La gestion de projet pragmatique et efficace
Voici une excellente vidéo de Henrik Kniberg qui explique en 15 minutes le rôle du Product Owner dans Scrum.
Henrik Kniberg est aussi l’auteur de fameux Scrum and XP from the Trenches (téléchargeable gratuitement).
La vidéo est en anglais. Le texte est disponible sur le blog de Crisp.
Voilà plusieurs années que la vague 2.0 a atteint le monde de l’entreprise, d’abord par ses technologies (Web 2.0, Virtualisation, SaaS, Cloud Computing…), puis par ses valeurs (Collaboratif, Agilité, Lean…).
La gestion de projet traditionnelle doit elle-aussi s’adapter et passer à l’ère du 2.0, qui se définit par : la simplicité, la légèreté et une plus large collaboration sur fond de technologies.
Il s’agit d’une transformation majeure de la gestion de projet. L’approche traditionnelle de la gestion de projet, fondée sur les processus, le contrôle et la planification rigoureuse, convient de moins en moins à notre époque moderne, à un environnement changeant, aux besoins en retours sur investissement rapides et à la mentalité des équipes.
Cette transformation a déjà été initiée depuis plus de 10 ans par la vague de l’Agilité et du Lean. Aujourd’hui, ces approches sont reconnues par les organisations professionnelles. Ainsi le P.M.I., auteur du fameux référentiel de gestion traditionnelle de projet PMBoK, propose désormais une certification Agile. La transformation de la gestion de projet est donc solidement engagée.
Pour les entreprises, cette transformation est le moyen de gagner en compétitivité en améliorant la performance des équipes grâce à une collaboration plus efficace, fondée sur la confiance et la responsabilisation. Voici une analogie avec la transformation du Web vers le 2.0 qui a eu lieu sur Internet dans les années 2000.
Le backlog dans TimePerformance fait référence au backlog de la méthode agile SCRUM. Il s’agit de la liste de livrables restant à planifier, organisée par ordre de priorité. L’utilisation du backlog permet de prioriser les livrables, en préparation de leur incorporation dans la feuille de route (release backlog).
La page intitulée « Relier Etapes & Livrables » a été remplacée par la page « Backlog Produit » (Edition Performance). Cette page est organisée en 3 colonnes: la feuille de route, le backlog et le stock. Lorsqu’un livrable est créé, il appartient au stock. On peut alors le prioriser en le faisant glisser dans le backlog. Puis dans un second temps, le livrable peut être planifié en le faisant glisser dans une étape de la feuille de route.
La colonne Prévision dans le rapport d’avancement du portefeuille contient les prévisions de coût final des projets et du portefeuille. Ces prévisions sont calculées selon la technique de la valeur acquise. Il s’agit des estimés à terme (estimate at completion).
En gestion de projet, la technique standard de suivi de projet s’appelle la Valeur Acquise. Sa principale mission est la mesure des écarts par rapport au plan, et donc la maîtrise du projet. Cette technique fait partie intégrante des référentiels méthodologiques (PMBoK, IPMA…). En anglais, son nom est Earned Value Management (EVM).
Une bonne gestion de projet passe nécessairement par la maîtrise des écarts.
Voyons ensemble comment le diagramme de la Valeur Acquise nous permet de visualiser facilement les écarts.
Capture d’écran de TimePerformance, le logiciel de gestion de projets par la valeur acquise.
Sur ce diagramme, on y trouve 3 courbes.
Les positions relatives des courbes montrent les écarts de coût et de délai du projet.
La courbe verte est au-dessus de la courbe bleue. Donc l’avancement est supérieur au plan. Le projet est donc en avance (écart de délai).
La courbe rouge est au-dessus de la courbe verte. Donc le coût réel est supérieur à l’avancement réel. Le projet est donc en surcoût (écart de coût).
Remarque: Le diagramme de la valeur acquise est aussi connu sous le nom de Courbe en S pour sa forme caractéristique.
La valeur acquise, c’est la courbe verte, c.-à-d. l’avancement réel du projet. On appelle «valeur acquise» l’avancement réel quand il est valorisé en euros. L’intérêt de valoriser l’avancement en euros est de pouvoir comparer sa valeur par rapport au budget (le plan) et au coût réel.
Le principe de la Valeur Acquise, c’est simplement de donner une valeur en euros à l’avancement réel pour le comparer à un budget et à un coût réel.
A partir des 3 valeurs, valeur acquise, budget à date et le coût réel, la technique de la valeur acquise fournit des formules simples pour calculer des écarts et des indices de performances.
Le fait d’avoir calculé les écarts sur le projet permet de faire des prédictions par extrapolation. Dans la technique de la valeur acquise, on s’intéresse à prédire le point d’atterrissage du projet, ce qu’on appelle l’estimé à terme.
Dans le diagramme ci-dessus, la prévision est représentée par la partie en pointillés de la courbe rouge.
La technique de la valeur acquise prédit dans l’exemple que le projet se terminera 3 semaines en avance avec un surcoût de 10%.
Le principe du calcul est simple: chaque élément du projet a un poids qui correspond à son montant dans le budget. Ainsi, à chaque fois qu’une tâche est terminée ou qu’un livrable est achevé, le montant du budget prévu pour cette tâche ou ce livrable s’ajoute à la valeur acquise du projet.
Malgré sa simplicité – ou plutôt grâce à sa simplicité – cette technique est très efficace et facile à utiliser. Elle fournit des informations essentielles au pilotage.
Le seul réel obstacle à la démocratisation de la valeur acquise est la lourdeur des calculs. Ils sont fastidieux du fait de la volumétrie des données et de la nécessité d’historiser les valeurs. De plus, la prise en compte des changements en cours de projet constitue un réel challenge pour la mise à jour des courbes. Sans outillage suffisant, la mise en œuvre de la valeur acquise devient rapidement un casse-tête pour le chef de projet.
Sur ce dernier point, nous vous invitons à essayer gratuitement notre logiciel de gestion de projets, qui est la solution la plus simple et la plus facile pour bénéficier de la technique de la valeur acquise.
Un peu d’humour pour la rentrée…
Voici quelques perles de vrais PMO glânés au cours des rencontres, qui nous ont laissés sans voix.
Nous: «Il y a plein de livrables et d’étapes dans TimePerformance dont l’avancement est à 100%. Il faudrait les clore, non ?»
PMO: «Ben, l’avancement est à 100% mais ce n’est pas vraiment terminé. Il y a quelques retouches à faire ici et là…»
Le même pour le même projet…
La prédiction dans le diagramme de la valeur acquise dans TimePerformance montre clairement que le projet qui devait finir en octobre ne finira pas avant avril-mai de l’année suivante. (ce qui s’est démontré vrai par la suite)
PMO: «On le sait tous à la DSI mais il ne faut surtout pas le dire.»
Un autre.
PMO: «Nous sommes un centre de coûts….. Donc on ne gère pas les coûts.»
L’activation/désactivation d’un utilisateur est dorénavant réalisable directement dans l’écran de gestion des utilisateurs, sans avoir à ouvrir de formulaire.
Il s’agit du même design que dans d’autres écrans (ex: Livrables) avec la nouvelle possibilité d’ordonner les éléments entre eux.
Possibilité de définir les prédécesseurs en plus des successeurs d’une tâche.
Une méthode est maintenant constituée de rôles auxquels sont associés des types ou modèles de tâches, et de processus standards qui sont des enchainements de tâches. La notion de discipline qui regroupait des rôles a été supprimée car elle était peu intuitive et donc peu utilisée.
Dans les versions précédentes, cette fonction était réservée aux administrateurs TimePerformance. Rappel: une méthode n’est supprimable que si elle n’est utilisée par aucun projet.
Modification du design et ajout de 2 actions «Appliquer par défaut x€ par jour/heure» qui permettent d’initialiser le coût pour les ressources qui n’en ont pas encore avec les valeurs utilisées pour budgéter le projet définies dans la rubrique «Unités – Correspondances pour les estimations…».
NB: Le module «Méthode» n’est disponible qu’en Edition Performance de TimePerformance.