Cette mise à jour introduit la possibilité d’ajouter des commentaires dans le planning d’affectation comme dans une feuille Excel.
Catégorie : Logiciel TimePerformance
Informations sur les mises à jour du logiciel, conseil d’utilisation, trucs et astuces, tutoriel du logiciel de gestion de projet en ligne TimePerformance.
TimePerformance 11 décembre 2019
Cette mise à jour introduit les améliorations suivantes:
- Module Administration: visualisation de la liste des projets auxquels participe une personne.
- Modification des libellés et de l’aide dans la page Backlog de la gestion de projet.
- Les utilisateurs avec le droit PMO ont désormais accès à la liste des dépenses des projets
- Une nouvelle API permet de récupérer la hiérarchie des livrables d’un projet. cf. Documentation API Project Deliverables
TimePerformance 6 décembre 2019
Clarification et options supplémentaires pour le phasage d’un projet
Le phasage d’un projet consiste à découper la vie d’un projet en une série de phases, appelées « étape » ou « phase » dans TimePerformance.
Les modifications introduite par cette nouvelle version sont:
- Choix explicite du type phasage lorsqu’on accède à la feuille de route pour la première fois
- Nouvelle option pour ne plus utiliser de phase sur un projet, notamment utilisable pour les projets de type « Activités Récurrentes », les projets avec moins de 10 livrables ou une durée très courte qui n’ont pas besoin de phasage.
- Utilisation de la terminologie spécifique aux frameworks SCRUM (ie. « release » et « sprint ») et PRINCE2 (i.e. « étape » ou « stage » en anglais) dans les menus et les libellés.
Améliorations diverses
- Amélioration de l’import de phases et de livrables entre projets pour le rendre très souple. L’import se fait à partir du menu contextuel du projet dans la feuille de route.
- Amélioration de la page Livrables avec possibilité de voir et de créer des tâches même sans planification (cf. page Livrables)
- Dans la feuille de temps, ajout sur les tâches d’un menu contextuel accessible par clic droit.
- Simplification du tutoriel et petite réorganisation du menu dans la partie gestion de projet
- Suppression de la page « Phases » dans les projets (redondante avec la feuille de route)
- Modification des exports Excel des tâches et des dépenses
- Modification dans le rapport d’avancement concernant la règle des imputations pour les livrables qui ne sont pas planifiés. Leurs imputations (temps et dépenses) sont désormais rattachées directement au niveau du projet.
API
- Dans les API, les phases du niveau le plus bas ont désormais le type « phase », comme les phases supérieures, au lieu du type « iteration » des versions antérieures de TimePerf.
- Suppression de la version obsolète de l’API Project Roadmap (cf. notes de version du 29 mars 2019)
- L’attribut « stateText » présent pour les livrables, les phases… disparaîtra des API dans une future version après le 1er mars 2020.
TimePerformance 13 août 2019
Option pour restreindre les droits d’accès
Une nouvelle option permet de restreindre au strict nécessaire les droits d’accès d’un utilisateur qui serait par exemple un client ou un prestataire.
L’activation de la limitation d’accès d’un utilisateur se fait dans le formulaire de l’utilisateur dans l’Administration (voir image ci-contre).
Un utilisateur avec un accès limité n’a accès qu’aux projets dont il est membre de l’équipe ou observateur. Il ne peut pas avoir de droits avancés (administrateur, PMO, manager, chef de projet). En aucun cas, il ne peut voir les informations de coûts et d’autres informations confidentielles (clients des projets, utilisateurs, autres projets…). Son accès est limité au module « Projets & Portefeuilles »; et, si il est membre d’un projet, au module « Feuille de temps & Liste de tâches ».
Modification concernant le statut « Externe »
Les limitations de droits pour les utilisateurs marqués comme « Externe » ont été supprimées.
La nouvelle option ci-dessus est plus restrictive et remplace les précédentes limitations pour les externes. Seul le marqueur « Externe » a été conservé.
Lors de la mise à jour du logiciel, la limitation d’accès a été activée pour tous les utilisateurs marqués comme externes sauf pour les administrateurs, les PMO, les managers et les chefs de projet. Il est recommandé aux administrateurs de compte de vérifier la configuration des droits pour les utilisateurs externes dans la page « Utilisateurs » de l’Administration.
Autorisation « Gère ses affectations »
La gestion de l’autorisation de gestion de ses affectations pour un utilisateur non manager a été ajoutée au formulaire de l’utilisateur (cf. image ci-dessus).
TimePerformance 13 juin 2019
TimePerformance 25 mai 2019
Amélioration des exports Excel
Les exports Excel gèrent désormais les structures arborescentes. Ci-dessous un exemple avec l’export du plan du projet.
Estimations des livrables
Dans la page « Estimations des Livrables », les charges cumulées par profil ont été ajoutées en mode « Valeurs calculées ».
Feuille de route
Ajout d’une option pour masquer tous les éléments terminés (mode backlog)
API Project Roadmap
Un attribut « milestone » (jalon) a été ajouté pour les phases, les étapes et les livrables.
TimePerformance 19 mai 2019
Identification: l’email remplace le login
L’email remplace le login dans les informations de connexion et le login a été supprimé.
Le nom du compte et le mot de passe ne changent pas.
API: suppression d’API obsolètes
- Authentification avec l’ancien identifiant qui contenait le login
- version obsolète des API Progress Report pour les portefeuilles et les projets (cf. TimePerformance 12 décembre 2018)
- version obsolète de l’API Assignment Schedule (format iCal) (cf . TimePerformance 18 septembre 2018)
- suppression de l’attribut « active » sur un utilisateur
Rappel: L’authentification avec les paramètres apiuser et apikey dans l’URL est moins sécurisée que l’authentification « Basic ». Elle sera désactivée après le 1er juillet.
Pré-annonce de modification de la gestion de l’abonnement
Le mode actuel de gestion de l’abonnement fonctionne sur le mode d’un jeton mensuel acquis sur le principe « premier arrivé premier servi ».
Ce fonctionnement pose 2 problèmes:
- il est impossible de réaffecter un jeton de licence en cours de mois
- certains utilisateurs qui pouvaient se connecter la veille ne peuvent plus se connecter le lendemain en début de mois car d’autres personnes ont pris les jetons disponibles.
Dans le futur fonctionnement, le nombre d’utilisateurs compris dans l’abonnement déterminera le nombre maximum d’utilisateurs autorisés à se connecter.
Concrètement, un message d’erreur apparaîtra dans le formulaire du nouvel utilisateur lorsque le nombre d’utilisateurs actifs maximum sera atteint .
Ce nouveau fonctionnement résout les 2 problèmes précédents, au prix d’une gestion plus rigoureuse des accès.
N’hésitez pas à nous faire vos retours quand à cette modification de la gestion de l’abonnement en nous contactant au support ou en commentaire de ce post.
Méthode de travail et Tâches
Ce tutoriel présente l’utilisation des Méthodes dans le logiciel TimePerformance.
Les bénéfices de l’utilisation d’une méthode sont:
- Standardiser les noms des tâches avec une saisie plus rapide
- Création automatisée de lots de tâches
- Nouveaux axes analytiques sur les temps passés
- Renforcer la qualité en évitant les oublis
Une méthode dans TP est une méthode de « travail ». Elle définit des modèles de tâche, des catégories de tâches et des processus. (Note: Pour définir une « méthode de gestion de projet » avec cycle de vie et livrables, utilisez un modèle de projet. Exemple: modèle de projet Prince2)
Une méthode est particulièrement utile pour les activités récurrentes et les projets en cycle itératif.
Définitions
Un modèle de tâche définit un nom, une description et une checklist standards pour une tâche. Ces informations sont recopiées à la création d’une nouvelle tâche lorsqu’on sélectionne un modèle de tâche. Dans ce cas, la tâche devient typée, c.-à-d. rattachée au modèle de tâche.
Exemples de modèle de tâche: Coder, Tester, Rédiger compte rendu, Installer une machine…
Une catégorie de tâches représente une fonction, un métier ou une discipline. Chaque modèle de tâche appartient à une catégorie. Cette notion de catégorie est principalement utilisée comme axe analytique sur les temps passés, par exemple pour connaître le temps passé à faire de la gestion de projet sur le projet.
Exemples de catégorie de tâches: Gestion de projet, Développement…
Un processus permet de créer plusieurs tâches en une seule action. C’est utile lorsque certaines tâches sont associées les unes aux autres. Cela permet de créer plusieurs tâches d’un coup et de s’assurer qu’aucune tâche ne sera oubliée.
Par exemple, pour les projets de développement logiciel, on peut définir un processus avec les 3 modèles de tâches suivants: Développer, Tester et Ecrire Documentation. Ce processus sera instancié pour chaque livrable qui représentera une nouvelle fonctionnalité.
Création d’une méthode
Il faut d’abord créer la méthode dans la page qui liste les méthodes, puis ouvrir la méthode.
Dans la méthode, il faut commencer par créer une catégorie de tâches, puis aller dans la catégorie pour y créer des modèles de tâche.
Les processus se créent à la racine de la méthode. Puis il faut aller dans le processus pour y ajouter les modèles de tâche créés précédemment.
Une méthode est définie une fois et utilisable dans plusieurs projets. La mise à jour de la méthode impacte potentiellement les projets concernés.
Utilisation d’une méthode
Pour utiliser une méthode dans un projet, il faut sélectionner la méthode dans la page Options du projet.
Lorsqu’une méthode est définie pour le projet, les fonctionnalités supplémentaires suivantes sont disponibles:
- Menu déroulant dans les formulaires de tâche pour sélectionner un modèle de tâche
- Bouton ou menu pour instancier un processus, i.e. créer plusieurs tâches en lot, dans les pages Tableau Scrum, Feuille de Route…
- Nouveaux axes analytiques « catégorie de tâches » et « modèle de tâche » dans la page Charge consommée.
Note: les méthodes sont disponibles uniquement en version Standard
TimePerformance 26 avril 2019
Cette mise à jour prépare la modification des identifiants de connexion annoncée dans la note de version du 15 mars et qui sera effective lors la prochaine mise à jour.
Pour rappel, l’email remplacera le login dans les informations de connexion. Le nom du compte et le mot de passe ne changeront pas.
API: modification de l’identifiant de connexion
L’identifiant de connexion à l’API a changé. Il est recommandé de mettre à jour les programmes utilisant l’API avec le nouvel identifiant récupérable dans l’interface Web.
L’authentification avec l’ancien identifiant continuera à fonctionner jusqu’au 8 mai.
API: en attente de suppression
L’authentification avec les paramètres apiuser et apikey dans l’URL est moins sécurisée que l’authentification « Basic ». Elle sera désactivée après le 1er juillet.
API: dernière annonce avant suppression
Voici une liste des suppressions annoncées qui prendront effet lors de la prochaine mise en ligne:
- API Get user Id (/users/getIdFromLogin.txt) supprimée du fait de la suppression du login.
- version obsolète des API Progress Report pour les portefeuilles et les projets (cf. TimePerformance 12 décembre 2018)
- version obsolète de l’API Assignment Schedule (format iCal) (cf . TimePerformance 18 septembre 2018)
- champs « active », « virtual », « profileName » dans les API retournant des utilisateurs (cf TimePerformance 15 mars 2019)
La documentation de l’API a été mise à jour pour prendre en compte ces suppressions.
Pré-annonce de modification de la gestion de l’abonnement
Le mode actuel de gestion de l’abonnement fonctionne sur le mode d’un jeton mensuel acquis sur le principe « premier arrivé premier servi ».
Ce fonctionnement pose 2 problèmes:
- il est impossible de réaffecter un jeton de licence en cours de mois
- certains utilisateurs qui pouvaient se connecter la veille ne peuvent plus se connecter le lendemain en début de mois car d’autres personnes ont pris les jetons disponibles.
Le nouveau fonctionnement envisagé est qu’il n’y ait plus de « jeton mensuel » et que le nombre d’utilisateurs de l’abonnement détermine le nombre maximum d’utilisateurs autorisés à se connecter.
Concrètement, un message d’erreur apparaîtra dans le formulaire du nouvel utilisateur lorsque le nombre d’utilisateurs actifs maximum sera atteint .
Ce nouveau fonctionnement résout les 2 problèmes précédents, au prix d’une gestion plus rigoureuse des accès.
Tutoriels
Des tutoriels ont été ajoutés ou mis à jour.
Structure du plan d’un projet
Dans TimePerformance, tous les projets ont un plan avec une structure standardisée reposant sur 3 concepts de base: les phases, les livrables et les tâches.
Il est important de bien comprendre cette structure. Cela facilite l’utilisation du logiciel. Mais surtout, cela aide à la planification et à la gestion de projet. En effet, cette structure est du simple bon sens et on la retrouve dans toutes les méthodes de gestion de projet (Scrum, Prince2, Cycle en V…).
Plan Projet à 3 niveaux
Les niveaux du plan d’un projet sont:
- Niveau 1: Phasage
- Niveau 2: Livrables
- Niveau 3: Tâches
Cette structure à 3 niveaux est visible dans la feuille de route du projet comme dans l’exemple ci-dessous.
Le plan de ce projet prévoit qu’il se déroulera en 4 phases: Initialisation, Maquettage etc.. (niveau 1). Pendant la phase de « Maquettage », il y a 4 livrables à produire: Choix du CMS, Maquette du site… (niveau 2). Pour réaliser le livrable « Maquette du site », il y a 8 tâches à faire : réalisation de la Page référence client… (niveau 3).
La structure du plan d’un projet dans TP est donc la suivante:
Projet → Phasage → Livrables → Tâches
Voici le même plan sous forme d’un Gantt. Note: les tâches ne sont pas visibles.
Concepts
Les Phases et les Étapes
Un phasage de projet est indispensable dès que la durée d’un projet dépasse quelques semaines. Le phasage garantit la maîtrise de l’avancement et des délais grâce à la mise en place de jalons.