La gestion de projet pragmatique et efficace
Un projet typique mené par les directions informatiques du Secteur Public est le déploiement d’un nouveau logiciel ou d’une nouvelle brique d’un logiciel existant.
Nous avons créé un modèle pour ce type de projet dans la démo en ligne du logiciel de gestion de projet TimePerformance (cf captures d’écran ci-dessous)
Ce modèle est fondé sur notre expérience lors d’accompagnement dans la modélisation de l’activité de DSI d’hôpitaux, de Départements, de Collectivités locales etc. .
Voici l’exemple de feuille de route avec les phases et les livrables.
Voici ce que cela donne dans le Gantt.
Comme tout modèle de projet, il s’agit d’une structure initiale qu’il convient de personnaliser en fonction du projet.
N’hésitez pas à nous dire ce que vous en pensez en commentaire.
L’écran de planification de capacité a été amélioré de la manière suivante:
Suite aux demandes d’utilisateurs, la longueur maximum du nom d’un projet passe de 40 à 64 caractères.
L’API Back Office consiste en des accès privilégiés à l’API et des API pour importer des données dans TimePerformance.
La première API d’import de données est l’API de synchronisation des indisponibilités qui permet par exemple de synchroniser TimePerformance et un outil RH pour les jours de congés ou d’absence. (documentation technique)
Les nouveaux accès privilégiés API Back Office permettent d’appeler toutes les API et de récupérer toutes les données contrairement aux accès API liés à un utilisateur. Les clés d’accès peuvent être générées dans l’administration.
Lorsqu’elle se sera étoffée, l’API Back Office sera proposée en option payante ou dans une nouvelle offre. D’ici là, elle est offerte aux clients ayant souscrit l’option SSO.
Pour un compte en SSO, il est maintenant possible de permettre à certains utilisateurs de se connecter avec un mot de passe plutôt qu’en SSO.
Tous les fenêtres de dialogue sont maintenant déplaçables.
Cette nouvelle fonctionnalité était une promesse suite à un petit sondage dans le groupe utilisateurs sur LinkedIn.
La liste des risques est disponible dans la rubrique pilotage du menu du projet.
Déplier le risque pour visualiser les informations détaillées. L’édition du titre et des descriptions peut se faire directement sans passer par le formulaire. Un plan d’actions est associé à chaque risque.
Le top 3 des risques les plus importants s’affichent avec la météo du projet (dans le cockpit par exemple…)
La prévision de coût à terme est visible dans le rapport d’avancement ou dans le cockpit du projet. C’est une prédiction du point d’atterrissage du projet.
Cette mise à jour du logiciel propose désormais 2 modes de calcul de cette prévision: « Prévision manuelle » et « Prévision automatique ».
Dans le premier mode, Prévision manuelle, le chef de projet a un contrôle total sur la prévision qui est faite, puisque le logiciel se fonde sur les estimations du chef de projet (pour les éléments pas encore terminés). Mais cela implique que le chef de projet mette à jour les estimations si nécessaire.
Dans le deuxième mode, Prévision automatique, le logiciel calcule la prévision par extrapolation du coût réel dès que l’avancement est supérieur à 10%. La prévision se met donc à jour automatiquement.
Pour les projets, les phases et les livrables avec sous-livrables, la prévision est égale à la somme des prévisions des éléments en dessous.
Dans les versions précédentes du logiciel, la prévision était uniquement automatique. L’algorithme utilisé était académiquement juste – technique de la valeur acquise – mais avait plusieurs défauts en pratique. (Pour en savoir plus, rendez-vous sur le groupe utilisateurs sur LinkedIn).
La sélection du mode de calcul de la prévision se fait depuis le menu Configuration / Options.
Ce graphique de la gestion de projet a été mis à jour pour prendre en compte l’évolution déjà ancienne de l’outil sur la définition des jalons.
L’interprétation de ce diagramme est expliquée dans cet article sur le diagramme temps-temps qui est l’autre nom du diagramme.
Note: Pour les jalons liés aux livrables, les courbes d’historisation ne sont pas disponibles pour les dates antérieures au 29 janvier 2022.
Les prérequis concernant les versions des navigateurs ont changé.
1) Possibilité de clore automatiquement les tâches lorsqu’on clôt un livrable ou une phase via le menu contextuel de sélection du statut. (Idem pour annuler.)
2) Mise à jour automatique du statut d’un livrable parent en fonction des statuts des livrables enfants
3) Pour les managers et les chefs de projets, ajout du clic sur le label « lecture seule » pour passer en mode édition les feuilles de temps des autres personnes.
4) Mémorisation des tris sur les listes
La planification de la capacité consiste à anticiper les problèmes de ressources en comparant les ressources disponibles (la capacité) et la charge de travail planifiée dans les projets (le plan de charge).
La fonction de planification de la capacité a été enrichie jusqu’à mériter une page propre dans la gestion des ressources.
La planification de la capacité est pertinente en s’intéressant à un profil de ressources particulier. (Notons que les ressources associées au profil peuvent dépendre de plusieurs services dans l’organisation.)
Cette nouvelle page se découpe en 3 zones:
Dans cette nouvelle version, il est possible d’exclure individuellement les projets du plan de charge. Cela permet d’étudier différents scénarios. Pour cela, il suffit de cliquer sur le nom du projet dans la liste des projets pour le « désactiver ».
Dans sa version la plus simple, la courbe permet de comparer le plan de charge en vert et la capacité maximum disponible pour les projets en rouge. Cette capacité maximum est calculée en prenant en compte les indisponibilités et les affectations aux activités récurrentes.
Une nouvelle option est de pouvoir visualiser séparément les charges de travail ventilées par priorité projet ou par état des projets.
La dernière option permet d’étudier les composantes de la capacité maximum pour les projets. Cette capacité se définit comme la somme de la capacité allouée aux projets et de la capacité encore disponible. Néanmoins, les reports de capacité d’un profil sur un autre profil impactent aussi la capacité.
Cette option permet de visualiser ces reports de capacité qui étaient très difficiles à identifier dans la version précédente.
Que pensez-vous de cette nouvelle version du capacity planning dans TimePerformance ?
Dans la version précédente, lorsqu’on ajoutait une personne à un projet et que le profil de la personne n’était pas déclaré dans le projet, le logiciel appliquait arbitrairement un profil déclaré dans le projet. Ceci impliquait de devoir corriger le profil de la personne pour ce projet ultérieurement.
Dans cette nouvelle version, si le cas se présente, une boîte de dialogue apparaît pour sélectionner le profil à donner à la personne pour ce projet en proposant:
Autres améliorations mineures déployées au fil de l’eau ces dernières semaines:
N’oubliez pas de rejoindre le groupe utilisateurs sur LinkedIn si ce n’est déjà fait.
