Tutoriel – Créer un projet en 5 étapes

Voici en 5 étapes la création d’un projet dans TimePerformance.

1. Créez le projet

Dans l’accueil de TimePerformance, cliquez sur Créer un projet et remplissez le formulaire. Le projet apparaît dans l’accueil. Cliquez sur le projet pour aller dans l’interface de gestion de projet.

2. Créez le plan sous forme d’une feuille de route

La deuxième chose à faire consiste à définir la feuille de route du projet, i.e. sa roadmap. Pour cela, allez dans l’onglet Plan rubrique Feuille de route.

La création de la feuille de route consiste à découper le projet en étapes successives auxquelles sont associés des livrables. Consultez l’aide de la page pour plus de détails.

Exemple de feuille de route:

Feuille de route

Pour visualiser les délais et modifier les dates, il est conseillé d’utiliser le  diagramme de Gantt (onglet Plan).

gantt

3. Equipe et paramétrage des coûts

Pour ajouter des membres à l’équipe projet, allez dans l’onglet Préparation rubrique Equipe. Ajoutez des personnes en créant de nouveaux utilisateurs si nécessaire. Puis paramétrez le coût associé à chaque personne.

team

Parmi les options présentes dans la page Unités de l’onglet Préparation, les 2 paramètres essentiels sont le nombre d’heures de travail effectif dans une journée et le taux journalier ou horaire moyen (TJM). Renseignez le taux pour le Profil par défaut afin que les charges estimées en heures ou en jours-hommes soient converties en coût.

paramétrage unités

4. Visualisez le résultat

Allez dans le Cockpit. Le diagramme de la Valeur Acquise montre la trajectoire prévue et permettra de suivre l’avancement. Le burndown chart montre le reste à faire.

Tableau de bord du projet

Le plan de charge  dans l’onglet Plan permet de visualiser le nombre de personnes nécessaires pour le projet.

plan de charge du projet

5. Créez des tâches pour commencer le travail

Dès que l’équipe a pris connaissance de la feuille de route, les personnes peuvent créer des tâches en les rattachant aux livrables définis à l’étape 2 de ce tutoriel.

Les tâches sont créées au choix dans:

  • le tableau des tâches du projet, qui contient les tâches de toute l’équipe,
  • les listes de tâches individuelles
  • les feuilles de temps individuelles.

tableau des tâches

Bonus: la Check-list intégrée

Pour guider le chef de projet dans la création du projet, une check-list intégrée est disponible sur la page d’accueil du projet. La check-list reprend les points essentiels de la création d’un projet et de son suivi.

La check-list est mise automatiquement à jour en fonction des informations saisies. Chaque item de la liste est un lien vers la page pour réaliser l’action correspondante.

checklist

Mise à jour 5.2

  • Refonte du paramétrage de l’équipe Projet

    Les écrans «Membres de l’équipe», «Observateurs», «Coût des ressources» et «Rôles» ont été refondus en un seul écran «Equipe & Observateurs».

  • Amélioration des courbes de charge

    Suppression des zones blanches, Masquer les creux des week-ends dans le «Graphique des heures par projets», Possibilité de zoomer sur une période (ex: plan de charge du portefeuille).

  • Ajout d’une aide et renommage de l’écran «Phase & Etapes» en «Cycle de Vie»

Mise à jour 5.1.8

  • Nouveau: Assigner une tâche à plusieurs personnes

    Dans le tableau des tâches, cliquez sur une tâche puis sur Assigner et enfin sélectionnez les personnes devant travailler sur la tâche. Cette fonctionnalité est très utile pour les tâches de type: réunion, atelier, sprint planning…

  • Augmentation de la taille maximum de la description des tâches, des livrables, des étapes…

    Par défaut, les desciptions sont affichées sous forme d’un extrait avec la possibilité de voir l’intégralité.

Mise à jour 5.1.4

  • Nouveau: le planning personnel (Edition Performance)Le planning présente dans un calendrier les affectations aux projets, les congés etc. saisis par le responsable de service. Le planning est accessible depuis l’accueil.
  • Nouveau: le taux d’affectation (Edition Performance)Le taux d’affection est le rapport entre le nombre de jours d’affectation et la charge prévue pour réaliser le projet. Il permet de savoir si le projet est suffisamment staffé. Cet indicateur est affiché au niveau du Plan de charge dans l’onglet Planification.

Mise à jour 5.1.2

  • [Suivi des temps] Journal de bord

    Le journal d’une personne présente de manière synthétique le travail qui a été réalisé jour par jour sous la forme d’un agenda. Il est accessible depuis l’accueil.

  • [Suivi des temps] Consultation du journal des collaborateurs pour le manager

    Un bouton a été ajouté dans le rapport mensuel d’activité pour pouvoir consulter le journal d’un collaborateur (cf. ci-dessus).

  • Retouches au niveau des formulaires

Mise à jour 5.1

  • [Tableau des tâches] Glisser-déplacer pour les tâches

    Depuis la première version, le tableau des tâches est mis à jour automatiquement à partir de la saisie des temps et la clôture des tâches réalisées depuis la feuille de temps ou la liste de tâches.

    Avec cette nouvelle version, il est possible de déplacer manuellement les tâches dans le tableau par glisser-déposer. Le déplacement engendre diverses modifications: changement de l’état de la tâche, rattachement à un autre livrable et des effets induits sur le livrable voir l’étape (ex: passage à l’état en cours du livrable lorsqu’une de ses tâches est déplacée dans la colonne Tâches en cours etc.).

  • [Liste de tâches] Refonte du formulaire de saisie manuelle des périodes travaillées

    Le formulaire permet de corriger les heures travaillées générées par la liste de tâche. Par exemple, le formulaire permet de corriger l’heure de fin lorsqu’on a oublié de cliquer sur pause avant le week-end. Pour ouvrir le formulaire, cliquer sur le temps consommé affiché au niveau de la tâche.

  • [Tableau de bord] Ajout de l’écart de coût dans le rapport d’avancement simple des projets et celui des portefeuilles de projets

    L’écart de coût calculé selon la technique de la valeur acquise a été ajouté à ces rapports d’avancement.

  • Montée de version de composants techniques et correctifs

Version 5.0

  • Nouveau: Planification des ressources, gestion de leurs affectations et visualisation des disponibilités [Edition Performance]Les utilisateurs qui ont été paramétrés comme responsable de service ont la possibilité de planifier l’emploi du temps des personnes de leur service. A cet effet, un nouveau lien est maintenant disponible dans l’accueil de TimePerformance, intitulé « Affectations & Disponibilités ».L’utilisation consiste à sélectionner une activité parmi les projets, les activités hors projet (ex: formation) ou un motif d’indisponibilité (ex: congé) puis de cliquer ou de sélectionner les jours correspondants pour les personnes concernées dans le calendrier. (cf. image ci-dessous). La granularité de l’affectation est la demi-journée.

    Le code couleur utilisé pour une activité est modifiable. Pour cela, cliquez sur le petit carré de couleur.

    Affectations & Disponibilités

    Planification des ressources (Time Performance)

    Un exemple de scénario d’affectation peut être le suivant. Lorsque le chef de projet a établi la feuille de route du projet, il va voir le ou les managers pour demander les ressources nécessaires pour le projet. En fonction des disponibilités restantes, les managers réservent les bonnes personnes à des dates précises. Le chef de projet peut alors affiner la planification de son projet en fonction des ressources qui lui sont fournies.

  • Courbe d’affectation des ressources à un projet [Edition Performance]Le chef de projet et son équipe ont la possibilité de comparer graphiquement le plan de charge, calculé à partir de la planification et des estimations, et la courbe des affectations, déduite des ressources qui ont été affectées au projet par leur responsable hiérarchique (cf. ci-dessus). Lorsqu’il y a des écarts, ceux-ci doivent être réduits, soit en mettant plus de personnes sur le projet, soit changer les dates du projet. Continuer la lecture de « Version 5.0 »

Mise à jour 4.4.2

  • [Projet] Nouveau: le Backlog du projet

    Le backlog dans TimePerformance fait référence au backlog de la méthode agile SCRUM. Il s’agit de la liste de livrables restant à planifier, organisée par ordre de priorité. L’utilisation du backlog permet de prioriser les livrables, en préparation de leur incorporation dans la feuille de route (release backlog).

    La page intitulée « Relier Etapes & Livrables » a été remplacée par la page « Backlog Produit » (Edition Performance). Cette page est organisée en 3 colonnes: la feuille de route, le backlog et le stock. Lorsqu’un livrable est créé, il appartient au stock. On peut alors le prioriser en le faisant glisser dans le backlog. Puis dans un second temps, le livrable peut être planifié en le faisant glisser dans une étape de la feuille de route.

  • [Portefeuille] Nouveau: Estimé à terme pour le portefeuille

    La colonne Prévision dans le rapport d’avancement du portefeuille contient les prévisions de coût final des projets et du portefeuille. Ces prévisions sont calculées selon la technique de la valeur acquise. Il s’agit des estimés à terme (estimate at completion).

  • [Projet] Ajout de l’estimé à terme dans le rapport d’avancement simple du projet

Version 4.4

  • Amélioration majeure de la gestion des états des livrables et des étapesTimePerformance utilise 2 règles naturelles qui permettent d’automatiser certaines actions. Par exemple, la clôture du dernier livrable d’une étape déclenche la clôture de cette dernière, et inversement, la clôture d’une étape engendre la clôture des livrables planifiés.
  • Modification de l’affichage des états des livrables et des étapes.
  • Suppression d’un paramètre de configuration au niveau des portefeuilles de projetLa conversion d’heures en jour/homme pour un portefeuille de projets est désormais automatique.
  • Possibilité de détacher un projet d’une méthodeDans les paramètres du projet, il est maintenant possible de supprimer le lien entre un projet et une méthode.
  • Ajout d’un lien pour visualiser son rapport mensuel d’activitéLe rapport fournit le nombre d’heures travaillées par jour et par projet.
  • Possibilité de créer des tâches en avance, c.-à-d. pour des étapes et des livrables en attente.La règle qui interdisait de créer des tâches pour des étapes ou des livrables en attente a été supprimée. Cela est maintenant possible au niveau dans le tableau des tâches.
  • Les projets modèles peuvent désormais inclure des tâches
  • Nouvelle option de recopie d’un projet avec ses tâchesCette option est disponible dans le formulaire de création de projet.

Mise à jour 4.3

  • [Paramétrage Projet] Possibilité de supprimer une Unité
  • [Paramétrage Projet] Simplification de l’écran de gestion des Unités
  • [Administration] Activation/désactiviation d’un Utilisateur et redesign du formulaire pour les Utilisateurs

    L’activation/désactivation d’un utilisateur est dorénavant réalisable directement dans l’écran de gestion des utilisateurs, sans avoir à ouvrir de formulaire.

  • [Projet] Simplification et renommage des options de génération du diagramme de la Vélocité
  • Ajout d’un lien de retour à l’accueil en haut à gauche des principaux écrans
  • Mise à jour de composants techniques et correction de bugs