Les outils de gestion de projet mal aimés

À en croire M. Yves Cavarec, secrétaire chapître du PMI Ile-de-France, les progiciels de gestion de projet sont perçus par les chefs de projets comme lourds, inadaptés ou contraignants.

En effet, dans une interview sur Microsoft TechNet, M. Cavarec fait un sombre constat en énonçant les 4 situations suivantes rencontrées dans les entreprises:

  1. le chef de projet «qui a l’habitude de gérer ses projets en toute transparence mais sans forcément utiliser des outils», pour lesquels l’utilisation d’un outil serait une contrainte.
  2. le chef de projet «qui va se dépêcher de mettre à jour sa planification dans l’outil de planification quelques jours [avant] ou la veille d’une revue de projet», ce qui correspond à un détournement de la finalité de l’outil.
  3. «l’utilisation parallèle des outils de gestion de projet et puis d’autres outils [tableur, traitement de texte etc.]. Pourquoi ? parce que l’outil n’est manifestement pas adapté à l’usage.»
  4. «le chef de projet est assommé par un ensemble de demandes. On lui demande de mettre à jour une planification dans un outil. on lui demande de mettre à jour un fichier Excel [etc…]. Il passe beaucoup de temps à faire de l’administratif alors [qu’il a bien d’autres fonctions]. L’aspect administratif de la gestion de projet prend le pas sur le reste.»

Chez Time Performance, nous partageons ce constat et c’est ce qui nous a poussé à envisager la gestion de projet autrement. De là est venue l’idée d’une Gestion de Projet 2.0 et d’un outil différent qui réunit l’essentiel de la gestion de projet dans un seul logiciel, simple et dont le reporting est totalement automatisé.

Sans être la panacée, TimePerformance garantit un excellent rapport entre la valeur ajoutée pour le chef de projet et le temps qu’il passe dans l’outil.

Cliquez ici pour voir l’interview sur le site Microsoft TechNet

5 autres idées fausses à propos des Méthodes Agiles

De plus en plus d’équipes revendiquent une démarche Agile pour échapper aux lourdeurs des méthodes traditionnelles. Mais connaissent-elles réellement les implications de l’Agilité ?

Suite au précédent article, 5 idées fausses à propos des Méthodes Agiles, nous vous proposons un 2ème opus avec 5 nouveaux préjugés sur l’Agilité.

Idée fausse n°6: les Méthodes Agiles, c’est la liberté de faire à sa façon

Equipe en « autogestion », remise en cause du rôle de chef de projet, redistribution des responsabilités, suppression des aspects contractuels, pas de planification détaillée, absence ou presque de documents, communication principalement verbale…

Tous ces éléments, qui séduisent les équipes, ont un petit goût de liberté et d’émancipation, qui risque d’être mal perçu par le management traditionnel.

Cependant il serait faux de considérer que l’Agilité est synonyme d’absence de règles, de contraintes et de structures.

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Citations pour les méthodes agiles

«L’avenir ne se prévoit pas, il se prépare.», Maurice Blondel.

Se préparer aux changements et aux évolutions sans essayer de trop prévoir est le propre des méthodes Agiles.

«Attendre d’en savoir assez pour agir, c’est se condamner à l’inaction.», Jean Rostand

Un reproche fait aux approches classiques est le temps passé à réfléchir, à recueillir de l’information et à produire une documentation exhaustive, au détriment du développement et des tests, c.-à-d. le temps de l’action.

«Ça n’a pas de sens d’embaucher des gens intelligents puis de leur dire quoi faire. Nous embauchons des gens intelligents afin qu’ils puissent nous dire ce qu’il faut faire.», Steve Jobs

Les méthodes agiles, Scrum et XP, impliquent les développeurs dans la définition du contenu du produit ou des fonctionnalités. Le dialogue avec les utilisateurs est direct et quasi-permanent. On ne leur demande plus d’implémenter un cahier des charges, mais de comprendre le besoin des utilisateurs et même la valeur que cela produit.

5 idées fausses à propos des Méthodes Agiles

La grande diversité des méthodes agiles et de leur pratique génère de nombreuses idées fausses à leur sujet. L’objet de cet article est de démystifier les idées fausses les plus courantes trouvées dans les débats sur le Web en y répondant factuellement.

L’arrivée des Méthodes Agiles est en train de générer un fossé entre leurs partisans et ceux des méthodes traditionnelles. Cette rupture est renforcée par le fait que les 4 principes fondateurs des méthodes agiles sont des contre-pieds vis à vis de l’approche classique:

  1. Individuals and interactions over processes and tools
  2. Working software over comprehensive documentation
  3. Customer collaboration over contract negotiation
  4. Responding to change over following a plan

(cf. le Manifeste Agile, site officiel: http://agilemanifesto.org/)

L’idée ici n’est pas de prendre parti pour les méthodes agiles contre l’approche classique. Chez Time Performance, nous pensons que chaque approche peut être bonne ou moins bonne selon le contexte.

Idée fausse n°1: Les Méthodes Agiles sont réservées aux « petits » projets

Faux, faux et archi-faux… C’est pourtant l’idée la plus répandue. C’est aussi la plus fausse.

1) Les Méthodes Agiles ont pour raison d’être de permettre au projet de s’adapter facilement aux changements (« Reponding to change.. »). Cela n’a de sens que pour les projets de durée plutôt longue, car le risque de changement est d’autant plus fort que le projet s’éternise. De plus, la durée est nécessaire pour rentabiliser l’investissement lourd qui est fait dans les tests, leur automatisation et la qualité du code, qui sont au coeur des méthodes agiles.

D’ailleurs les méthodes Agiles ont été conçues pour le développement de produit logiciel (d’où le terme de Product Owner qu’on trouve dans SCRUM), dont la durée de vie s’étend sur plusieurs années voir plusieurs décennies.

Cette idée fausse a peut-être été inspirée par la brièveté des cycles de développement. Or un développement itératif a pour but d’éviter le risque d’effet tunnel, qui est d’autant plus important que le projet est long.

Donc les méthodes Agiles sont particulièrement adaptées, voire recommandées, pour les projets de longue durée et non pour les projets courts.

2) Concernant la taille de l’équipe, il est vrai que SCRUM limite la taille des équipes à 8 ou 9 individus, et XP le recommande en pratique, car c’est le fonctionnement optimal. Mais rien n’interdit de constituer plusieurs équipes qui travailleront chacune sur un sous-projet. D’ailleurs SCRUM le prévoit avec un mécanisme de coordination qui s’appelle le SCRUM de SCRUMs. Une équipe de plusieurs dizaines de personnes peut être ainsi constituée.

Idée fausse n°2: La classification « Méthode Agile » détermine un groupe homogène

Les méthodes Agiles sont très différentes les unes des autres. Elles sont même parfois presque totalement complémentaires, comme XP et SCRUM. Si ces 2 dernières méthodes marquent une réelle rupture par rapport à l’approche classique, certaines comme le Unified Process constituent des chaînons intermédiaires de l’évolution des méthodes au cours des 20 dernières années.

Toutes ces méthodes ne s’entendent que sur les 4 principes, ce qui est peu. De plus, le Manifeste Agile offre certaines latitudes en matière d’interprétation. Il est donc hasardeux de parler des Méthodes Agiles en général. Il vaut mieux parler des pratiques proposées par telle ou telle méthode.

A cela, il faut ajouter que les mises en oeuvre de ces méthodes sont encore plus hétéroclites.

Idée fausse n°3: Les Méthodes Agiles sont des méthodes de gestion de projet

Cette partie a été réécrite suite au débat né avec les nombreux commentaires ci-dessous afin de préciser les arguments. Si cette idée est vraiment fausse, comme nous le croyons, elle semble difficile à combattre 😉 .

L’objet principal des méthodes agiles est le processus de développement (logiciel) depuis la définition du besoin jusqu’à la livraison d’un produit. Ceci est attesté par le Manifeste Agile qui représente l’âme de ces méthodes et qui commence par Nous découvrons comment mieux développer des logiciels… (source manifeste agile).

La notion même de projet n’est pas requise pour utiliser SCRUM ou XP. Ce qui compte dans ces méthodes, c’est le développement d’un produit. Or on peut développer un produit en dehors du cadre formel d’un projet et utiliser SCRUM ou XP.

Si une méthode agile est utilisée sur un projet, cela ne remplace pas la mise en place d’une vraie gestion, ne serait-ce qu’au niveau des coûts. Il y a plusieurs autres domaines non couverts par l’agilité: l’établissement d’un cas d’affaire (business case), la gestion des parties prenantes, la gestion des risques, la conduite du changement, les phases amont et aval d’un projet…

Notons que cette idée fausse n’existe pas dans le monde anglo-saxon. Nous n’avons pas trouvé d’exemple parmi toutes les vidéos disponibles sur Internet ou dans des articles en anglais où SCRUM était présenté comme « a project management method » ou « a project management framework ». Amusant, dans la traduction en français du manifeste agile, le principe Welcome changing requirements, even late in development est devenu Accueillez positivement les changements de besoins, même tard dans le projet plutôt que même tard dans le développement. Bizarre, non ?

Idée fausse n°4: Les Méthodes Agiles sont des méthodes de développement rapide ou de prototypage

Des cycles de livraison courts ne signifient pas que les développements sont rapides. Cela implique simplement de valider l’avancement régulièrement et concrètement.

Il y a même fort à parier que les développements seront moins rapides au départ par rapport à un cycle en V, à cause des exigences en matière de qualité de code et de couverture de tests, incluant de nombreux refactorings (redéveloppements). Ce n’est donc pas une bonne approche pour faire du prototypage.

Les projets Agiles sont des marathoniens et non des sprinters. C’est pourquoi ils voyagent légers. Et sur la distance, ils sont en général les plus rapides et consomment moins.

Idée fausse n°5: Les développements agiles sont difficilement maintenables à cause du manque de documentation

La crainte de voir la connaissance du fonctionnement du logiciel partir avec les développeurs à l’issue du projet est parfaitement légitime lorsque la documentation est insuffisante.

Cependant c’est une erreur de considérer qu’il n’y a pas de documentation. A l’instar de l’Open Source, dans une approche Agile, la principale documentation est le code source. Et comme de nombreuses livraisons sont réalisées tout au long du projet, tout est fait pour garantir une parfaite maintenabilité.

D’une part, les règles de codage sont très strictes et leur validation automatisée. Plusieurs pratiques au coeur des méthodes Agiles (le refactoring,  l’absence de Code Ownership, le Pair Programming etc.) garantissent au final un code source propre, bien conçu, lisible et bien documenté.

D’autre part, dans code source il faut inclure les tests (unitaires, intégration, fonctionnel etc.). Les tests sont comme un document de spécifications détaillées et un outil de validation intégrés. C’est un investissement non négligeable mais indispensable pour la maintenabilité et l’évolutivité.

Dans une approche agile, le code source et les tests tiennent lieu respectivement de conception détaillée et de spécification détaillée, exprimées en langage naturel dans les commentaires et en langage informatique. Le gros avantage est de garantir que la documentation est toujours à jour par rapport au code, et que le code reste conforme aux spécifications grâce à l’exécution quotidienne des tests avec l’intégration continue. Un développement agile devrait donc être très facile à maintenir.

En réalité, la vraie question est: « Entre une documentation complète (spécification, analyse, conception etc.) et un code source propre et bien testé que choisiriez-vous? »

Les méthodes agiles donnent la priorité au code source et aux tests. Le cycle en V favorise dans la pratique les documents qui sont générés en amont du projet, au détriment du code et des tests situés en aval du cycle lorsque la pression pour aller vite, trop vite, est beaucoup plus forte.

Cet article a maintenant une suite: 5 autres idées fausses sur les Méthodes Agiles

Gestion des Coûts et Projets Agiles (la vidéo)

En bonus voici la vidéo des 10 premières minutes de la conférence sur la Gestion des Coûts et les Projets Agiles animée par Renaud Choné lors de l’Agile Tour 2009.

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Diagramme Temps-Temps ou Courbe à 45 degrés

Le diagramme temps-temps, ou courbe à 45°,  est indispensable lorsqu’il y a eu plusieurs versions du planning pour suivre les évolutions des dates des jalons.

En anglais, ce diagramme s’appelle le milestone slip chart.

diagramme temps-temp ou courbe à 45 degrés

Les éléments du diagramme

Chaque courbe représente les évolutions de la date d’un jalon au cours du temps.

La droite en rouge clair d’équation X=Y représente l’intersection entre la planification et le présent. C’est la droite à 45°. Elle marque la séparation entre le prévu (à gauche de la droite à 45°) et le réalisé (à droite).

Les droites en pointillés rappellent la planification de référence (baseline) des jalons.

Interprétation du diagramme

Dans notre exemple:

Le Jalon 1 correspond au cas idéal sans replanification ni retard, donne une simple droite.

Le Jalon 2 correspond au cas où il y a eu un retard de 15 jours (29 septembre au lieu du 14 septembre). La courbe glisse sur la droite à 45° jusqu’à la clôture du jalon.

Le Jalon 3 montre le cas où il y a eu une replanification (suite au retard sur le jalon 2)

Le Jalon 4 montre le cas de 2 replanifications successives à 2 mois d’intervalle.

Ce diagramme est automatiquement généré par le logiciel TimePerformance.

Question sur les rôles de Product Owner et de Scrum Master

question_markDans la méthode SCRUM, il n’y a plus de Chef de Projet mais un Product Owner (Directeur Produit) et un Scrum Master.

Ce changement d’organisation engendre en pratique de nombreuses questions.

Par exemple:
– Quels rôles auront dans SCRUM les « anciens » chefs de projet ?
– Peut-on être à la fois Product Owner et Scrum Master ?
– Le Product Owner fait-il partie de l’équipe ?
– Comment le Product Owner et le Scrum Master travaillent-ils ensemble ?
– Qui est la bonne personne pour devenir le Product Owner ? le Scrum Master ?
– …

Vous trouverez de nombreux éléments de réponse dans l’article «Scrum Roles – an Unsolvable Puzzle?» par Anna Forss dans le numéro Eté 2009 de Methods And Tools, téléchargeable gratuitement.

Les Méthodes Agiles sont-elles compatibles avec l’utilisation d’un progiciel de gestion de projet ?

A l’origine des méthodes agiles, il y a le rejet des méthodes et des outils classiques de gestion de projet.

Les pionniers de l’Agilité ont donc dû revenir à la feuille Excel pour gérer leurs projets. Qu’en est-il aujourd’hui ?

La très forte augmentation de la compétition a obligé les entreprises à évoluer toujours plus vite, avec des concepts comme le Time-To-Market. La visibilité sur l’avenir s’est réduite. Les projets, toujours plus complexes, sont soumis à des changements permanents.

Ceci est incompatible avec une planification détaillée sur laquelle se fonde l’approche classique de la gestion de projet.

Les logiciels axés sur le diagramme de Gantt, le Pert ou la recherche du chemin critique, sont donc inadaptés pour les projets qui requièrent de l’agilité.

Faut-il utiliser un progiciel de gestion de projet lorsqu’on est Agile ?

Non, si le logiciel choisi est basé sur les techniques de planification détaillée. Il ne pourrait qu’introduire de la lourdeur et de la rigidité pour finalement n’apporter aucune valeur. Une feuille de calcul est alors préférable.

Oui, car il existe des nouveaux logiciels conçus pour les approches Agiles et plus efficaces qu’une simple feuille de calcul.

La gestion et la comptabilité de projet ou d’entreprise sont des fonctions qui ont vocation à être informatisées par des solutions d’entreprise.

Le logiciel de gestion de projet TimePerformance facilite le travail du chef de projet en lui fournissant des fonctions essentielles pour le pilotage et le suivi:

  • suivi 100% automatisé des coûts et des charges,
  • un tableau de bord ultra-complet en temps réel,
  • la traçabilité des évolutions,
  • le support méthodologique…

Le tableau de bord de TimePerformance fournit les indicateurs recommandés par tous les standards de la gestion de projet (PMBoK etc.). C’est particulièrement important pour l’image du projet vis à vis du Management et du Client.

Ainsi le logiciel TimePerformance évite la marginalisation des projets agiles.

Cliquez ici pour en savoir plus sur TimePerformance.

Cliquez ici pour plus de détails sur les concepts agiles supportés par TimePerformance (dans le cas particulier de la méthode agile SCRUM)

Réconcilier la Maîtrise d’ouvrage et la Maîtrise d’oeuvre

En termes d’organisation, la séparation de la MOA et de la MOE pour les projets informatiques est une exception française qui perdure malgré ses multiples inconvénients.

Les inconvénients de la séparation MOA/MOE

  • le développement de visions divergentes et de malentendus
  • une communication très formelle entre les équipes donc moins rapide et moins efficace
  • les responsabilités partagées et des prises de décision parfois difficiles
  • l’installation possible d’un climat de méfiance et le risque d’avoir le projet contaminé par les dissensions entre les services

moa_moe_confrontationA la moindre difficulté, le projet risque de devenir le terrain d’une lutte où les 2 clans se retranchent derrière leurs positions: la MOA réclamant les fonctions indispensables pour les utilisateurs et la MOE invoquant la faisabilité technique ou les délais trop courts.

 

Les avantages d’une équipe mixte MOA/MOE

D’abord la simplicité. Les responsabilités et les décisions appartiennent à une seule équipe.

Mais surtout cela fait ressortir en amont du projet les difficultés de coopération et de communication qui existent naturellement entre le métier et la technique. Et plus vite seront réglées ses difficultés, mieux se portera le projet. Voilà pourquoi il faut mettre MOA et MOE côte à côte.

Enfin, des solutions optimales en termes de rapport valeur business sur coût (le fameux R.O.I.) peuvent être plus facilement identifiées.

Conclusion

Pour réaliser un projet dans les meilleures conditions, il est indispensable d’avoir une vision commune unifiant les 2 visions, métier et technique, MOA et MOE. Cette vision commune se développe en travaillant ensemble sur la résolution des problèmes, la recherche de solution, voire de compromis, l’atteinte d’objectifs communs… Elle se concrétise dans la circulation libre des informations du projet en temps réel, notamment sur l’avancement du projet et de son tableau de bord.

Voilà pourquoi il semble souhaitable d’unir MOA et MOE, pas «autour des projets», mais «dans les projets».

Pourquoi la valeur acquise…

diagramme valeur acquise

Diagramme de la Valeur Acquise

La technique de la Valeur Acquise répond à une question essentielle du sponsor d’un projet: Combien coûtera le projet ? Est-ce que le budget sera respecté ?

L’erreur commune en matière de suivi des coûts consiste à calculer l’écart de coût comme la différence entre le coût réel et le budget à date. Si le projet est en retard ou en avance, on compare le coût d’une chose avec le budget prévu pour autre chose.

Dans la technique de la valeur acquise, on compare le coût réel au budget prévu pour ce qui a été fait, et non le budget à date. Ainsi les coûts sont comparables car ils portent sur le même périmètre.

Définition de la valeur acquise

La valeur acquise représente la valeur de ce qui a été fait (= acquis). La valorisation est calculée selon le budget initial.

Ainsi la Valeur Acquise (VA) est le Coût Budgété du Travail Effectué (CBTE).

L’Ecart de Coût (EC) du projet est égal à la valeur acquise moins le coût réel.

EC = VA – CRTE = CBTE – CRTECRTE est le Coût Réel du Travail Effectué (c.-à-d. le coût réel).

Si EC < 0, cela veut dire qu’on a payé trop par rapport à ce qu’on a acquis (dépassement de budget) et inversement.

L’erreur commune évoquée précédemment est de faire la différence: budget à date moins le coût réel.

EC ≠ CBTP – CRTECBTP est le Coût Budgété du Travail Planifié, i.e. le budget à date.

Remarque: en plus d’informer sur les coûts, la valeur acquise renseigne simultanément sur les délais. Il suffit de faire la différence entre la Valeur Acquise et la Valeur qu’on avait prévue d’acquérir, égale au Budget à date. (VA – CBTP, si > 0 projet en avance, si < 0 projet en retard).

Trésorerie et Résultat

La valeur acquise permet de calculer le Résultat du projet tandis que la différence entre le coût réel et le budget à date s’apparente à la Trésorerie du projet.

Comme pour une entreprise, on peut avoir un résultat négatif (ex: vente à perte) tout en ayant une trésorerie positive. En faisant fondre les stocks par exemple.

Pour les projets, le risque est de consommer tout le budget sans atteindre le résultat prévu.

La valeur acquise permet de maîtriser ce risque en indiquant en permanence le résultat courant du projet.

Le calcul de la valeur acquise

Pour faire de la gestion de projet, il y a 2 écoles: la feuille de calcul (Excel, Calc etc.) et le progiciel.

Dans le premier cas, le calcul de la valeur acquise s’avère plutôt complexe. Dans le second, les progiciels traditionnels nécessitent un investissement important qui réserverait la technique de la valeur acquise aux gros projets.

Avec notre logiciel de gestion de projet TimePerformance, nous essayons de changer cet état de fait en fournissant une solution simple qui permet l’utilisation de la technique de la valeur acquise sur tous les projets et sans effort.

Voir aussi cet article qui présente le diagramme de la valeur acquise.