Version 1.7.3

Nouvelles fonctionnalités et améliorations de la version 1.7.3:

  • Relooking de la feuille de route avec l’ajout d’une ligne de temps avec les jalons du projet
  • Ajout dans le tableau de synthèse d’un récapitulatif des itérations en cours.
  • Nouvelle fonctionnalité de génération de rapports dynamiques qui permettent de visualiser la charge consommée en fonction de 1 ou 2 critères et de plusieurs filtres. (voir exemples ci-dessous. Cliquer pour agrandir)

Pourcentage d’avancement et reste à faire

Le pourcentage d’avancement se calcule à partir du reste à faire et du consommé.

Avancement et reste à faire

Exemple: 7 heures déjà effectuées et 3 heures restant à faire, l’avancement est de 7 / (7+3) = 70%.

Lorsque le consommé n’est pas disponible, l’avancement peut être estimé avec la formule suivante.

Avancement et reste à faire

Mais attention, cette formule est très approximative (cf exemple ci-dessous). Elle peut même donner un avancement négatif dans le cas où le reste à faire est supérieur à la charge prévue initialement.

Par exemple, on a travaillé 7h sur une tâche et il reste 7h à faire. On a donc fait 50% du travail. Mais si la tâche avait été estimée initialement à 10h, la 2ème formule donne un avancement de 30% (= 100% – 7h / 10h), tandis que la 1ère formule donne toujours 50%.

Découvrez les autres options pour mesurer son avancement dans TimePerformance.

 

Interprétation du diagramme d’évolution de la valeur et du périmètre

NB: Cet article fait référence à une ancienne version du logiciel qui a été simplifié depuis.

Le déroulement d’un projet est rarement un long fleuve tranquille. En plus des difficultés et des imprévus qui risquent de jalonner le projet, son contenu peut évoluer en cours de route. Il se peut qu’on décide de le réduire pour tenir un délai, ou qu’au contraire on décide d’ajouter de nouveaux objectifs à atteindre.

Une fonction exclusive de TimePerformance est de suivre et de prendre en compte les évolutions du projet. Grâce au graphique « évolutions de la valeur », TimePerformance vous permet de visualiser ces évolutions et leur impact sur l’avancement du projet.

Cet article a pour but de vous guider dans l’interprétation de ce graphique…

scopechange_explained

Impacts des évolutions du projet sur l’avancement:

L’avancement du projet peut se calculer selon la formule suivante:

Avancement en % = valeur acquise
valeur totale

où la valeur acquise représente le travail réalisé et la valeur totale le travail à réaliser.

Intuitivement, il est évident que l’avancement croît au fur et à mesure que le travail avance. En revanche, ce qui est moins bien appréhendé et mesuré, ce sont les variations de l’avancement en fonction des évolutions du travail à réaliser.

Ceci est illustré sur le diagramme par les 2 cas suivants: 

Cas n°1: Une façon artificielle de faire progresser le projet est de réduire son périmètre, c’est à dire de diminuer la valeur totale. C’est ce qu’on peut voir sur le graphique avec une progression instantanée de l’avancement (courbe rouge) qui passe de 28% à 32%. Le graphique permet d’expliquer facilement cette progression miracle.

Cas n°2: En revanche, l’accroissement du périmètre accroît la valeur totale du projet ce qui fait chuter l’avancement (ici de 5%). Si les accroissements se répètent, le projet peut prendre du retard et ne jamais finir. C’est ce qu’on appelle le scope creep. Ce graphique permet donc de visualiser le scope creep et de le maîtriser.

Avancement brut versus Avancement corrigé:

La vitesse de progression représentée par la pente de la courbe d’avancement est un élément essentiel pour prédire si le projet finira dans les coûts et les délais. Or si on se fonde sur l’avancement calculé au fur et à mesure, les changements de périmètre brouillent la lecture et peuvent mener à une fausse interprétation. C’est pourquoi TimePerformance propose une courbe d’avancement corrigé, qui représente un avancement à périmètre constant. La vitesse de progression mesurée sur cette courbe est quant à elle totalement fiable.

Comparaison Périmètre valorisé et Valeur totale:

Il y a plusieurs façons de valoriser les éléments d’un projet, de définir leur importance ou leur poids. Ici, la valeur est définie par le coût budgété conformément à la technique de la gestion de la valeur acquise (earned value management). 

Le périmètre, quant à lui, représente le volume de travail à réaliser. Le périmètre influence directement le coût budgété du projet. Mais ce n’est pas le seul élément. Pour simplifier, on peut dire que le périmètre est la partie variable du coût auquel s’ajoutent des coûts fixes. Le diagramme présenté ici permet donc aussi de visualiser simplement la part de coûts fixes et son évolution.

Comprendre la valeur acquise en 4 images

Le diagramme de la valeur acquise, appelé aussi courbe en S, est le meilleur outil pour connaître et communiquer la situation d’un projet de façon simple et synthétique en termes de délai et de coût.

Pour une introduction rapide à la technique de la valeur acquise, lire Initiation à la Valeur Acquise.

Le diagramme montre 3 courbes: le plan (budget), le coût réel et l’avancement réel. L’avancement réel valorisé en euros s’appelle la valeur acquise, i.e. la valeur de ce qui a été fait, et donc considéré comme acquis.

L’interprétation du diagramme est simple avec 4 configurations possibles:

  1. Tout va bien, lorsque la valeur acquise est supérieure au coût réel et au plan.
  2. Rien ne va plus, lorsque la valeur acquise est inférieure au coût réel et au plan.
  3. Trop cher mais plus vite que prévu, lorsque la valeur acquise est inférieure au coût réel mais supérieure au plan.
  4. En retard mais moins cher que prévu, lorsque la valeur acquise est supérieure au coût réel mais inférieure au plan.

Les diagrammes ci-dessous ont été générés avec le logiciel de gestion de projet TimePerformance , conçu pour la technique de la valeur acquise.

Cas n°1 : Tout va bien
Dans ce cas, le projet est en avance et dépense moins que budgété. La valeur acquise est au-dessus du coût prévu et du coût réel.

Les 2 règles pour interpréter le diagramme de la valeur acquise

Règle 1: information sur les coûts

Si Valeur Acquise > Coût réel, le projet réalise des économies. (Et inversement)

Règle 2: information sur les délais

Si Valeur Acquise > Coût budgété, le projet est en avance. (Et inversement)

Remarque: Dans les livres, l’écart de délai de la valeur acquise est exprimé en €, calculé selon la formule: valeur acquise – coût budgété. Ceci est assez déroutant pour un délai. Heureusement, le diagramme permet de visualiser aussi l’écart de délai en jours.

Cas n°2 : Rien ne va plus
Ici, le projet est en retard et en surcoût. La valeur acquise est en-dessous du coût prévu et du coût réel.

 

Cas n°3 : Trop cher mais plus vite que prévu
Dans ce cas, le projet est en surcoût bien qu’il soit en avance. La valeur acquise est en dessous du coût réel mais au-dessus du coût prévu.

 

Cas n°4 : En retard mais le projet coûtera moins cher que prévu.
Dernier cas, le projet est en retard mais réalise des économies par rapport au plan. En effet, la valeur acquise est en-dessous du coût prévu mais au-dessus du coût réel.

 


La valeur acquise est indispensable

La valeur acquise est indispensable pour mesurer l’écart de coût.

En effet, l’écart de coût n’est pas égal à la différence entre le coût réel et le coût prévu (sauf dans le cas rare où l’avancement réel correspond à ce qui était prévu). La confusion serait dommageable au projet et à ses sponsors, comme illustré ci-dessous.

1) Dans les 2 situations ci-dessous, les projets sont en avance mais ont dépassé leur budget (coût réel > coût prévu). Pourtant un projet est en difficulté tandis que l’autre surperforme !

Cas n°3 : Trop cher mais plus vite que prévu Cas n°1 bis* : Tout va bien (ou presque)
* Le cas n°1 bis est identique au cas n°1 sauf qu’on a plus dépensé que prévu. Cela pourrait éventuellement créer un problème de trésorerie.
Le diagramme de la valeur acquise permet de visualiser immédiatement si l’avance est suffisante pour justifier le surcoût.

2) Dans les 2 cas ci-dessous, les projets sont en retard mais en dessous de leur budget. Pourtant, un projet a seulement un problème de délais (par exemple: à cause d’un problème d’obtention de ressources) tandis que l’autre a de graves difficultés (coûts + délais).

Cas n°4 : En retard mais le projet coûtera moins cher que prévu. Cas n°2 bis : Rien ne va plus (ou presque)
* Le cas n°2 bis est identique au cas n°2 sauf qu’il reste du budget.
Le diagramme de la valeur acquise permet de visualiser immédiatement les causes d’un retard: mauvaise performance ou manque de ressource.

CBTP, CRTE, CBTE, ED, EC…
Pour bénéficier du diagramme de la valeur acquise, il n’est pas nécessaire de connaître tous ces sigles (CBTP: coût budgété du travail planifié, CRTE: coût réel du travail effectué etc.).
Les sigles sont utilisés dans le rapport d’avancement de la valeur acquise sous forme de tableau. Pour information, voici leur position sur le diagramme:

Valeur Acquise ou le Graal de la gestion de projet

La Valeur Acquise est la seule technique de suivi de projet. Malgré son efficacité, cette technique est méconnue et rarement utilisée. Cet article raconte comment la quête de la Valeur Acquise nous a conduits à créer un nouveau logiciel de gestion de projet  pour démocratiser son usage.

Saint Graal

La technique de la valeur acquise a été créée il y a plus de 50 ans. Elle s’est imposée comme le standard officiel pour le suivi de projet et est un prérequis pour pouvoir répondre aux appels d’offre des agences gouvernementales dans les pays anglo-saxons.

 

La légende de la Valeur Acquise

Dans tous les référentiels de gestion de projet comme le PMBoK, on parle de cette technique pour bien gérer les projets. Or si beaucoup l’ont rencontrée en formation, presque personne ne l’a jamais vue en pratique.

Pour beaucoup, la valeur acquise semble inaccessible comme une sorte de Graal de la gestion de projet.

La quête d’un outil

Convaincus par l’intérêt de la valeur acquise, nous étions frustrés de ne pas pouvoir utiliser pour nos projets cette technique si efficace. Malgré nos recherches, nous n’avions pas trouvé l’outil pour générer facilement les rapports de la valeur acquise.

Par sa simplicité et sa souplesse, la feuille Excel est attirante de prime abord. Mais passés les premiers tests, cette approche convient mal à une utilisation réelle.

Quant aux progiciels classiques du marché, leur complexité et leur coût ont de quoi décourager. De plus, ils reposent tous sur l’approche classique de la gestion de projet (Gantt, PERT…) incompatible avec les besoins de souplesse et d’agilité de certains projets (ex: R&D, développement logiciel…).

Faute d’outillage adapté, la valeur acquise reste une technique très rarement, voire jamais, utilisée.

En créant TimePerformance, nous avons décidé de relever le défi en développant un outil simple avec une approche agile, capable de générer la courbe en S de la valeur acquise.

Enfin la valeur acquise

Premiers utilisateurs de notre logiciel de gestion de projet, nous avons pu ressentir les bénéfices immédiats de la technique de la valeur acquise.

Dans les premiers mois, on avançait dans le brouillard sans savoir où on en était et à quelle vitesse on progressait. Puis on a commencé à développer le moteur de calcul de la valeur acquise. La courbe en S de notre projet est enfin apparue et nous sommes aussitôt sortis du brouillard. On visualisait notre avancement et notre progression en temps réel. Enfin la lumière…

Courbe de la valeur acquise Courbe de la valeur acquise rapport d'avancement de la valeur acquise