)

	* Le cas n°2 bis est identique au cas n°2 sauf qu’il reste du budget.

Le diagramme de la valeur acquise permet de visualiser immédiatement les causes d’un retard: mauvaise performance ou manque de ressource.

CBTP, CRTE, CBTE, ED, EC…

Pour bénéficier du diagramme de la valeur acquise, il n’est pas nécessaire de connaître tous ces sigles (CBTP: coût budgété du travail planifié, CRTE: coût réel du travail effectué etc.).

Les sigles sont utilisés dans le rapport d’avancement de la valeur acquise sous forme de tableau. Pour information, voici leur position sur le diagramme:

Valeur Acquise ou le Graal de la gestion de projet

La Valeur Acquise est la seule technique de suivi de projet. Malgré son efficacité, cette technique est méconnue et rarement utilisée. Cet article raconte comment la quête de la Valeur Acquise nous a conduits à créer un nouveau logiciel de gestion de projet pour démocratiser son usage.

Saint Graal

La technique de la valeur acquise a été créée il y a plus de 50 ans. Elle s’est imposée comme le standard officiel pour le suivi de projet et est un prérequis pour pouvoir répondre aux appels d’offre des agences gouvernementales dans les pays anglo-saxons.

La légende de la Valeur Acquise

Dans tous les référentiels de gestion de projet comme le PMBoK, on parle de cette technique pour bien gérer les projets. Or si beaucoup l’ont rencontrée en formation, presque personne ne l’a jamais vue en pratique.

Pour beaucoup, la valeur acquise semble inaccessible comme une sorte de Graal de la gestion de projet.

La quête d’un outil

Convaincus par l’intérêt de la valeur acquise, nous étions frustrés de ne pas pouvoir utiliser pour nos projets cette technique si efficace. Malgré nos recherches, nous n’avions pas trouvé l’outil pour générer facilement les rapports de la valeur acquise.

Par sa simplicité et sa souplesse, la feuille Excel est attirante de prime abord. Mais passés les premiers tests, cette approche convient mal à une utilisation réelle.

Quant aux progiciels classiques du marché, leur complexité et leur coût ont de quoi décourager. De plus, ils reposent tous sur l’approche classique de la gestion de projet (Gantt, PERT…) incompatible avec les besoins de souplesse et d’agilité de certains projets (ex: R&D, développement logiciel…).

Faute d’outillage adapté, la valeur acquise reste une technique très rarement, voire jamais, utilisée.

En créant TimePerformance, nous avons décidé de relever le défi en développant un outil simple avec une approche agile, capable de générer la courbe en S de la valeur acquise.

Enfin la valeur acquise

Premiers utilisateurs de notre logiciel de gestion de projet, nous avons pu ressentir les bénéfices immédiats de la technique de la valeur acquise.

Dans les premiers mois, on avançait dans le brouillard sans savoir où on en était et à quelle vitesse on progressait. Puis on a commencé à développer le moteur de calcul de la valeur acquise. La courbe en S de notre projet est enfin apparue et nous sommes aussitôt sortis du brouillard. On visualisait notre avancement et notre progression en temps réel. Enfin la lumière…

rapport d'avancement de la valeur acquise