- [Suivi des temps] Journal de bord
Le journal d’une personne présente de manière synthétique le travail qui a été réalisé jour par jour sous la forme d’un agenda. Il est accessible depuis l’accueil.
- [Suivi des temps] Consultation du journal des collaborateurs pour le manager
Un bouton a été ajouté dans le rapport mensuel d’activité pour pouvoir consulter le journal d’un collaborateur (cf. ci-dessus).
- Retouches au niveau des formulaires
Mise à jour 5.1
- [Tableau des tâches] Glisser-déplacer pour les tâches
Depuis la première version, le tableau des tâches est mis à jour automatiquement à partir de la saisie des temps et la clôture des tâches réalisées depuis la feuille de temps ou la liste de tâches.
Avec cette nouvelle version, il est possible de déplacer manuellement les tâches dans le tableau par glisser-déposer. Le déplacement engendre diverses modifications: changement de l’état de la tâche, rattachement à un autre livrable et des effets induits sur le livrable voir l’étape (ex: passage à l’état en cours du livrable lorsqu’une de ses tâches est déplacée dans la colonne Tâches en cours etc.).
- [Liste de tâches] Refonte du formulaire de saisie manuelle des périodes travaillées
Le formulaire permet de corriger les heures travaillées générées par la liste de tâche. Par exemple, le formulaire permet de corriger l’heure de fin lorsqu’on a oublié de cliquer sur pause avant le week-end. Pour ouvrir le formulaire, cliquer sur le temps consommé affiché au niveau de la tâche.
- [Tableau de bord] Ajout de l’écart de coût dans le rapport d’avancement simple des projets et celui des portefeuilles de projets
L’écart de coût calculé selon la technique de la valeur acquise a été ajouté à ces rapports d’avancement.
- Montée de version de composants techniques et correctifs
Version 5.0
- Nouveau: Planification des ressources, gestion de leurs affectations et visualisation des disponibilités [Edition Performance]Les utilisateurs qui ont été paramétrés comme responsable de service ont la possibilité de planifier l’emploi du temps des personnes de leur service. A cet effet, un nouveau lien est maintenant disponible dans l’accueil de TimePerformance, intitulé « Affectations & Disponibilités ».L’utilisation consiste à sélectionner une activité parmi les projets, les activités hors projet (ex: formation) ou un motif d’indisponibilité (ex: congé) puis de cliquer ou de sélectionner les jours correspondants pour les personnes concernées dans le calendrier. (cf. image ci-dessous). La granularité de l’affectation est la demi-journée.
Le code couleur utilisé pour une activité est modifiable. Pour cela, cliquez sur le petit carré de couleur.
Affectations & Disponibilités
Un exemple de scénario d’affectation peut être le suivant. Lorsque le chef de projet a établi la feuille de route du projet, il va voir le ou les managers pour demander les ressources nécessaires pour le projet. En fonction des disponibilités restantes, les managers réservent les bonnes personnes à des dates précises. Le chef de projet peut alors affiner la planification de son projet en fonction des ressources qui lui sont fournies.
- Courbe d’affectation des ressources à un projet [Edition Performance]Le chef de projet et son équipe ont la possibilité de comparer graphiquement le plan de charge, calculé à partir de la planification et des estimations, et la courbe des affectations, déduite des ressources qui ont été affectées au projet par leur responsable hiérarchique (cf. ci-dessus). Lorsqu’il y a des écarts, ceux-ci doivent être réduits, soit en mettant plus de personnes sur le projet, soit changer les dates du projet. Continuer la lecture de « Version 5.0 »
Le rôle du Product Owner dans SCRUM
Voici une excellente vidéo de Henrik Kniberg qui explique en 15 minutes le rôle du Product Owner dans Scrum.
Henrik Kniberg est aussi l’auteur de fameux Scrum and XP from the Trenches (téléchargeable gratuitement).
La vidéo est en anglais. Le texte est disponible sur le blog de Crisp.
Gestion de projet 2.0
Voilà plusieurs années que la vague 2.0 a atteint le monde de l’entreprise, d’abord par ses technologies (Web 2.0, Virtualisation, SaaS, Cloud Computing…), puis par ses valeurs (Collaboratif, Agilité, Lean…).
La gestion de projet traditionnelle doit elle-aussi s’adapter et passer à l’ère du 2.0, qui se définit par : la simplicité, la légèreté et une plus large collaboration sur fond de technologies.
Il s’agit d’une transformation majeure de la gestion de projet. L’approche traditionnelle de la gestion de projet, fondée sur les processus, le contrôle et la planification rigoureuse, convient de moins en moins à notre époque moderne, à un environnement changeant, aux besoins en retours sur investissement rapides et à la mentalité des équipes.
Cette transformation a déjà été initiée depuis plus de 10 ans par la vague de l’Agilité et du Lean. Aujourd’hui, ces approches sont reconnues par les organisations professionnelles. Ainsi le P.M.I., auteur du fameux référentiel de gestion traditionnelle de projet PMBoK, propose désormais une certification Agile. La transformation de la gestion de projet est donc solidement engagée.
Pour les entreprises, cette transformation est le moyen de gagner en compétitivité en améliorant la performance des équipes grâce à une collaboration plus efficace, fondée sur la confiance et la responsabilisation. Voici une analogie avec la transformation du Web vers le 2.0 qui a eu lieu sur Internet dans les années 2000.
Mise à jour 4.4.2
- [Projet] Nouveau: le Backlog du projet
Le backlog dans TimePerformance fait référence au backlog de la méthode agile SCRUM. Il s’agit de la liste de livrables restant à planifier, organisée par ordre de priorité. L’utilisation du backlog permet de prioriser les livrables, en préparation de leur incorporation dans la feuille de route (release backlog).
La page intitulée « Relier Etapes & Livrables » a été remplacée par la page « Backlog Produit » (Edition Performance). Cette page est organisée en 3 colonnes: la feuille de route, le backlog et le stock. Lorsqu’un livrable est créé, il appartient au stock. On peut alors le prioriser en le faisant glisser dans le backlog. Puis dans un second temps, le livrable peut être planifié en le faisant glisser dans une étape de la feuille de route.
- [Portefeuille] Nouveau: Estimé à terme pour le portefeuille
La colonne Prévision dans le rapport d’avancement du portefeuille contient les prévisions de coût final des projets et du portefeuille. Ces prévisions sont calculées selon la technique de la valeur acquise. Il s’agit des estimés à terme (estimate at completion).
- [Projet] Ajout de l’estimé à terme dans le rapport d’avancement simple du projet
Initiation à la Valeur Acquise (Earned Value)
En gestion de projet, la technique standard de suivi de projet s’appelle la Valeur Acquise. Sa principale mission est la mesure des écarts par rapport au plan, et donc la maîtrise du projet. Cette technique fait partie intégrante des référentiels méthodologiques (PMBoK, IPMA…). En anglais, son nom est Earned Value Management (EVM).
Objectif de la Valeur Acquise: Maîtriser les écarts de coût et de délai
Une bonne gestion de projet passe nécessairement par la maîtrise des écarts.
Voyons ensemble comment le diagramme de la Valeur Acquise nous permet de visualiser facilement les écarts.
Capture d’écran de TimePerformance, le logiciel de gestion de projets par la valeur acquise.
Sur ce diagramme, on y trouve 3 courbes.
- La courbe bleue représente le plan.
- La courbe verte représente l’avancement réel.
- La courbe rouge représente le coût réel (hors la partie en pointillés).
Les positions relatives des courbes montrent les écarts de coût et de délai du projet.
La courbe verte est au-dessus de la courbe bleue. Donc l’avancement est supérieur au plan. Le projet est donc en avance (écart de délai).
La courbe rouge est au-dessus de la courbe verte. Donc le coût réel est supérieur à l’avancement réel. Le projet est donc en surcoût (écart de coût).
Remarque: Le diagramme de la valeur acquise est aussi connu sous le nom de Courbe en S pour sa forme caractéristique.
Qu’est-ce que la Valeur Acquise ?
La valeur acquise, c’est la courbe verte, c.-à-d. l’avancement réel du projet. On appelle «valeur acquise» l’avancement réel quand il est valorisé en euros. L’intérêt de valoriser l’avancement en euros est de pouvoir comparer sa valeur par rapport au budget (le plan) et au coût réel.
Le principe de la Valeur Acquise, c’est simplement de donner une valeur en euros à l’avancement réel pour le comparer à un budget et à un coût réel.
A partir des 3 valeurs, valeur acquise, budget à date et le coût réel, la technique de la valeur acquise fournit des formules simples pour calculer des écarts et des indices de performances.
Le + de la Valeur Acquise: la prédiction à terme
Le fait d’avoir calculé les écarts sur le projet permet de faire des prédictions par extrapolation. Dans la technique de la valeur acquise, on s’intéresse à prédire le point d’atterrissage du projet, ce qu’on appelle l’estimé à terme.
Dans le diagramme ci-dessus, la prévision est représentée par la partie en pointillés de la courbe rouge.
La technique de la valeur acquise prédit dans l’exemple que le projet se terminera 3 semaines en avance avec un surcoût de 10%.
Comment calculer la Valeur Acquise ? Comment valoriser un avancement ?
Le principe du calcul est simple: chaque élément du projet a un poids qui correspond à son montant dans le budget. Ainsi, à chaque fois qu’une tâche est terminée ou qu’un livrable est achevé, le montant du budget prévu pour cette tâche ou ce livrable s’ajoute à la valeur acquise du projet.
Malgré sa simplicité – ou plutôt grâce à sa simplicité – cette technique est très efficace et facile à utiliser. Elle fournit des informations essentielles au pilotage.
Le seul réel obstacle à la démocratisation de la valeur acquise est la lourdeur des calculs. Ils sont fastidieux du fait de la volumétrie des données et de la nécessité d’historiser les valeurs. De plus, la prise en compte des changements en cours de projet constitue un réel challenge pour la mise à jour des courbes. Sans outillage suffisant, la mise en œuvre de la valeur acquise devient rapidement un casse-tête pour le chef de projet.
Sur ce dernier point, nous vous invitons à essayer gratuitement notre logiciel de gestion de projets, qui est la solution la plus simple et la plus facile pour bénéficier de la technique de la valeur acquise.
Version 4.4
- Amélioration majeure de la gestion des états des livrables et des étapesTimePerformance utilise 2 règles naturelles qui permettent d’automatiser certaines actions. Par exemple, la clôture du dernier livrable d’une étape déclenche la clôture de cette dernière, et inversement, la clôture d’une étape engendre la clôture des livrables planifiés.
- Modification de l’affichage des états des livrables et des étapes.
- Suppression d’un paramètre de configuration au niveau des portefeuilles de projetLa conversion d’heures en jour/homme pour un portefeuille de projets est désormais automatique.
- Possibilité de détacher un projet d’une méthodeDans les paramètres du projet, il est maintenant possible de supprimer le lien entre un projet et une méthode.
- Ajout d’un lien pour visualiser son rapport mensuel d’activitéLe rapport fournit le nombre d’heures travaillées par jour et par projet.
- Possibilité de créer des tâches en avance, c.-à-d. pour des étapes et des livrables en attente.La règle qui interdisait de créer des tâches pour des étapes ou des livrables en attente a été supprimée. Cela est maintenant possible au niveau dans le tableau des tâches.
- Les projets modèles peuvent désormais inclure des tâches
- Nouvelle option de recopie d’un projet avec ses tâchesCette option est disponible dans le formulaire de création de projet.
Perles de PMO
Un peu d’humour pour la rentrée…
Voici quelques perles de vrais PMO glânés au cours des rencontres, qui nous ont laissés sans voix.
Nous: «Il y a plein de livrables et d’étapes dans TimePerformance dont l’avancement est à 100%. Il faudrait les clore, non ?»
PMO: «Ben, l’avancement est à 100% mais ce n’est pas vraiment terminé. Il y a quelques retouches à faire ici et là…»
Le même pour le même projet…
La prédiction dans le diagramme de la valeur acquise dans TimePerformance montre clairement que le projet qui devait finir en octobre ne finira pas avant avril-mai de l’année suivante. (ce qui s’est démontré vrai par la suite)
PMO: «On le sait tous à la DSI mais il ne faut surtout pas le dire.»
Un autre.
PMO: «Nous sommes un centre de coûts….. Donc on ne gère pas les coûts.»
Mise à jour 4.3
- [Paramétrage Projet] Possibilité de supprimer une Unité
- [Paramétrage Projet] Simplification de l’écran de gestion des Unités
- [Administration] Activation/désactiviation d’un Utilisateur et redesign du formulaire pour les Utilisateurs
L’activation/désactivation d’un utilisateur est dorénavant réalisable directement dans l’écran de gestion des utilisateurs, sans avoir à ouvrir de formulaire.
- [Projet] Simplification et renommage des options de génération du diagramme de la Vélocité
- Ajout d’un lien de retour à l’accueil en haut à gauche des principaux écrans
- Mise à jour de composants techniques et correction de bugs