Version 1.7.3

Nouvelles fonctionnalités et améliorations de la version 1.7.3:

  • Relooking de la feuille de route avec l’ajout d’une ligne de temps avec les jalons du projet
  • Ajout dans le tableau de synthèse d’un récapitulatif des itérations en cours.
  • Nouvelle fonctionnalité de génération de rapports dynamiques qui permettent de visualiser la charge consommée en fonction de 1 ou 2 critères et de plusieurs filtres. (voir exemples ci-dessous. Cliquer pour agrandir)

Pourcentage d’avancement et reste à faire

Le pourcentage d’avancement se calcule à partir du reste à faire et du consommé.

Avancement et reste à faire

Exemple: 7 heures déjà effectuées et 3 heures restant à faire, l’avancement est de 7 / (7+3) = 70%.

Lorsque le consommé n’est pas disponible, l’avancement peut être estimé avec la formule suivante.

Avancement et reste à faire

Mais attention, cette formule est très approximative (cf exemple ci-dessous). Elle peut même donner un avancement négatif dans le cas où le reste à faire est supérieur à la charge prévue initialement.

Par exemple, on a travaillé 7h sur une tâche et il reste 7h à faire. On a donc fait 50% du travail. Mais si la tâche avait été estimée initialement à 10h, la 2ème formule donne un avancement de 30% (= 100% – 7h / 10h), tandis que la 1ère formule donne toujours 50%.

Découvrez les autres options pour mesurer son avancement dans TimePerformance.

 

Tâche ou Livrable ?

point d'interrogationConfondre les livrables du projet et les tâches associées, c’est confondre le problème et sa solution.

Pour les chefs de projet, qui sont impliqués à la fois dans la définition du problème et la recherche d’une solution, faire la distinction n’est pas si simple.

Les outils traditionnels de gestion de projet entretiennent la confusion avec un Gantt de tâches et de macro-tâches. La distinction entre les phases, les livrables et les tâches ne saute pas aux yeux.

Dans TimePerformance, ces 3 concepts sont clairement identifiés (lire structure du plan du projet) parce qu’ils répondent à des interrogations différentes – le quand, le quoi et le comment – qu’il convient de distinguer.

Voici un article pour aider à faire facilement la distinction entre Tâche et Livrable…

Définitions

Les livrables représentent les produits, les « outputs » du projet. Ce sont donc des objectifs collectifs pour toute l’équipe. Les livrables sont imposés à l’équipe. 85% des livrables sont définis par le client. C’est une notion métier ou business.

Les tâches représentent le travail, c-à-d les actions que doivent réaliser les membres du projet. Les tâches sont définis par les processus techniques choisis par l’équipe. C’est donc une notion technique,  en général sans intérêt pour le client final.

Pour distinguer les 2 notions facilement, il est recommandé de faire commencer le nom des tâches par un verbe pour marquer une action (ex: «Rédiger le rapport», «Coder» etc.) et d’utiliser un groupe nominal pour les livrables (ex: «Analyse de faisabilité», «Etude de marché», «Fonctionnalité Paiement en ligne» etc.).

La relation entre les livrables et les tâches est simple. Les tâches participent à la réalisation d’un livrable.

Donc chaque livrable a une ou plusieurs tâches associées, et chaque tâche est associée à un et un seul livrable.

Un livrable avec 1 tâche est généralement le signe de confusion entre les 2 notions ou d’un problème de granularité du livrable.

Planification et Affectation

Au final, ce que veut le client, c’est un résultat à une date donnée, et non des tâches à une date donnée. C’est pourquoi dans TimePerformance, on planifie les livrables, pas les tâches.

On pourrait avoir une planification des tâches mais cela introduit une lourdeur au moment de la planification, rend plus difficile la replanification, réduit l’agilité, sans gain significatif dans la prédictibilité du projet du fait de tous les aléas sur un projet.

Pour réaliser un livrable, il y a plusieurs tâches à faire. Ces tâches sont en général réalisées par plusieurs personnes. Il n’est donc pas possible d’affecter un livrable à une personne. Dans TimePerformance, on affecte les tâches, pas les livrables.

Dans TP, la planification des livrables est de la responsabilité du chef de projet. Par contre l’affectation des tâches peut être faite par le chef de projet, ou en mode auto-organisation, c-à-d l’équipe projet gère elle-même les tâches, création et affectation. C’est un choix d’organisation d’équipe.

Interprétation du diagramme d’évolution de la valeur et du périmètre

NB: Cet article fait référence à une ancienne version du logiciel qui a été simplifié depuis.

Le déroulement d’un projet est rarement un long fleuve tranquille. En plus des difficultés et des imprévus qui risquent de jalonner le projet, son contenu peut évoluer en cours de route. Il se peut qu’on décide de le réduire pour tenir un délai, ou qu’au contraire on décide d’ajouter de nouveaux objectifs à atteindre.

Une fonction exclusive de TimePerformance est de suivre et de prendre en compte les évolutions du projet. Grâce au graphique « évolutions de la valeur », TimePerformance vous permet de visualiser ces évolutions et leur impact sur l’avancement du projet.

Cet article a pour but de vous guider dans l’interprétation de ce graphique…

scopechange_explained

Impacts des évolutions du projet sur l’avancement:

L’avancement du projet peut se calculer selon la formule suivante:

Avancement en % = valeur acquise
valeur totale

où la valeur acquise représente le travail réalisé et la valeur totale le travail à réaliser.

Intuitivement, il est évident que l’avancement croît au fur et à mesure que le travail avance. En revanche, ce qui est moins bien appréhendé et mesuré, ce sont les variations de l’avancement en fonction des évolutions du travail à réaliser.

Ceci est illustré sur le diagramme par les 2 cas suivants: 

Cas n°1: Une façon artificielle de faire progresser le projet est de réduire son périmètre, c’est à dire de diminuer la valeur totale. C’est ce qu’on peut voir sur le graphique avec une progression instantanée de l’avancement (courbe rouge) qui passe de 28% à 32%. Le graphique permet d’expliquer facilement cette progression miracle.

Cas n°2: En revanche, l’accroissement du périmètre accroît la valeur totale du projet ce qui fait chuter l’avancement (ici de 5%). Si les accroissements se répètent, le projet peut prendre du retard et ne jamais finir. C’est ce qu’on appelle le scope creep. Ce graphique permet donc de visualiser le scope creep et de le maîtriser.

Avancement brut versus Avancement corrigé:

La vitesse de progression représentée par la pente de la courbe d’avancement est un élément essentiel pour prédire si le projet finira dans les coûts et les délais. Or si on se fonde sur l’avancement calculé au fur et à mesure, les changements de périmètre brouillent la lecture et peuvent mener à une fausse interprétation. C’est pourquoi TimePerformance propose une courbe d’avancement corrigé, qui représente un avancement à périmètre constant. La vitesse de progression mesurée sur cette courbe est quant à elle totalement fiable.

Comparaison Périmètre valorisé et Valeur totale:

Il y a plusieurs façons de valoriser les éléments d’un projet, de définir leur importance ou leur poids. Ici, la valeur est définie par le coût budgété conformément à la technique de la gestion de la valeur acquise (earned value management). 

Le périmètre, quant à lui, représente le volume de travail à réaliser. Le périmètre influence directement le coût budgété du projet. Mais ce n’est pas le seul élément. Pour simplifier, on peut dire que le périmètre est la partie variable du coût auquel s’ajoutent des coûts fixes. Le diagramme présenté ici permet donc aussi de visualiser simplement la part de coûts fixes et son évolution.

Version 1.6

Nouvelles fonctionnalités et améliorations de la version 1.6:

  • Contrôle de cohérence supplémentaire qui permet  de vérifier lors de la clôture d’une itération que tous les objectifs planifiés sont clos et que toutes les tâches liées à l’itération sont terminées.
  • Calcul automatique du reste à faire pour les objectifs dans le rapport d’avancement. Le reste à faire calculé permet de valider l’avancement saisi.
  • Possibilité de changer les unités de suivi en cours de projet tout en conservant l’historique. Par exemple, on pourra décider en milieu de projet de suivre les coûts en k€ ou en $ au lieu de l’€uro.
  • Nouveau graphique de suivi des évolutions de la valeur et de l’impact sur l’avancement. (Plus de détails ici…)

  • Réorganisation des champs du formulaire d’édition d’une tâche.
  • Renommage de plusieurs graphiques

Version 1.7

Nouvelles fonctionnalités et améliorations de la version 1.7:

  • Nouvelle page d’accueil
  • Tableau de synthèse de suivi d’un portefeuille de projets et le calendrier global. (voir ci-dessous)
  • Ajout de préférences utilisateur: activation/désactivation du filtrage des tâches en fonction du rôle, durée maximum d’affichage des tâches terminées…
  • Ajout de voyants dans le tableau d’avancement simple: vert = inférieur au budget, orange = moins de 5% d’écart ou moins de 7 jours de retard, rouge = au delà des 5% ou des 7 jours.
Synthèse portefeuille projets

Version 1.5.5

Améliorations apportées par les versions 1.5.1 à 1.5.5:

  • Possibilité d’assigner ou réassigner une tâche. Cette fonctionnalité répond à un besoin pour assurer une transition en douceur entre les habitudes de la gestion de projet 1.0 et la gestion de projet 2.0.
  • Reconnaissance des URLs dans la description des tâches. Une tâche peut ainsi avoir une référence sur un document externe.
  • Ajout dans le tableau de bord du rapport standard d’avancement de la valeur acquise. TimePerformance proposait déjà le rapport amélioré d’avancement de la valeur acquise qui permet de visualiser la performance en charge en plus de la performance en coût (le standard).
  • Ajout d’une règle concernant la fermeture d’un objectif. Il faut que toutes les tâches liées à cet objectif soient closes.
  • Ajout d’un formulaire pour contacter le support directement à partir de l’interface de TimePerformance.
  • Correction de plusieurs anomalies mineures.

Version 1.5

Le Gantt Suivi

Dans cette version 1.5 de TimePerformance, vous trouverez un nouvel élément dans le tableau de bord. Le « Suivi du Planning » est un diagramme de Gantt qui superpose le planning et les dates réelles. Ceci permet de suivre les délais visuellement.

gantttrackDivers: Améliorations de l’interface graphique de la gestion de projet, notamment sur le diagramme de Gantt existant du macro-planning.

ganttGrâce au mode SaaS (software as a service), tous les utilisateurs bénéficient immédiatement des améliorations de cette nouvelle version.

Version 1.3.1

Cette nouvelle version incorpore de nombreuses améliorations en termes d’ergonomie, notamment pour guider l’utilisateur dans ses premiers pas.

Elle introduit aussi une distinction claire entre les phases et les itérations (appelées aussi sprints dans Scrum ou stages dans Prince2).

Les itérations permettent de suivre périodiquement le projet en définissant des points de contrôles réguliers. Une itération devrait durer entre 2 à 6 semaines. La planification consiste à rattacher simplement les objectifs aux itérations.

Les phases sont, quant à elles, juste un regroupement d’itérations. Dans cette nouvelle version, les dates de début et de fin n’ont pas besoin d’être saisies et peuvent être calculées automatiquement à partir des dates des itérations qu’elle contient.

Dans la version 1.3.1, le rattachement des tâches à une itération a été rendu obligatoire pour éviter les erreurs.