Logiciel de Gestion de projet - Blog de TimePerformance

Version 5.8.0

Redesign de la liste de tâches compatible smartphone

La liste de tâches a été redéveloppée en utilisant les techniques de responsive design, qui permettent de s’adapter en fonction de la taille de l’écran du matériel utilisé (ordinateur, tablette, smartphone). N’hésitez pas à faire vos commentaires sur le nouveau design ici dans ce blog.

Seule modification notable dans le fonctionnement: une seule liste de tâches plutôt qu’une liste de tâches par projet. L’intérêt de cette liste unique est, pour son propriétaire, de pouvoir prioriser ses tâches tous projets confondus. La priorisation est réalisée en organisant les tâches dans la liste par priorité décroissante.

Liste des tâches 1/2 — Liste des tâches taille réduite 1/2

Liste des tâches 2/2 — Liste des tâches taille réduite 2/2

La liste des tâches est maintenant conçue pour une utilisation sur smartphone. Pour une ouverture plus simple, ouvrir la page https://pma.timeperformance.com/user/todo.html sur son smartphone, puis faire Ajouter à l’écran d’accueil. La liste de tâches est alors accessible comme s’il s’agissait d’une application native.

Note: hélas, il n’est pas encore possible de changer l’ordre des tâches sur son smartphone. Mais on y travaille.

Gestion d’une check-list par tâche

La check-list d’une tâche est une sorte de pense-bête, une liste de sous-tâches ou de points de contrôle. Lorsqu’on utilise une méthode dans TimePerformance, la check-list peut être définie au niveau d’un type de tâches et s’appliquer alors à toutes les tâches de ce type.

Dans la liste des tâches, on peut rayer un item de la check-list d’un simple clic.

Ajout du zoom sur toutes les courbes

Pour zoomer, sélectionnez la période concernée par cliquer-déplacer.

Exports des rapports d’activité

Les rapports d’activité sont téléchargeables au format csv, compatible Excel.

Nouvelle API (Beta) pour intégrer le planning de TimePerformance dans son agenda (Outlook, Goolgle Calendar…)

La nouvelle API est un Calendrier Internet au format ICal. Elle permet d’exporter en temps réel le planning de chaque utilisateur (disponible en version performance).

Pour l’utiliser, il suffit d’ajouter dans son logiciel de gestion d’agenda un nouveau calendrier défini par son URL. La synchronisation se fait automatiquement entre le logiciel de gestion d’agenda et TimePerformance.

Cette nouvelle API est en beta privée afin de vérifier l’intégration correcte avec les logiciels de gestion d’agenda. Pour en bénéficier, merci de contacter le support.

Version 5.7.0

Version gratuite illimitée

Les limitations à 1 projet et 5 utilisateurs de la Free Editon de TimePerformance ont été supprimées. De plus, plusieurs écrans avancés de gestion de projet sont maintenant disponibles en version gratuite. N’oubliez pas d’en faire profiter vos amis !

Suppression de la version Essential Edition

Les comptes en version Essential seront convertis en version gratuite Free Edition.

Utilisateurs virtuels

Les utilisateurs virtuels représentent des personnes qui participent aux projets mais non autorisées à se connecter au logiciel. Dans le cas d’un utilisateur virtuel, il n’y a donc pas d’envoi d’identifiant de connexion.

Divers

Amélioration de l’ergonomie et de l’apparence de la feuille de route.
Les calculs des charges de travail et des coûts dans le rapport d’avancement ne prennent plus en compte les temps saisis en avance.
Ajout d’un niveau de zoom supplémentaire pour le Gantt.
Mettre entre crochets les liens hypertextes qui contiennent des espaces pour qu’ils soient automatiquement reconnus dans les zones de textes.
Lissage des courbes de plan de charge et d’affectation semaine par semaine.

La méthode agile SCRUM et le logiciel TimePerformance

Le logiciel de gestion de projet TimePerformance a été conçu pour apporter aux équipes SCRUM une solution simple de gestion de projet qui respecte les principes de l’Agilité et apporte le top de la gestion traditionnelle pour le management.

Petit rappel sur la méthode SCRUM

analogie de la mêlée de rugby avec la méthode agile Scrum

SCRUM est une Méthode Agile créée en 1996 par Ken Schwaber et Jeff Sutherland, conçue initialement pour le développement logiciel.

La principale motivation de son élaboration est de pouvoir gérer des projets complexes avec de nombreuses inconnues, pour lesquels les méthodes classiques (cycle en V, cascade etc.) sont par nature inadaptées.

Pour gérer ce type de projet, il faut pouvoir s’adapter facilement et rapidement aux changements fréquents. C’est le concept d’Agilité.

L’image de la mêlée de Rugby (SCRUM en anglais) illustre parfaitement le style de cette méthode: progression continue, effort soutenu, importance de la cohésion de l’équipe, faire face ensemble pour surmonter les difficultés…

Management Visuel vs Utilisation d’un Logiciel

Le management visuel avec des post-it sur le mur a des avantages indéniables, notamment de convivialité. Mais il a aussi de nombreux inconvénients.

Garder la cohérence entre les post-it, les backlogs dans Excel et les courbes d’indicateurs est fastidieux.

De plus, un tableau vissé au mur n’est pas très pratique pour les communications vers l’extérieur ou les équipes réparties sur plusieurs sites.

L’utilisation d’un logiciel unique permet aussi l’automatisation de certaines tâches administratives.

La question n’est pas de remplacer le management visuel par un logiciel. Il s’agit de remplacer un ensemble hétéroclite de petits outils ou feuilles de calcul annexes, par un logiciel unique et simple.

Rationalisation de l’outillage, génération en temps réel des indicateurs et des courbes, partage de l’information font partie des bénéfices de l’utilisation de TimePerformance.

SCRUM et le monde de l’Entreprise

Convertir toute l’entreprise à la terminologie Scrum est difficile. Il y a très peu de chance que les story points, le burndown, les backlogs, la vélocité etc. soient un langage compréhensible par tous.

Par ailleurs, le contexte d’une entreprise ajoute des contraintes au niveau de la gestion des projets: suivi budgétaire, contrôle des coûts, suivi des temps… Le reporting de projet requiert de parler en jours-hommes et en euros, notamment pour le service Compta.

La spécificité de TimePerformance est de faire le pont entre agilité et management traditionnel.

Cette capacité est illustrée par les nombreuses vues tantôt agiles tantôt classiques proposées par le logiciel.

Vu de l’équipe, le projet suit la méthode Scrum avec ses outils spécifiques: tableau des tâches, release backlog… Vu de l’extérieur, le projet Scrum est géré « comme les autres » avec un suivi budgétaire, un planning…

En fait, pour le management, le projet Scrum géré avec TimePerformance sera bien mieux géré que les autres projets. En effet, TimePerformance met en oeuvre la technique de la valeur acquise. Cette technique est recommandée par les référentiels professionnels de gestion de projet pour la gestion financière et le calcul de l’avancement.

C’est donc le top de la gestion de projet traditionnelle qui est mis à disposition des équipes agiles. De quoi crédibiliser Scrum auprès du management !

Autres bénéfices

Voici quelques autres apports possibles de TimePerformance pour les équipes.

Intégration avec la gestion des ressources
Historique du projet et possibilité d’analyser ce qui s’est réellement passé.
Mesurer les évolutions de périmètre du projet.
Améliorer les estimations grâce à la mesure des écarts planifié vs réalisé au niveau de chaque user story.
Renforcer la Definition Of Done grâce à la fonctionnalité « Méthode ».

Pour la mise en oeuvre pratique de SCRUM avec TimePerformance, lire l’article Guide pour utiliser TimePerformance avec la méthode agile SCRUM.

5 astuces pour SCRUM et le logiciel TimePerformance

TimePerformance est le logiciel de gestion de projets et d’équipes conçu pour faire de l’Agilité dans un contexte professionnel. Il permet de satisfaire les besoins d’agilité des équipes et les besoins de reporting du management.

Voici les 5 astuces pratiques pour utiliser TimePerformance avec la méthode agile SCRUM.

1- La Terminologie

Comme TimePerformance s’utilise avec d’autres méthodes, la terminologie utilisée diffère légèrement de celle de SCRUM mais tous les artefacts SCRUM y sont. Voici un tableau de correspondances pour retrouver ses marques rapidement.

Correspondances
SCRUM	TimePerformance
Product Backlog	Backlog
Backlog Item ou User Stories	Livrable
Release	Phase
Sprint	Étape
Release Backlog	Feuille de Route

C’est tout. Pour le reste, c’est la même chose: burndown chart, diagramme de la vélocité, tableau des tâches…

2- Rôles Scrum et droits applicatifs

Le Product Owner doit avoir les droits « chef de projet » sur le projet dans le logiciel. Cela lui permet de gérer le backlog, de définir et de prioriser les fonctionnalités du produit.

Pour les membres du projet, il y a des droits « membre du projet », qui leur permettront d’accéder à l’ensemble du projet, au « radiateur d’information » et au tableau des tâches.

Le Scrum Master doit aussi avoir les droits « chef de projet » pour la saisie de l’avancement.

3- Les Estimations

TimePerformance laisse beaucoup de liberté dans le mode d’estimation. Pour un projet Scrum, une unité Story Point ou Ideal Day peut être créée. Le logiciel est très souple et permet de définir pleins d’autres modes d’estimation.

Afin de calculer des indicateurs de plan de charge et de coûts, on fournit un coefficient de conversion pour les unités configurables créées. Cette information correspond à la vélocité de l’équipe.

Par exemple, une vélocité de 40 points par sprint de 2 semaines pour une équipe de 5 personnes est équivalent à une conversion de 1 point en 1,25 jours-hommes de charge de travail. En effet, 40 points nécessitent 10 jours de travail * 5 personnes = 50 jours-hommes.

4- Saisie de l’avancement

Le suivi de l’avancement est réalisé au niveau des livrables (i.e. backlog items ou user stories) en saisissant un pourcentage ou à l’aide du reste à faire. Il y a aussi d’autres options pour le suivi de l’avancement.

5- Tableau des tâches

Toute l’équipe a accès au tableau des tâches et peut créer des tâches. Chaque membre peut mettre à jour le tableau pour ses tâches. Le tableau est aussi mis à jour automatiquement à partir des saisies dans les feuilles de temps. (nb: l’utilisation des feuilles de temps est optionnelle)

C’est tout…

Pour en savoir plus sur les bénéfices de l’utilisation du logiciel pour une équipe SCRUM, lire l’article La méthode agile SCRUM et TimePerformance.

Version 5.6.0

Refonte du paramétrage des unités du projetLa page de paramétrage a été complètement reconçue pour guider les utilisateurs. Le modèle des unités est aussi plus simple et plus puissant grâce aux unités configurables.

Version 5.5.5

Nouveau: gestion au niveau de chaque utilisateur du droit de création/suppression de projetCe droit se gère au niveau de la fiche d’un utilisateur.
Améliorations diversesSaisie de montant négatif pour les dépenses (ex: remboursements…), Affichage du nom de l’activité au survol dans le planning de service, option pour masquer les projets/méthodes archivés dans l’interface d’administration

Version 5.5.4

Nouveau: Possibilité d’anticiper la saisie des temps dans la feuille de temps
Les contrôles qui empêchaient de saisir du temps dans le futur ont été désactivés suite à la demande d’utilisateurs.
Améliorations d’ergonomie, modifications du design de l’accueil et du tableau des tâches

Version 5.5

Nouveau: Réorganisation et simplification de l’interface de gestion de projet
Les onglets ont été réorganisés afin de correspondre aux différentes problématiques de la gestion de projet. Il n’y a plus que 5 onglets: Vue globale, Configuration, Plan, Travail en cours et Analyse.
Amélioration de la check-list de gestion de projet
La check-list montre les étapes à suivre pour créer un nouveau projet. La liste a été améliorée. Elle s’affiche et se masque en appuyant sur le bouton en haut à gauche.
Ajout ou modification d’aides dans plusieurs écrans.
Nouveau: ajout des dépenses engagées dans le rapport d’avancement
Amélioration de l’algorithme de l’estimé à terme
L’algorithme se base sur la performance passée (CPI de la valeur acquise) pour calculer l’estimer à terme. Cependant en dessous de 10% d’avancement, le CPI risquant de n’être pas représentatif, l’estimé à terme est égal au budget + l’écart de coût.
Modification du mode de calcul de la date de fin réelle
La date de fin réelle est maintenant égale à la date de fin de la dernière tâche. S’il n’y a pas de tâche, elle est égale à la date à laquelle l’état de l’élément passe à Terminé.
Modification de la règle de calcul de l’avancement et du reste à faire lorsque le consommé est nul
Cela permet par exemple de suivre l’avancement en saisissant un reste à faire au niveau d’un livrable, sans même créer de tâche.
Amélioration de la génération des courbes dans le cas d’une planification partielle

Version 5.4

Nouveau: Gestion des dépenses réellesLes dépenses représentent tous les coûts du projet en dehors du coût du travail. Notamment, il s’agit: des frais, des achats de matériel, des prestations forfaitaires… Une nouvelle page Dépenses dans l’onglet Avancement permet de saisir et visualiser les dépenses réelles.
La saisie d’une dépense est simple et permet de saisir de nombreuses informations, dont la plupart sont optionnelles. Il est ainsi possible de suivre le règlement des dépenses. Les dépenses doivent être rattachées à un livrable. Une option Lissage permet de lier l’engagement de la dépense à l’avancement du livrable. C’est particulièrement recommandé pour les dépenses importantes afin de ne pas fausser les indicateurs de performance du projet (valeur acquise).

Une option au niveau du projet permet de choisir entre la saisie des dépenses réelles (comme décrit ci-dessus) et la simulation des dépenses réelles (qui correspond au fonctionnement du logiciel dans ses versions antérieures). Le mode dépenses simulées est équivalent à une saisie systématique de dépenses réelles qui correspondraient exactement aux budgets avec l’option lissage active.
Rapport d’avancement: 2 nouvelles colonnesIl s’agit du budget pour les dépenses et de la dépense réelle. A noter que la colonne budget et coût réel montrent l’ensemble des coûts, travail et dépenses.
Modification des indicateurs dans la vue globaleLe reste à faire, le coût et la date de fin prévisionnels ont remplacé les budgets pour les projets suffisamment avancés.
Modification du formulaire de la saisie d’un objectif pour faciliter la saisie des estimations
Réécriture de l’aide pour la feuille de route du projetNous y avons ajouté quelques conseils qui sont autant de bonnes pratiques de gestion de projet.

Version 5.3

Nouveau: Dossiers de Projets
Les projets peuvent être à présent classés dans des dossiers au niveau de l’accueil. Un filtre permet de n’afficher que les projets d’un dossier et de ses sous-dossiers. Cela est particulièrement utile lorsque le nombre de projets est important. Pour mettre un projet dans un dossier, éditer le projet et saisir un chemin sous la forme dossier/sous-dossier dans le champ de formulaire prévu à cet effet. L’autocomplétion permet d’utiliser un dossier existant. Si le dossier n’existe pas, il est automatiquement créé. Pour renommer un dossier contenant plusieurs projets, aller dans l’onglet Projets de l’administration de TimePerformance (droits administrateur requis).
Nouveau: Etat d’un projet
Un état a été ajouté aux projets. Il s’agit d’une information libre sans règle de gestion associée. L’objectif est de pouvoir suivre un processus de validation des projets. Les 8 états possibles sont: Nouveau, Cadrage, Préparation, Accepté, En cours, Clôture, Terminé, Annulé.
Modification de l’algorithme de calcul de l’avancement en mode dégradé
Lorsqu’aucune estimation n’a été saisie, le poids de chacun des objectifs pour le calcul de l’avancement est de 1. Dorénavant le nombre de sous-objectifs n’est plus pris en compte.